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1、试论电算化会计系统内部控制[关键词]电算化;会计系统;内部控制内部控制关系到企业财产物资的安全完整、关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标,必须建立起了一整套内部控制制度,以保证企业有序、健康地发展。企业在建立了电算化会计系统后,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是,也为企业的内部控制带来许多前所未有的新问题,对企业内部控制制度造成极大的冲击,使企业内部控制制度在新的环境下显得落后
2、于形势了,由于电算化会计系统的特殊性,建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。一、电算化会计系统的特殊性电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在以下几方面:1.计算机的使用改变了企业会计核算的环境。2.电算化会计系统改变了会计凭证的形式。3.计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度。6由此可见,计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较,计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制,是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制,是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。随着计算机在会
3、计工作中的普遍应用,管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下,才能预防和减少计算机犯罪的可能性。计算机会计系统的内部控制制度,从计算机会计系统的建立和运行过程来看,可分为对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。二、系统开发、发展控制计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益计估等工作,开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作,以及对现有系
4、统的计估、企业发展需求。系统更新的可行性研究,更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。6(一)授权和领导认可。计算机会计系统的开发和发展必须经过有关领导的认可和受权,这关系到系统开发、发展、更新等项目的成败。计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大,对企业整体管理目标的影响也比较大,往往需要对原有的管理体制进行比较大的改革,是牵一发动全身的重大举措,因此必须得到授权和领导认可。(二)符合标准和规范。计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必须遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。(三)
5、人员培训。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。(四)系统转换。新的计算机会计系统在投入使用,替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统,必须经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际,采取有效的控制手段,做好各项转换的准备工作。(五)程序修改控制。企业经营活动变化及经营环境变化,可能导致使用中的软件进行修改,计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方。因此,软件的修改是难以避免的。三、管理控制管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度,以加强和完善对
6、计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。6(一)组织机构设置。企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态,划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室;也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模,符合企业总体经营目标,并且,应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。(二)职责划分。内部
7、控制的关键之点就在于不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度,同时,还应建立起职务轮换制度。(三)上机管理。企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲,企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等,此外
8、,会计软件也应该有完备的操作日志文件。6(四)档案管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档,企
