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1、2009年12月廊坊师范学院学报(自然科学版)Dec.2009第9卷第6期JournalofLangfangTeachersCollege(NaturnalScienceEdition)Vol.9No.6基于SharePoint的在线文档管理解决方案刘闽碧(福建中医学院,福建福州350108)【摘要】针对现有企事业单位文档管理中存在的问题和需求,提出基于网络的、分布式的文档在线管理解决方案。以微软新产品SharePointServer2007为该解决方案的设计平台,实现文档完整生命周期的管理。着重
2、分析该解决方案系统的架构并总结基于SharePointServer2007在线文档管理解决方案的特点。【关键词】文档管理;文档生命周期;SharePointServer2007OnlineDocumentManagementBasedonSharePointLIUMin2bi【Abstract】Thisarticleproposedasolutiontothedocumentmanagementproblemsthatexitedintheenterprisesandpublicinsti2tut
3、ions,thissolutionisaweb2basedanddistributedonlinedocumentmanagementthatdesignedontheMicrosoftnewproductSharePointServer2007.Thisarticlefocusedontheanalysisofthearchitectureofthesolutionandsummarizedthefeaturesofthissolution.【Keywords】documentmanagemen
4、t;documentlifecycle;SharePointserver2007〔中图分类号〕TP393〔文献标识码〕A〔文章编号〕1674-3229(2009)06-0041-04的人有权限查看这些的文档,什么样的人没有权限1引言查看,或者某个人有权限在线查看,但是当他下载下传统文档管理早期是纯粹的纸介质管理,用手来以后文档却不能被打印或者不能被分发,传统的写的方式或者打印出来放在专门的文档柜中。这种文档管理方式很难解决这些问题。文档管理导致文件查找非常不方便,后来使用电子本文在上述已有的文档管
5、理背景下提出了在线化的半自动化管理,但是查找的时候还是不够方便,文档管理解决方案,旨在解决目前企业传统文档管创建过程缺乏控制,而且文档存储在各个机器上,共理中遇到的这些问题和挑战。享和查找非常不方便,导致维护成本很高,还存在文2在线文档管理系统的设计档的元数据很难控制的问题;另外,传统文档管理存在文档流程不规范的问题,当一篇文档需要多人协针对传统的文档管理存在着对文档的创建过程作完成的时候这个问题就显得很突出;此外电子化缺乏控制,文档存储混乱导致维护成本很高,文档格的半自动化管理系统易用性也不是很
6、好,要解决文式的多样化导致检索和元数据管理困难,文档流程档存放在什么地方,怎么样去查找,怎么样去审阅,不规范,系统易用性不佳及封闭的架构难以扩展,文怎么样去归档都是很麻烦的事情,而且当我们使用档的安全性达不到要求等缺陷,本文设计了一个企自己开发的文档管理解决方案的时候,一旦某个文业在线文档管理解决方案,该方案的特点就是能够档的流程或者文档的格式需要进行修改,会给开发对文档的整个生命周期进行管理。人员带来大量的工作;在传统文档管理方式下还存一个完善的文档管理系统需要覆盖整个文档管在文档的安全性能达不
7、到要求的问题,假如我们把理的生命周期,见图1。从图中可以看到一篇完整的所有的文档都存放在服务器硬盘里面,那么什么样文档从它的诞生到消亡有一个完整的生命周期,即[收稿日期]2009-10-13[作者简介]刘闽碧(1967-),女,福建中医学院公共管理系讲师,研究方向:计算机办公自动化应用及医学信息化。·41·2009年12月廊坊师范学院学报(自然科学版)第9卷·第6期从文档模板的设计到文档的创建,然后是文档的修(6)文档的存取和备份:在线文档管理方案应用订及审批到文档的发布,最终是文档的存储及归档S
8、QL2SEVER2005存储平台做文档的存储和备份,我形成一个完整的生命周期。为了更好地管理文档,们可以设定隔多少天备份一个增量,再隔多少天做在整个文档生命周期流程中还需要另外一些功能,一个整体的备份,这样就可以达到我们在线备份和第一是权限控制,通过它我们可以控制一篇文档从恢复的目的。开始创建到结束归档各阶段参与人员的查看权限、3SharePoint文档管理解决方案的系统架打印权限等;第二是日志记录,日志会记录下一篇构文档从创建到修订到发布到存档这样一个完整的流图2为文档在线管理解
