常用行政公文的写作

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1、第四节常用行政公文的写作一、通知（一）通知的概念通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知是行政机关向特定受文对象告知有关事项的晓谕性公文。其特点有：一是适用范围广：各级各类国家机关、社会团体、企事业单位均可使用；既可以传达事项，也可以转发和批转公文，还可以任免人员；内容可以大至国家的重要决策，也可以小到单位的会议安排；行文方向可以下行，也可以平行。二是使用频率高：因为通知的使用范围特别广泛，因此使用频率也最高，各级机关的发文，通知占了绝大部分。（二）通知的种类根据通知的适用范围，通知可分为批

2、示性通知、指挥性通知、事务性通知三大类。（三）通知的结构通知一般由标题、主送机关、正文、落款构成。1．标题。通知标题一般由发文机关、事由和文种构成。2．主送机关。通知主送机关一般不能省略。3．正文。通知种类不同，正文写法各异。（1）批示性通知。这类通知正文的篇幅比较简短。一般由印发（转发、批转）的文件和执行意见两部分组成。印发（转发、批转）文件：开头直接引叙印发（转发、批转）的公文的标题，直叙其事。执行意见：写明对被印发（转发、批转）的公文的态度、意见和执行要求。（2）指挥性通知。正文写作一般包括通知依据、通知事项和通知要求三个部分。通知依据：开篇写明制发通知的原因、目的、根据或者

3、意义，然后用过度语“特（现）通知如下”、“现就有关事项通知如下”等转入具体通知事项。通知事项：一般采用分条列项法，具体提出内容、要求、措施和办法。通知要求：一般另起一行书写，或作为通知事项的最后一项，单独列出，或总的强调通知执行要求、时间或有关事宜。（3）事务性通知。这类通知事情简单。正文一般写清通知事项的时间、地点、事情，如何办，有何要求即可。如任免通知，正文只要写清任免时间、机关、会议或依据的文件，以及任免人员的姓名、具体职务即可。而有的事务性通知的正文写作和指挥性通知的正文写作相似，由通知缘由、通知事项、通知结尾组成。如会议通知开头写明通知缘由，即开会的目的和依据；通知事项根

4、据实际需要写明：会议内容、会议要求、参会人员、报到时间、开会时间、开会地点、行车路线、联系方法以及参会费用等；通知结尾可用惯用语“特此通知”结束，也可自然收尾。4．落款。发文单位名称和成文日期。二、通报（一）通报的概念通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报的作用在于沟通情况、交流信息，使有关单位和下级认清形势，统一认识，树立全局观念，以推动全面工作。通报具有三个特点：一是教育性，通报的目的或是表彰先进以号召学习，或是批评错误使引以为戒，或是传达情况以了解上级精神，都是为了宣传上级方针政策，教育广大人民群众。二是周知性，通报的内容，常常是把现实生活中一些正反面的典型

5、或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓了解。三是时效性，通报内容都是针对近期发生的事件，并对当前工作有一定的指导和促进作用，因此必须及时发出。（二）通报的种类根据通报的内容和用途，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。（三）通报的结构通报写作结构包括标题、正文、落款几个部分。1．标题。通报标题常用“发文机关+事由+文种”或“发文机关+文种”。由于通报多是普发性，主送机关有时可以省略。2．正文。通报正文一般要写明通报的缘由、通报事项的性质和影响、所作出的决定、提出的要求或发出的号召等。不同种类通报的正文写法不同。（1）表彰性通报。这类通报正文，首先要介绍被表彰对象的先

6、进事迹，用概括性的语言写明事情的经过、结果；其次分析所表彰人物的行为品德或事件的意义，指出向先进学习的内容；第三提出给表彰对象什么样的表彰奖励；最后发出向先进典型学习的号召、希望。（2）批评性通报。这类通报的正文，首先要简明扼要地写清被通报单位或个人的主要问题、情节及错误的性质、原因等；然后陈述对所通报错误、问题或事故的处理意见和决定，并在此基础上提出告诫性要求，指出应从中吸取教训，以防止类似事件的再次发生。（3）情况通报。这类通报正文写法比较灵活，条款式、自然段落式都可以。一般由情况介绍、情况分析、提出对策或要求三部分组成。情况通报以讲明情况为主，要作到层次清楚、中心明确，不能写

7、成琐碎的情况公布。如是单一情况，主要的任务、时间、地点、过程、结果都要写清楚。如是综合情况，应注意情况的全面性。3．落款。发文单位名称和成文日期。（四）通知与通报的区别通报和通知都属告知性公文，但二者有着明显的区别：一是从内容上看，通知的内容是印发、转发和批转文件，安排部署工作的；而通报的内容则是现实生活中具体的正反事例或客观实际情况。二是从要求上看，通知是要求办理、执行的；而通报则是要求了解情况和精神的。三是从制作时间上看，通知是事前发文，通报则是事后发文，即事前通