9-起草合格的商务文书

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1、起草好的商务文书（备忘录）培训目标•通过培训提高你的文书能力来展示你的思维能力你会了解到为什么写好的备忘录那么重要有效的备忘录是怎么样的如何写有影响力的备忘录3培训议程•介绍•什么要备忘录•什么是好的备忘录•如何写–P.O.W.E.R•负责任的写•个人观点•结尾4为什么?•好的文书增加你的职业发展机会–好的文书=好的思维–没有错误=对细节的把握–文书会跑=推广主意/和你个人•好的文书帮助业务–消除不确定性–驱动行动–创造信任和管理基础5为什么?将复杂事情简单化实行高效能管理，最终提高工作效率作为一种训练工具，鼓励员工学会认真细致的分

2、析方法、提升管理者的逻辑及系统思维能力2013/3/226为什么？今天我们做的很差•写建议书没有明确的理由•生意回顾不知道如何展示数据•.如何图文并茂•OA附件和内容的关系•1个小时的会写了50页的PPT，附表还有30页7报告冗长、分散一张纸（一目了然、简练清楚）风格不一统一模板、统一格式缺乏清晰的结构和鲜明的观点公文合乎逻辑、观点明确、切中要害废话过多、缺少支持性论点及数现状侧重于支持性数据及事实依据的分据化分析析同一内容，不同读者有不同理解不同的人都能获得相同信息追求的目标沟通障碍有效沟通不便阅读和理解报告含金量高、说服性强耽误领导审

3、批时间结果节省阅读者时间、加快审批速度降低工作效率提高工作效率→发展自己和组织，提升公司效率2013/3/228什么？•商务建议函•业务分析函•市场走访总结•邮件•生意回顾总结•Etc.9“一页纸备忘录”结构什么是备忘录（XXX部门部门））备忘录备忘录致：抄送：•通常是指：发件人：日期：在公司以文字形式出现的题目文件、报告开篇段落(概要)•一页纸备忘录：从意见中择出事实的一页背景资料(背景)报告；主体是信息交换及决策的媒介，是一种逻辑和顺序思维的再现；细节/讨论一种高效的管理工具计划行动(关键步骤)审批2013/3/2210如何写？好文书

4、的模型•PLAN思ORGANIZE组WRITE写EDIT修REVISE改WhatisPOWER?11PLAN思4个问题模型我希望读者看完后如何想和要做什么？我应该用什么书写策略来实现这些目的？我希望实现什么?通过此文书，我希望展示我的个人形象是什么?13舍身处地着想这对我意味着什么？为什么现在？优点、缺点是什么？有什么先例？成本是多少？有多少时间？这些事对业务有什么帮助？回忆一下你以往的经验，问问自己“那又怎样”？14写备忘录最容易犯的错误--只顾自己感受，没有从读者角度来考虑A.重点内容不突出B.容易走极端（表述太过简单或太过复杂）C.

5、逻辑条理不清楚、张冠李戴D.短斤少两，遗漏要点E.缺少数据及理性分析，说服力不够强2013/3/2215思：做好计划判断信息类型（是建议型，还是分析型）明确目标读者和写作主题确定要点顺序2013/3/2216思：信息组织的6步曲分析型建议型致：致：抄送：第1步：题目及相关抄送：信息（发自谁、发给发件人：部门：日期：发件人：部门：日期：谁、抄送谁、日期）题目题目概要第2步：概要（简洁概要----让读者做什么语句概括该备忘录的----让读者知道什么主要内容）背景第3步：背景（提事背景实，用图表数据更能----为建议段落作铺垫---描述收集数据

6、资料直观了解。通常采用的方法过去时）2013/3/2217思：信息组织的6步曲建议型分析型建议----强调需审批的事件结论----若建议在概要中已----表明自己的意见、有完整陈述，此段可省判断或对事物的看法略第4步：主体（列出主要论据、突出关键论点和做法）建议依据结论依据----通常使用不多于三-----按重要性由大到个理由来支持建议，按小列出结论所依据的事重要程度由大到小排列实2013/3/2218思：信息组织的6步曲建议型分析型第5步：细节/讨论细节/讨论（用于讨论尚未涉及细节/讨论------可用可不用的问题，如限制因素、----

7、-可用可不用风险等，并加入其他部门意见）关键步骤关键步骤---描述若建议得到同第6步：关键步骤---描述作为所得出意后，将采取什么行（下一步行动计划）的结论，计划采取什动及时间安排么行动审批审批2013/3/2219如何写？好文书的模型•PLAN思ORGANIZE组WRITE写EDIT修REVISE改WhatisPOWER?20ORGANIZE组公司领导会怎么阅读？步骤目的注意技巧一眼瞄过，概括印象略读题目是什么，思考读者感不用户体验的感兴趣拿到大概的重要性、紧急性和相关性。浏览容易找到关键信息，逻辑性强了解文章所有的重要紧急和关联信息认

8、真阅读了解数据及相关信息清楚、一致性、完成的基于逻辑阅读逻辑表达是否简洁、连贯、的证据；容易了解每词每句。完整使用简明易懂的语句22倒桩模型235‐Box模型组织你的信息:•Box0:标题•用