从事涉外秘书工作应具备的六项素质

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1、从事涉外秘书人员应具备的六项素质山东肥矿集团鲁西南指挥部综合办公室王庆升【摘要】随着我国市场经济和对外开放的不断深入，涉外工作向涉外秘书人员提出了更高的素质要求。笔者认为，要做好涉外秘书工作，涉外秘书人员应具备如下素养：良好的职业道德、融通东西方文化、掌握涉外礼仪、扎实的语言功底、健全的体魄和良好的心理以及严谨的涉外法律。【关键词】涉外秘书；人员素质随着我国对外交往的不断发展，我国的涉外工作经历了前所未有的深刻变化，呈现出了蓬勃发展的可喜局面，形成了一个全方位、多渠道、宽领域、深层次的新格局。涉外秘书工作也被除赋予了许多新的内涵，提出了许多新的要求。涉外秘书人员要

2、创造性地做好本职工作，就需要积极参与，总结经验，汲取教训，更要重视基本的涉外知识的学习，并在实践中正确地加以应用，逐步提高工作水平。一要具有良好的职业道德素质作为一种国际化的职业，涉外文秘人员的职业道德素质不仅关系到工作的成败，甚至还可能影响到一个单位的整体形象。首先，要具有高度的爱国主义精神和良好的职业道德素养，奉公守法，明礼诚信，在局部利益和整体利益发生冲突时，能够识大体，顾大局，能够自觉地为社会主义现代化建设服务。其次，在外事接待工作中，要坚持维护国家主权和民族尊严，自觉遵守外事纪律，不得失密泄密；不利用工作之便营私牟利、索要礼品；不背着组织与外国机构及个人

3、私自交往；不私自主张或答应外国客人提出的不合理要求。再者，在参加外事活动中，要严格按规章制度办事，事事从组织利益出发，不掺入个人的兴趣和感情，严格遵照上级和政策办事。最后，-5-要注意口头和书面保密，务必做到不回答与自己业务无关的问题，不在外宾面前谈内部问题；外宾的馈赠，未经上级批准，不得自行接受。二是具有融通东西方文化的素质东西方文化都有着悠久的历史和传统，在形成发展过程中，既相互排斥，又相互吸收。涉外交往的前提是必须尊重各自文化个性、风俗习惯。只要尊重对方的文化习俗，才能避免误会和“非礼”。一是东方文化崇尚集体和团队精神，而西方文化崇尚独立和个人自由。在西方国

4、家，人们崇尚个人自由，不愿意受到来自外在的干涉。二是在交往的空间上，中国人的空间距离相对较近。西方人觉得中国人过于亲近，而中国人又会觉得西方人过于冷淡、傲慢，过分疏远，是不友好的表现。三是东方文化等级观念强烈。在西方国家，除了英国等少数国家有着世袭贵族和森严的等级制度外，大多数国家都倡导平等观念。如美国崇尚人人平等，不论是社会上，还是在公司中，人人都凭实力去竞争。在家庭中，美国人不讲等级，只要彼此尊重，父母与子女可直呼其名。四是东西方文化在交往的观念、方式上有着明显的差别。在西方国家中，特别重视对方的隐私权，凡是涉及到个人状况、政治观念、宗教信仰、个人行为动向等隐

5、私的都不能直接过问。西方人一般不愿意干涉别人的私生活和个人隐私，也不愿意被别人干涉。五是尊重妇女在西方国家是其传统风俗，女士优先是西方国家交际中的原则之一。无论在何种公共场合，男士都要照顾女士。三是具备全面掌握涉外礼仪的素质荀子曰“人无礼不生，事无礼则不成，国无礼则不宁”。涉外礼仪是生活小节，但却代表着个人、民族、国家的形象，反映出一个社会人们的行为规范和文明程度。进入涉外交际场合，懂礼仪与不懂礼仪会收到截然不同的效果。因此，学会涉外礼仪-5-已成为涉外秘书人员必备的素质之一。一方面，涉外人员必须掌握外事礼仪常识，遵守涉外工作准则和外事纪律，对外宾既要彬彬有礼，又

6、要维护国家尊严。另一方面，要把握外事礼仪的特点。外事礼仪具有固定性与变通性，国际交往中的许多礼宾活动都有固定的仪式、礼节和国际惯例，同时各国又都有各自的风俗习惯、礼仪礼节。总体上，涉外礼仪要做到礼仪周到而不烦琐，热情接待而不铺张，活动内容丰富而不累赘；接待外宾的人员应仪容整洁，仪表大方，表情亲切自然；言行举止要符合礼仪要求，坐立姿势应端庄，对外宾的穿着不评头品足。具体有以下几点：一是遵守时间，不得失约。参加各种外事活动都要按时抵达。过早抵达，会使主人因准备未毕而难堪；过迟到达，会使主人与客人空等过久而失礼。因故不能应邀赴约，要礼貌地告知主人，并表示歉意。二是尊重各

7、国的风俗习惯。不同的国家、民族，由于不同的历史、文化、宗教等因素，各有其特殊的风俗习惯和礼节，在外事交往中均应予以重视。如新到一个国家或初次参加活动，应多了解，多留意，多观察，不懂或不会做的事，可仿效别人。三是注意个人卫生与举止言谈。国际交往中要注意个人卫生，衣着要整齐美观，衣领袖口要干净，皮鞋要上油擦亮，穿西装要打好领带，穿中山装要扣好领扣、领钩，梳理好头发，刮净胡子，修剪好指甲。四是要具备扎实的语言功底和较高的翻译素质具备扎实的语言素质在对外交往中可以增加整个单位的内在形象，以提高达成交易的几率和办事的效率。对于涉外秘书人员而言，在具备一口流利的外语能力的同时

8、，也要提高