关于我国档案信息化标准体系框架的思考.doc

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1、关于我国档案信息化标准体系框架的思考档案信息化建设必须遵循一定的标准,标准建设无疑将作为档案信息化建设的重要内容,成为其椽高效、有序进行并最终完成的基础。需要酯特别指出的是,档案信息化标准建设不仅喈应关注标准的数量,更应关注标准的内容践与结构;在一定标准框架指导下,建立与完善档案信息化标准体系才应该是档案信獍息化标准建设的导向与目标。一、档案拓信息化标准体系环境档案信息化是社会狙信息化的一部分,档案信息化处在社会信揆息化的大环境中,必然会与作为其环境因讴素的社会信息化其他部分相交互,同样,宝档案

2、信息化标准建设也是处在社会信息化叱标准的大环境中,必然会受到电子政务、电子商务、信息技术等其他领域标准化的扒影响,如图1所示。之所以存在图1所仪示关系,主要是因为档案信息化是档案管常理与信息技术的结合,而档案管理不仅存鼽在于综合性档案馆内,还存于各行各业内鳃。由于不同行业对档案管理的要求不尽相艉同,档案管理信息化的行业特色部分也就第成为行业信息化的一部分。二、档案信较息化标准体系的三维框架模型根据印度疖魏尔曼最早提出的标准体系表三维结构思8/8想,结合上述档案信息化特点,并广泛参羔照国内其他领

3、域现有标准体系框架研究成隈果,提出以下档案信息化标准体系模型:馄对上述框架模型的具体解释如下:1噍、信息技术维信息技术涉及范围很广,但从数据编码到文件格式,从数据库到应用豪系统,从网络设施到操作系统,十分庞杂坛。因此,在信息技术维,不能对信息技术支进行简单罗列,而应着眼其在档案管理中虎的应用,分成简明的几个层次。《全国档师案信息化建设实施纲要》中,将档案信息籍化建设分为档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设惊、档案信息化标准规范建设、档案信息安コ全保障体系建设、档案信息化

4、人才队伍建仫设六个方面,其中档案信息资源建设、档搽案管理应用系统建设、档案信息化基础设揸施建设和档案信息安全保障体系建设四个茁方面与信息技术和标准应用联系密切。由啧此,根据与档案资源内容结合的紧密程度ㄥ,可以把信息技术由内向外,分为信息资跌源、软件应用系统、信息安全、基础设施螋等方面。2、档案管理维档案管理维︾的细分,就是要根据一定标准,将档案管败理分成若干方面。与图书馆领域相比,档漂案资源的凭证作用,在于档案管理机构的胆可信性,而归根结底,在于档案管理流程炯8/8的可信性,因此,档案管理的流程与

5、环节引具有更为重要的意义。另外,由于档案管Ｍ理流程也是基于对文件运动规律(文件连猢续体理论、文件生命周期理论等)的认识嫱,而我国现有档案管理流程是与文件生命蒌周期理论相一致的,故对档案管理的细分５,无论是基于信息化环境下的档案管理业茁务流程,还是基于文件生命周期,从本质耷上说都是一致的。故在档案管理维,总体钩上适合按档案管理流程进行细分。显然,这里所指的档案管理是指信息化环境下的晰档案管理,而非传统的档案管理。基于全嗫程控制的思想,信息化环境下的档案管理不是始自档案交接,而是必须延伸到档案橘前

6、身——文件的生成。我国传统档案管理的业务流程包括著录、分类(标引)、保弭管、检索利用、归档、鉴定销毁等环节,泳其业务起点是档案接收,这显然已不适应锟信息化环境下电子文件和电子档案管理的娱要求。而我国《电子文件归档与管理规范摇》中,则基于全程管理的思想,将整体业务流程分为收集和积累(收集积累、登记咸)、归档(鉴定、检测、归档)、整理(茱整理、著录)、移交接收保管(移交接收咤、保管、利用、鉴定销毁、统计)等部分挂。另外,文件管理国际标准ISO154镱89中所列的文件管理全过程包括确定文メ件系统需捕

7、获的文件、确定文件保存时间菥、捕获、登记、分类(数字及编码配置、词汇控制)、存储和保管、利用、跟踪、轺实施处置、记录文件管理过程等部分,其缥与我国档案管理业务活动的关联关系如表1所示。8/8由于ISO15489文件管帑理标准形成于21世纪初,其中已较为充分地考虑了电子文件管理的要求,故其完全适用于信息化环境下的文件管理。基于鏖此标准所规定的管理流程,结合我国的档栩案管理实际情况,从档案信息化标准建设扃的角度出发,可将档案管理维细分为管理规划与前端控制、归档、整理、存储和保笠管、利用、处置

8、、过程记录与统计分析。皖3、层次领域维任何领域的标准都有冥层次之分,档案领域也不例外。信息化环过境下,档案标准与其他领域标准存在更多ヘ的互操作,领域差异造成的档案管理差异要求在关注基础标准、通用标准建设的同时,也要更加关注专业标准。基础标准、通用标准和专业标准由内向外,构成层次惶领域维。在层次领域维,基础标准元素席与信息技术维和档案管理维的整体相结合疯,构成基础标准面,基础标准面作为一个整体沿层次领域维向外辐射,作用于通用朵标准面和所有的专业标准面。类似基础标准,通用标准