文秘的工作内容要求

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1、现代企业秘书（文员）实务一、     秘书工作职能与素质要求1、职业概述：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领导决策及其实施务的人员适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中等级：初、中、高级职业环境：办公室职业能力里倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。2、秘书特性：辅助性——对上司工作起辅助作用，不能自作决定。服务性——为上司工作和上司本人服务。3、应处理好的几个关系：工作的被动性与主动性的关系工作的经常性与突击性的关系工作的平凡性与重要性的关系工作的原则性与灵活性的关系4、秘书的职责：接待工作——日常、专门

2、、团组收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件时间管理——自己、上司会议组织——会前、会中、会后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行对外公关——联络（外事）、参与活动商务活动——营销、市场、税务、法律-----指派工作——上司安排5、职业道德：爱本职——爱岗敬业，归属服从，从点滴作起要谦虚——刻苦学习，虚心求教，钻研业务多动脑——主动思考，机智敏锐，有商业意识守纪律——遵纪守法，恪守信用，严保秘密6、工作作风：热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和友善扎实——做事不飘，跟进落实，检查确认细致——准确不粗，认真不草，稳重不浮敏捷——干练

3、守时，讲究效率，商如战场7、秘书的业务素质1）、秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体知识是基础；2）、智力是知识的结晶；3）、能力是知识和智力的最终体现和归宿。8、通才型的知识结构，其特点：1）、专与博的兼容性。既包容多学科的面，满足综合服务的需要；又具备专业的精深度，满足当智力助手的深层次需要。2）、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而不断地调整，时时处在调整的动态过程中。3）、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化，使思路开阔、思维敏捷、思想深刻，满足高智能创造性劳动。9、智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力，包括：观察力、注意力、记忆力、思维力

4、、想象力。10、能力结构能力是知识与智力诸因素的综合表现，属改造世界范畴。1）、语言文字运用能力2）、协调能力3）、管理能力4）、处理信息能力NVQ二级的13项能力考核NVQ三级的10项能力考核21世纪的企业秘书——全美秘书学会1）、像心理学家一样善于观察和理解他人2）、像政治家一样有灵敏的头脑3）、像外交官一样有潇洒的风度1）、有处理各种棘手问题的丰富经验2）、有良好的写作能力和文字功夫3）、熟练运用各种办公自动化设备4）、熟识商务往来的法律、金融和税务知识5）、迅速对文件、信息归类、整理和查询二、时间管理和旅行1、时间管理：时间管理是效率的保障。爱迪生说：“世界上最重要的东西

5、是时间。”马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。”2、秘书一天的工作1）、    开门前后：a、取邮件报纸b、开门，定格观看办公室（有，无）c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器   2）、 常规工作：（迅速按优先顺序排列）a、查阅日志（准备、提醒-----）b、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----）c、聆听上司指示（笔记----）d、接打电话、收发传真、电子邮件e、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订）f、接待访客g、安排会议、约会h、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）3）、日志项目：（当日必完成）a、为上司——外出，会议，会客等（准备，

6、参与--结束）b、为自己——外出，会议，会客等（准备，参与--结束）4）、新增内容：（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）a、新加工作——b、应急工作——c、突发事件——5）、关门前后：a、查看日志（提醒上司，自己清晰）b、回顾当日（是否结束，加班否）c、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器，切断电源，保密检查，柜屉上锁，关窗关门）3、秘书：化平凡为伟大每日记录，一周统计，周志显示：接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文件36份（5万字），出外访17家，参加会14个，处理事务68件------再加入分析、评价，送交上司结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，加强沟

7、通近感情，平凡工作有伟大4、如何管理时间¨明确目标¨建立计划，写成清单¨设定先后顺序，分清轻重缓急¨遇事马上做，现在就做¨第一次就做好，次次做好¨专心致志，不要有头无尾¨珍惜今天，当日事当日毕¨养成整洁和有条理的习惯¨养成快速的节奏感¨设定完成期限¨善用零碎时间ABCD法则：¨先做A既重而急¨次做B重而不急¨再做C急而不重¨不做D不重不急5、如何制定计划行动计划和时间表——是用于管理时间和任务的文件，包括：¨任务的名称和摘要；¨衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；¨需要来完成该工