（原创）房地产公司：公司文件管理制度

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1、公司文件管理制度1．0总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。2．0文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。3．0收文的管理3．1公文的签收3．1．1凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。3．1．2对上级机要部门发

2、来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。3．2公文的编号保管3．2．1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。3．2．2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。3．3公文的阅批与分转3．3．1凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送

3、承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。3．3．2一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。3．3．3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。3．4文件的传阅与催办3．4．1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。3．4．2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室

4、，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3．4．3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。3．4．4文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。3．4．5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。3．4．6按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由

5、办公室机要室通知到机要室阅文。收文检查编号阅批传阅归档公启文件上级文件信封文件文号编号文件处理传阅单主管领导审阅承办部门阅办批示拟办意见签名收回保管收文管理程序及要求4．0发文的管理4．1发文的规定4．1．1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。4．1．2各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。4．1．3对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公

6、司领导批准签发。4．2发文的范围4．2．1凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。4．2．2公司下发文件主要用于：①公布公司规章制度；②转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；③公布公司体制机构变动或干部任免事项；④公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；⑤发布有关奖惩决定和通报；⑥其他有关公司的重大事项。4．2．3公司上行文、外发文主要用于：①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；②同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。4．2．4在公司日常项

7、目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。4．2．5凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。4．2．6各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。5．0文件的立卷与归档5．1文件的归档范围