信息化环境下科研项目管理的财务优化研究.docx

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信息化环境下科研项目管理的财务优化研究当前，科研机构的财务管理工作大多都是单纯的审核、核算和统计，但仅仅依靠这些单一、重复的工作，难以实现现代化管理的工作目标。为保证科研项目的立项、实施、验收过程中能够及时获取精确的数据，构建具有独特价值的数据库，为科学研究项目的未来管理奠定基础。就必须采用信息化管理的方法，对项目进行过程控制、信息处理等，通过对预算决算的科学化、精细化管理以及通过对成本分析、绩效管理等进行控制，可以对企业的财务风险进行有效的防范。本文着重探讨了利用信息化手段进行科研项目资金使用的有效控制，以及各部门在项目实施过程中的合理干预，从管理模式、使用习惯等角度，探讨了预算调整与成本管理的作用，建立了资源共享与大数据服务平台，为科研项目的财务管理提供有效参考。一、科研项目管理的财务优化概述 近年来，我国实施科技创新战略，我国企业已经成为科技创新的重要力量，以提高自身的创新能力为核心，转变经济结构，提高核心竞争力，加大科技研发投资力度，是增强企业创新能力和竞争力的关键；与此同时，政府在科研方面的投资也在持续增加，而通过国家项目获得的科研经费也是企业的重要资金来源。因此，要想有效地管理和运用各种资金，保证科学研究的顺利进行，就必须加强财政资金的管理。在以信息化管理为基础的科研项目管理平台的建设中，要根据本单位的实际情况，注重通过对项目管理中的风险因素进行有效的控制，并对管理人员进行培训，才能保证项目管理的长期、稳定和有效性。将信息化管理方法引入到科研财务管理系统中，能够有效地把握企业内部的各个环节的风险，实现相应的职责。从财务管理的核心转向以管理、分析和决策为主的管理。实现关键约束、全程监控、共享信息、搭建平台等的预期构想[1]。因此，要把企业的财务与企业的信息化建设有机地联系在一起，才能为企业实现全面的信息化管理打下良好的基础。但是，在当前的科研项目管理中，还有很多问题需要解决，例如，前期预算不足、事后分析不足；缺少信息化和财务创新；财务结构不完善，组织结构不合理；企业内部控制制度不健全，风险管理意识不强；资金管理混乱，费用管理不规范；成本计算方法简单化，成本管理松散等。如何在信息化系统指导下构建健全的科研项目财务管理系统，以解决上述问题，是当前亟待解决的重点[2]。二、科研项目信息化管理的意义(一)实现标准化存储随着科学技术的发展，科研项目的种类和数量迅速增加，项目的资金规模庞大，科研过程中的许多研究资料都是模糊不清的，而在人工控制的情况下，由于缺少科学的标准，无法快速地获得和保存数据。信息化管理是以信息技术为基础，以标准化、科学化的方式，通过网络进行信息资源的共享[3]。(二)达到全过程监控以互联网为基础的科研项目信息管理系统，能够完成项目申报、项目信息查询、信息发布、成果共享、各类表格资料下载、项目变更和验收等繁杂的工作，不但简化了项目的管理，还将项目分为了多个部分和碎片式的管理，这样就可以将项目的日常工作完全交给管理者，可以对项目进行全程、实时的了解，同时还可以进行无纸化的传送，极大地提升了工作的效率[4]。(三)加强产业化发展新技术、新成果的产生主要是由大学、科研机构和其他科研单位来完成的，但在实际应用中却很难发现适合其成果转化和产业化的企业[5]。研究成果的信息化管理，及时在网络上公布研究成果、展示多维图像，可以在国内和世界各地寻求科研成果转化的合作伙伴，建立产学研结合的模式。(四)挖掘大数据价值 大数据时代，数据背后蕴藏着无穷的价值。数据挖掘是企业信息化管理的重要工具，其将统计学、数据可视化、数据库技术等领域的知识与技术结合起来，通过构建合适的系统，为科研机构的领导者制定最佳的决策方案，以便于把握和适应科学发展的变化。(五)提升项目管理质量信息化可以有效地促进科研单位各个部门之间的交流效率和工作效率，减少科技、财务等部门的工作量，从而促进科学管理，加快信息化建设。同时，信息化可以提高工作内容的精确度、减少信息不对称性，并利用过程化的信息管理技术，实现了实时的财务数据以及在网络上的实时同步，从而为科学研究工作的分析和预测提供了有力的保障[6]。此外，信息化能够间接地增强系统制定的合理性和规范性。系统的建立体现在科研项目的信息化过程中，其能反映出科学研究项目的决策是否完善和合理。通过项目信息共享平台，实现智慧、开放性、科学性的管理，使企业之间的交流更加高效，资源的使用更加确切。三、信息化环境下科研项目管理的财务优化策略(一)强化预算管理，提升资金效益科研项目的预算编制是以科研项目的研究和研究开发的指标为依据的，而编制要依据有关政策规定进行，资金的使用也要严格遵守各种有关的政策。1.科学策划，统筹兼顾在编制科研项目预算时，要坚持量入为出、保障重点、统筹安排、留有余地的原则；在经费预算中，要明确各种开支的比重和成本，使预算编制更加科学合理。2.加强沟通，促进合作 科研项目预算的编制需要有多方面的专业知识水平，既要有科研领域的知识，又要有财务管理方面的知识，如果只靠研究人员或者只靠财务部门进行管理，都具有一定的难度，科研主管、财务部门需要配合编制人员编制出真实、合理、有效的经费预算。虽然研究项目的实施大多是以承担责任为主体的科研工作者，但是其财政知识和技术水平却明显的欠缺。当前，我国科研项目的经费来源众多，在预算编制上缺乏统一的规范化管理，因此，要编制科学、准确、可行的科研经费，对于长期从事科研工作的科研人员来说，是一件非常困难的事情；另一方面，尽管财务人员熟悉有关的会计法规和相关规则，但是在科学技术方面的专门知识却不多，难以掌握各种专业的信息和数据[7]。因此，科研和财务部门要密切配合，积极沟通，共同努力，一起完成科研项目的预算工作。3.科学组织，有效预测根据预算编制的需要，全面收集和整理预算资料，做好预算编制工作。对各项目的各项开支进行计量，做到必须合理，并保证编制预算的可操作性。(二)加强财务监管，合理利用经费科研经费应当专项用于研究和开发，而不能用于其他目的。科研项目经费的管理往往具有周期性强、数量大等特征，切实做好财务监督工作，有利于经费的合理使用。经费开支管理是科研项目财务管理的关键，做好经费支出的管理，不仅可以保障科研工作的正常开展，而且可以有效地控制项目的预算执行。1.加强核算管理，严格审核在现代信息技术的飞速发展下，如何确保科学研究项目的质量和财务管理的标准化，最好的途径就是制度的制约。所以要强化财务管理，必须从制度上着手，制定科学的、可操作性的、行之有效的财政管理制度，并制定相应的审批权限，防止盲目报账、乱报账等情况的出现，以确保科研经费的合理支出和使用；财会部门要严格进行财务审核，严格按照科研项目合同的要求，对所有的支出进行严格的审查，对原始凭证的合理性、真实性和完整性进行审查，以最大限度地发挥财务人员的作用，让企业对科研项目的支出情况，做到心中有数[8]。2.完善沟通交流，有机统一 建立预算、执行、验收、评价“四位一体”的科学项目财务管理体系，建立科研财务管理与科研计划管理有机统一的观念与体系，使其与项目的实施不脱节。科研、财政等部门要密切合作，加强对项目经费的追踪，对研究经费支出进行分析和预测，以降低预决算的偏差，确保项目成本核算的准确性[9]；财政部门要按照项目的预算来监督财政支出情况，切实履行审批的责任，掌握项目的实施内容、预期进度和实际进度等情况，确保项目的申报、审批、实施、验收等各个环节都有财务人员的参与。同时，科研项目的负责人和相关的研究人员也要及时掌握企业的财务状况，对项目的开支进行实时监控。3.优化资金管理，加强控制要严格管理科研项目资金，防止资金外流。已完成课题的科研项目，不再支出有关经费，对资金审批权限、资金使用范围等要进行严格控制。(三)优化内部控制，合理利用资源信息化的发展为科研项目财务管理带来诸多丰富的资源，企业在追求利润最大化的前提下，必须兼顾社会和公益利益。通过对企业内部审计的监管，可以发现财务管理中存在的管理漏洞、违纪行为以及对其实施效果的影响[10]。在具体工作中，要建立健全内部审计工作制度，保证科研资金的使用受到监督和控制，以促进科研项目的顺利进行。(四)落实配套资金，实现良性循环 对于一个国家的科研项目，一般都需要企业有足够的自有经费，而在申请的时候，也会有一定的配套预算，如果不能满足这个比例，就很难获得批准。因此，要求在对科研项目进行财务审计时，应该要把监督配套资金的使用作为审计工作的重点，所以，必须改变过去在科研项目管理实施中存在的“重财政、轻配套”的问题[11]。根据科研项目的任务和合同规定，各项目的经费要按时足额到位，主要包括以下几点：首先加强横向合作，通过与拥有强大资金实力的企业合作，实现成本分摊，成果共享；其次是要拓宽渠道，从地方财政中获得支持，从地方财政处获得部分资金资助，以弥补研究项目经费的不足；最后是要主动筹措各部门的自有经费，例如增加科研项目人工成本，按不同类型的科研项目，按企业的工资总额给予人工成本配套，再比如，可以加大对科研成果的转化，将科研成果转化资金，作为科研项目的经费，形成一个良性的循环。(五)寻找信息方向，实现交互操作要在信息化环境下中寻求新的科研项目财务管理方法。信息化下的财务管理是一种新的商业形式，其发展可以用日新月异来形容。所以，要想科研项目管理顺利进行，就不仅要适应经济、科学技术的发展，更要主动寻找信息化环境下财务管理新的发展方向。比如：网络财务，这是一种不受时空限制、能有效提升企业财务信息处理效率的网上财务信息处理模型，便于不同部门间的数据交换，从而提高财务管理的效率[12]。此外，信息化为科研机构提供了一种新的工作思路和方法，在科研机构中实行信息化管理，既可以提高科研经费的管理效率，也可以促进各部门的资源共享和信息交流。保证政府资金的合理使用，提高资金使用绩效，促进科学研究的健康、有效地发展。四、结语信息化是时代发展的必然趋势，也是社会发展的必然结果。要想促进企业的发展，这就要求我们从当前的形势和问题入手，运用信息化技术对科研项目进行科学的管理，通过数据采集、传输、存储、共享、综合分析和综合利用等，构建科学的科研项目信息管理系统。深入整合数据资源和组织管理，充分发挥互动创新的功能，提高科技创新和服务水平，推动科研机构蓬勃发展。■