采购部管理手册.docx

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采购部管理手册采购部门的工作职责：1.制定并完善采购制度和采购流程2.制定并实施采购计划3.采购成本预算和控制4.选择并管理供应商5.本部门建设工作（1）根据超市的绩效管理制度，考核下属的工作业绩，并协助其制定绩效改进计划；（2）负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理；（3）协助并参与采购人员的岗前培训和在岗培训。二．超市采购部人员的工作职责采购经理1.负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算2.指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标3.发展与供应商的业务关系4.督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格5.制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实采购副理1.协助采购主管开展工作. 2.负责订单发放和送货跟踪3.负责采购主管的文书工作4.供应商前期接待、合同和相关资料的整理行销主管1.负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案2.负责DM采购计划的组织和跟进3.负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作4.负责促销活采购主管1.负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理2.完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实3.负责本部门商品计划表的落实和调整4.负责本部门商品的促销计划落实5.负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换6.负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力7.定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题超市采购员1.尽量大可能选择和保持丰富的商品品种，为顾客提供超值商品的最大价值和最好的服务。2.熟悉市场了解商品：。3.商品陈列：3.1与促销商品配合，进行特别展示。. 3.2新商的陈列，月商品和季商品的陈列展示。3.3对滞销的商品采取适当的调整，如改变陈列等3.4提供季节商品的陈列指南。3.5从竞争对手那里学习新的商品展示构想。3.6分析商品的包装，确保为顾客提供最佳展示。3.7与店铺和市场部门配合，作好商品的招牌标志4.订货和补货：4.1作好销售预算，计划好首单订货数量。4.2安排再订货频率，以保证商品平稳流动及销售。4.3为商场再订季节性商品提供适当指导。4.4与Vendor协商确保不会断货5库存控制：5.1坚持采购金额预算5.2对滞销商品采取措施，如：改变陈列，调价或清货等方法来降低库存。5.3定期跟踪未送货订单，并采取措施。5.4经常寻店，确定销售结果，换季和节日应特别注意。采购部操作流程一、新增商品（新增供货商）：1、新建供货商档案管理：A、供货商报价单B、供货商营业、税务、卫生等证件C、联系人电话、地址. 1、合同谈判：A、同类商品的价格比较B、各项费用的确定C、促销计划及费用的商定D、付款帐期E、扣率及价格确认F、供货商价格的约定责任G、合同签订及审批2、要货管理：A、确认陈列位置B、淘汰滞销商品C、要货数量D、营运主管确认E、监督执行F、厂商工作、促销计划、补货工作移交营运管理G、协调关系二、供货商付款流程1、根据合同帐期制作供货商付款申请表。2、随供货商付款申请表附供货商签字确认的商品订单或原始送货单。3、根据合同各项费用的扣除。4、查核退换货的情况。. 1、电脑部配合营运部核实进、销、存情况并签字。2、供货商的付帐，首先由采购部根据供货商确认的商品订货单核实。实销实结必须参照电脑部数据及门店盘点数（原则上所有销售数据不得告供货商和他人，数据查询各区域责任人，采购员只能查询自己管理范围，不得跨区查询）。二、促销计划1、采购部根据公司要求或供货商的市场需要制作促销计划。2、促销计划一式二联，一联交门店经确认交电脑部调价，一联交企划部制作POP广告。3、任何促销计划都是有时效的，采购部根据合同协议及时调整，并以书面形式通告门店营运部。三、现金采购1、采购部根据门店要货单就实际情况制作外地采购计划单。2、采购部制作要货计划必须与门店沟通，并报主管经理审批通告财务部准备现金。3、外采新商品的引进必须根据超市实际情况经2人以上确认以试销控量为准（特殊情况除外）。4、任何外采商品的进场都必须跟踪销售情况。收货流程管理一．商品的收货流程：1、. 对照送货单核对，商品的名称、条码、价格、规格、数量、质量、生产日期（若当天收的上边的生产日期是第二天或更晚的日期应追究供应商的责任）、保质期是否有问题，若保质期过了商品生产日期一半的，可以拒收。1、凡使用贴码的，要求商品的名称规格、条码、价格、重新核对，若不相符查证后才可以收货。2、检查商品的包装是否完整，有无损坏、变质；油炸类商品是否漏油，若不合要求可拒收。3、检查贴码是否贴在右下角，履盖在自带码上边。（一）原则：1．对柜组已到位，但又重复来货的可拒收。2.验收时，如有退换商品应先进行退货，才能验收3,收货时必须由仓管，商品所属部门主管，防损员，供应商同时在场才可以签收。4.防损员监督收货全过程，并复核数量。收货完成后签名确认。5.收货单如果需要改动，供应商，收货人员必须签名确认。第二，商品的调拔商品的调拔可分为公司采购部调拔，内部调拔、行政调拔三种方式。（一）内部调拔1、柜组实物负责人根据销售情况将所调的商品，填入商场商品经营调拔单，一式三联，调拔单上调入部门栏应填本柜组，调出部门栏应填仓库，由调拔人签名后并上交柜组负责人审核签名。2、. 调拔人将调拔单携带到内仓，并按单上所写的条码、名称、规格、价格、数量准确地调货。1、仓库仓管员对柜组所调的商品进行核对，核对无误后由内仓管理员签名并留下调拔单的第一联（白联）。2、防损员在电梯口审核后签名，并留下红联即第二联。3、经货运电梯将商品调入所属部门，部门留下第三联即（黄联）。4、由内仓做进销存帐，货运电梯内值班防损员分柜组保留作帐，柜组分区域作帐，每周一由内仓、防损部、柜组三方对一周内所调拔的商品进行核对，无误后存档，有利于提高盘点准确性。（二）由柜组调入仓库1、柜组将所调的商品写入“商场商品经营调拔单”，一式三联，调拔单上“调入部门”应填本柜组，并填上当天日期，经柜组长、领班签名后，递交领导审核签名。2、当值防损员在核对商品对调拔单上签名，并留下黄联即第三联。3、由仓管员验收无误后签名打单，并留下红联即第二联。4、仓管员、柜组、防损员三方存档，每周进行一次核对，对数据不准的就及时处理。退货的操作流程（一）退货的原因1、订错货2、送错货3、品质不良的商品4、临近保质期的商品. 1、滞销商品2、换季商品（二）具体操作步骤1、由区域负责人填写退仓申请单、条码、品名、规格、数量、销价及退准确再逐个填写。2、由柜组负责人审核签名的，提交楼层主管或经理签名。3、传真总部批准。4、柜组持经过审批的“商品退仓清单”将整理好的退仓商品在防损的监督下送到配仓。5、配仓验收后，打印由柜组调入配仓的“商场商品经营调拔单”。代销商品的换货（一）流程1、区域实物负责人根据商品的情况、包装问题及未到保质期就变质的具体情况填写“退仓申请单“，由柜组负责人，领导逐级审核并签名。2、实物负责人将“申请单“传配仓换货负责人，同时将商品退至配仓退货区。3、配仓通知供应商换货。4、一周内供应商带货到换货区，在防损、柜组人员、仓管员都在场的情况下换货并签名。5、柜组人员将换好的商品调回柜组上架。. （一）原则：同种商品同一条码可以相互换货，不同的商品只能作退货的处理。.