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招商局档案馆涂瑞第一章声像档案概述第二章声像档案的分类与归档第三章声像档案的整理第四章声像档案的保管第一页，共十八页。
1第一章声像档案概述招商局声像档案是招商局集团及所属单位和个人在其生产、建设、经营管理和社会活动中形成的、具有保存价值的，以感光材料、磁性材料为载体，以声音、照片、视频为主要反映形式的真实历史记录。简单的说声像档案就是以声音、照片、视频方式记录信息的档案。例如：照片、光盘、录音带等。声像档案是招商局档案中重要的不可或缺的组成部分。第二页，共十八页。
2第二章声像档案分类与归档第一节声像档案的分类声像档案按不同的载体可分为照片、光盘、录音带、录像带、磁盘、幻灯片、电影胶片等几大类。但从目前工作实际来看，主要涉及到的为照片、光盘、录像带、录音带这四类载体的档案，幻灯片、电影胶片、磁盘这三类基本不会有新近档案。今天我们主要介绍声像档案中的照片档案的管理，其次简要介绍光盘、录像（音）带档案的管理。第三页，共十八页。
3第二节声像档案的归档各单位所形成的声像档案，由制作人整理好后向档案部门或有关档案人员移交归档。委托专业的影视、新闻单位摄制的，内容反映招商局及所属单位的声像档案，由主办单位收集归档，特别重要的重大活动，整理好后随时移交归档。档案管理人员需要时时跟进掌握归档情况。声像档案的归档要求需附文字说明材料，包括形成时间、地点、人物姓名职务、内容等。接收声像档案材料时，要进行检测，以确保归档材料的完整性和内容的准确性。第四页，共十八页。
4第三节声像档案的归档范围与要求（一）、照片档案的归档范围与要求归档范围：1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果工作会议照片。2、上级领导、本公司领导以及其他著名人物参加与本单位有关的重大活动重要会议视察考察等。3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他重大情况等照片。4、记录本单位初始地貌、基本建设、重点工程、阶段发展等照片。5、其他具有保存意义的照片。第五页，共十八页。
5归档要求：1、对属于归档范围的照片，制作人应定期向本单位档案管理机构或人员移交归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。2、对有真伪疑义的照片应进行鉴定。3、对反映同一内容的若干照片，应选择主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰裁剪的照片归档。反映重要内容的照片可选择稍多几张。4、有底片的，底片与照片应齐全，且底片与照片影像应对应一致。第六页，共十八页。
65、照片归档时题名、人物、时间、地点、事由、摄影者等说明要素应齐全。6、电子照片归档，应冲洗出实体照片。第七页，共十八页。
7（二）、其他声像档案的归档范围与要求归档范围：上级单位、本单位或外单位制作形成的发生在本单位或者与本单位有关的重要会议、重要接待、重大活动、重要仪式、重要宣传等声像资料应及时归档，原始资料与编辑加工后资料都应全部归档。归档要求：归档时需附上完整文字说明材料，包括形成时间、地点、人物职务、内容、形成单位、时长等要素。第八页，共十八页。
8第三章声像档案的整理声像档案整理前应先进行编目，按载体类型的不同进行分级分类编目。声像档案一级代号用汉语拼音的两个首字母SX表示，载体二级代号可以使用数字01、02、03、04…来表示，其中01表示照片、02表示录音带、03表示录像带、04表示幻灯片、05表示光盘…，如果载体下有分类，即类目三级代号，再按照字母A、B、C、D、E…来表示。第九页，共十八页。
9第十页，共十八页。
10第十一页，共十八页。
11第一节照片档案的整理（一）照片档案的分类每个单位可以根据本单位实际情况以及馆藏量进行分类。例如：照片档案少的单位可以采用一文一件大流水方式整理，或者采用年度+一文一件方式整理；照片档案多的单位可以先根据照片主题分为：经营管理类、人物类、荣誉类、其他类四类，然后每类照片再采用一文一件方式整理，即采用分类+一文一件方式，或者采用分类+年度+一文一件方式。总之，具体采用何种方式各单位根据馆藏量和每年进馆量实际情况自己选择。第十二页，共十八页。
12（二）照片档案的编目如果单位采用一文一件大流水方式整理，其编号由全宗号、声像一级代号、载体二级代号、流水号构成，例如：A001SX01----1~N；采用年度+一文一件方式整理的，编号由全宗号、声像一级代号、载体二级代号、年度号、流水号构成，例如：A001SX01---2009---1~N；采用分类+一文一件方式整理的，编号由全宗号、声像一级代号、载体二级代号、类目三级代号、流水号构成，例如：A001SX01A---1~N；采用分类+年度+一文一件方式整理的，编号由全宗号、声像一级代号、载体二级代号、类目三级代号、年度号、流水号构成，例如：A001SX01A---2009---1~N第十三页，共十八页。
13第二节其他声像档案的整理（一）录像（音）带档案的整理录像（音）带档案的数量不多，可直接编流水号整理。其编号由全宗号、声像一级代号、载体二级代号、流水号构成，例如：A001SX03----1~N。录像（音）带档案目录可以如下所示：第十四页，共十八页。
14（二）光盘档案的整理光盘档案的整理可直接编流水号整理，其编号由全宗号、声像一级代号、载体二级代号、流水号构成，例如：A001SX05----1~N；也可以按照分类+编流水号整理，即按照光盘内容，将光盘分为：视频、音频、图片、程序数据、其他六类，每类代号用字母ABCD表示，A代表视频、B代表音频、C代表图片、D代表程序数据、E代表其他，即类目三级代号为ABCDE，其编号由全宗号、声像一级代号、载体二级代号、类目三级代号、流水号构成，例如：A001SX05A----1~N；第十五页，共十八页。
15第四章声像档案的保管1、凡归档保存的声像档案，经分类、编目后，按不同类型的档案载体，分别编制档号，放入铁皮柜或防潮柜保存。2、照片档案的装具，要选用符合国家标准的照片和底片册。底片应放入半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的底片袋中贮存；照片应固定在质地坚实、柔软、不易起毛、无化学作用的相册里。第十六页，共十八页。
163、声像档案库房温度保持在15-27C，相对湿度40-60%之间，最佳环境温度是18C，相对温度是40%4、磁性材料介质的录音带、录像带，最好放在防磁柜中保管。5、磁带、录音带、录像带等，建议倒带间隔为3.5年，如发现变形断裂、磁粉脱落现象，须及时进行补救。光盘须每年进行抽查，且每间隔3-5年，须进行重新翻录新盘存档。重要的声像档案，可以转录成DVD、CD、MP3进行备份。利用时，可提供复制件。第十七页，共十八页。
17内容总结招商局档案馆涂瑞。声像档案是招商局档案中重要的不可或缺的组成部分。今天我们主要介绍声像档案中的照片档案的管理，其次简要介绍光盘、录像（音）带档案的管理。1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果工作会。（一）录像（音）带档案的整理。利用时，可提供复制件第十八页，共十八页。
