公文处理办法

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公文处理办法1总则1.1为规范项目部及所属单位的公文管理，根据股份公司公文处理办法的规定，结合项目部实际，制定本《办法》。1.2公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。1.3公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。1.4公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。1.5项目部及所属单位的办公室是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导下级单位的公文处理工作。2公文种类项目部公文的主要形式有文件、函、传真电报、签报等，种类共十种：2.1命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。以文件形式发布。2.2决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。以文件形式发布。

12.3通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布内部规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用干部。可以文件、函、传真电报等形式发布。2.4通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。可以文件、传真电报等形式发布。2.5报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。以文件形式发布。2.6请示适用于向上级机关请求指示、批准的事项。可以文件、函等形式发布。2.7批复适用于答复下级机关的请示事项。可以文件、函等形式发布。2.8意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。可以文件、函等形式发布。2.9函

2适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，向项目部各单位布置单项计划、答复一般性问题等。便函是函的简便形式，使用函头，不编文号，标题可有可无，用于需及时处理的一般事项。2.10会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3公文格式3.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首，红色反线以下至主题词（不含）的部分统称主体，主题词以下部分统称版记。3.1.1涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。标注位置：顶格标识在版心右上角第1行，后标“☆”号，不标保密期限视为长期；标保密期限以“年”、“月”为单位，标识在“☆”号之后，“年”、“月”数用阿拉伯数码，字体用3号黑体。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，标注位置：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，至少应编两位。3.1.2紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。标注位置：顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘密等级，紧急程度应标识在第2行，字体用3号黑体。电报应当标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.1.3发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，用红色小标宋字体或黑体字居中布排，字号不大于22mm×15mm，后加“文件”2字；联合行文，主办机关排列在前，“文件”

32字右侧上下居中。发文机关标识上边缘距版心上边缘20mm，上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即增加60mm的空白供领导批示用。3.1.4发文字号，包括机关代字、年份、序号，居中排布。联合发文，只标明主办机关发文字号。（1）发文字号的编写规范。以项目部名义行文时，由项目部办公室统一编号，发文字号由项目部名和主办部门代字、年份、序号组成，如“中交京沪×字〔2008〕×号”。以项目部信函式行文时，发文字号为“中交京沪×函〔2008〕×号”。（2）发文字号的标注位置。正式行文时，其发文字号的标注位置：在发文机关标识之下放一条红色反线，与版心同宽（156mm），与发文机关标识下边缘之间的距离为30mm（3行），发文字号标识在第3行，居中排布，用3号仿宋体。以函的形式行文时，其发文字号的标注位置：在发文线下第1行右侧顶格。（3）年份、序号用阿拉伯数码，用六角括号（〔〕）括起；序号每年排列1次，按签发顺序统一编号，不编虚位，不加“第”字。3.1.5上行文应当在首面注明签发人姓名，标注位置：与“发文字号”同行排列，“发文字号”居左空1个字，“签发人：×××”居右空1个字，“签发人”用3号仿宋体，后标全符冒号，签发人姓名用3号楷体。如有多个签发人（或会签人），应利用发文标识与红色反线之间的30mm空间排布，排布不下可下移红色反线；排布时主办机关签发人应置于第一行，最后一个签发人应与发文字号同处一行。

43.1.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。如文件版头有发文机关标识的，可不标发文机关名称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题用2号宋体字，在红色反线之下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行时应保持词意完整，排列对称美观。转发上级、同级或不相隶属机关的“通知”，可在被转发文件标题前加“转发”2字，标题后不再加“通知”2字。下级机关继续转发时，可直接沿用原转发标题，在正文中阐明发文机关转发过程，避免公文标题中重复出现“转发”和“通知”字样。3.1.7主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标注位置：在公文标题之下空1行左侧顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关后标全符冒号。如主送机关过多而使公文首面不能显示正文，应将主送移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送机关。主送同级同类单位间加顿号，非同级同类单位间加逗号。公文正文在主送机关之下左空2字标注，回行顶格；以后每起一自然段均左空2字。数字、年份不能回行。3.1.8公文如有附件，应当标注附件顺序和名称，其标注位置：在正文最后另起一段注明附件顺序和名称。“附件”2字后标全符冒号，附件序号用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件的名称应与所附文件的名称保持一致。公文的附件应在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1行顶格标识“附件”

52字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。如附件不能与正文一起装订，应在附件首面第1行标识公文的发文字号。3.1.9公文（除“会议纪要”外）都应当加盖印章。联合上报的公文，可以只由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。有发文机关标识的，单独行文或两个单位联合行文，成文日期之上不必标注发文机关名称；三个以上单位的联合行文，成文日期之上要标注发文机关名称，发文机关名称距成文日期40mm。单独发文印章加盖位置：成文日期右空4字，印章压在成文日期上，端正，居中，印章上弧距正文2mm—4mm。当印章下弧无文字时，采用下套方式加盖，即仅以印章下弧压在成文日期上；印章下弧有文字时，采用中套方式加盖，即印章中心线压在成文日期上。两个印章加盖位置：成文日期拉开，左右各空7个字；两个印章均压成文日期，印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。三个以上印章加盖位置：印章压在单位名称之上，印章每排3个，两端不得超出版心，最后一排不足3个均居中；最后一排印章之下标注成文日期，右空2个字。联合行文主办机关印章排列在前。正文之后的空白容不下印章位置时，应采取调整行距或字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得标注“此页无正文”。3.1.10成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文日期用汉字书写，“零”写为“0”。3.1.11公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。其标注位置：左空2个字，标注在成文日期之下的适当位置。

63.1.12公文应当标注主题词。主题词的标注最多不超过5个词，标引顺序：先标类别词，再标类属词，最后标明公文种类。类别词可作类属词用，类属词可搭配使用。主题词标注位置：在成文日期之下，抄送横线之上。“主题词”3字用黑体字，居左顶格标注，后加全符冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1个字。3.1.13抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标注位置：在主题词横线之下左空1个字，“抄送”2字后标全符冒号，回行时与上1行抄送机关对齐，最后1个抄送机关后标句号，用3号仿宋体。3.1.14印发机关应为发文机关的办公室，印发日期以公文付印的日期为准。标注位置：在抄送机关之下占1行位置，此行上下各1条横线。印发机关左空1字用仿宋体标识，印发日期右空1个字，用阿拉伯数码标识。3.1.15页码用半角白体阿拉伯数码标识，左右各放一条4号一字线，置于版心下边缘之下一行，单页码居右空1字，双页码居左空1字。如公文出现空白面，空白面和空白面以后的面不标页码。3.1.16“会议纪要”根据会议类型，冠以“中交京沪高速铁路项目经理部领导办公会议纪要”（见附件1式样4）、“中交京沪高速铁路项目经理部会议纪要”（代字为“会纪”，见附件1式样5）红头，不盖公章，没有落款时间。会议纪要应在标题之下、正文之前注明通过日期（以会议结束日期为准），用括号括起。“主送、抄送机关”标注在版记中的主题词之下。3.1.17文字从左至右横写、横排。

73.2上述条款未明确表述的格式，可参照有关公文格式执行。项目部发文的格式样式见附件。3.3公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文页边和版心尺寸：上白边（天头）37mm，下白边（地脚）35mm，左白边（订口）28mm，右白边（切口）26mm，版心156mm×225mm（不含页码）。排版规格：每页22行，每行28个字。印制要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。4行文规则4.1行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送越过的机关。4.2以项目部名义行文的有：4.2.1中交京沪项目经理部文件（简称项目部文），冠以“中国交通建设股份有限公司京沪高速铁路土建工程六标段项目经理部文件”红头（代字为“中交京沪×”，含党政联合发文），主要用于：（1）向上级机关请示、报告工作（上级机关主要是股份公司、及有关省、市政府有关业务部门）。（2）转发上级机关的文件。（3）向各单位下达计划，发布规章，部署重要工作，就重要报告、请示问题批复；对某些重大问题作出决定；通知有关重要事项。

8（4）重大的机构变动、人员调整、奖惩事项。（5）其他需用项目部名义发出的公文。4.2.2项目部党政或党政工团联合行文时，应明确主办机关，并以主办机关名称排列在前。4.2.3中交京沪高速铁路项目经理部函（简称项目部函），冠以“中国交通建设股份有限公司京沪高速铁路土建工程六标段项目经理部”红头（代字为“中交京沪函”），主要用于：（1）与股份公司所属其它单位、有关省、市业务部门以及不相隶属的单位联系工作、商洽问题，涉及价格、税收、工商、土地、规划等方面的事宜。（2）向各单位布置单项和临时任务，下达、调整单项任务计划，以及答复一般性请示事项。（3）向股份公司有关主管部门请示、报告工作。（4）其他需以项目部函行文的事项。4.3项目部对项目部部门除调整机构、定编及奖惩等事项，必须存有正式公文作为依据外，一律不得行文，工作需要时可以抄送。项目部对所属单位行文时，一般不发送所属单位各部门和下一级单位。4.4项目部部门除办公室和党委工作部外不发文件，部门之间有事应当面商量，必要时用“便函”。项目部各部门向项目部领导请示、汇报工作，用“签报”形式（见附件1式样6）。凡是请示工作需要批示的报告，主办部门要提出拟办意见，然后报送。

94.5项目部与相应的党组织和军队机关及人民团体可以联合行文；项目部与具有政府行政管理职能的单位不能联合行文。联合行文应明确主办机关。4.6凡涉及其他部门职权范围内的事项或联合行文时，主办部门必须与之协商、会签。会签中，主办部门如没有时限要求，会签部门一般应在3个工作日内签署意见。4.7联合行文或需要其他部门会签的公文，主办部门先签署意见，然后其他部门依次签署意见，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门负责人要出面协调，其他部门负责人应参加协调。经协调不能取得一致意见时，主办部门应以签报形式列出各方意见，附其他部门正式书面意见，提出主办部门的建设性意见，由项目部办公室报送项目部主管领导协调和决定。4.8“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。4.9除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以项目部名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。部门负责人收到下级机关直接报送的公文，应转交办公室，由办公室按正式报送公文程序办理。

10上级机关对下级机关的报告可答复亦可不答复；上级机关对下级机关的请示必须答复，下级机关亦可询问；上级机关对下级机关的意见应作出处理或答复。4.10受双重领导的部门向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。4.11项目部所属单位除重大事项需向项目部行文外，凡属项目部部门职权范围内的事务，可以函的形式向项目部部门行文，涉及几个部门的可以抄送，亦不必抄送项目部。项目部部门处理不了的，由主办部门报项目部处理。4.12行文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制发文数量。4.12.1凡是可以用电话、电报、当面布置、协商等方式解决的，不发文件，做到可发可不发的文件坚决不发。4.12.2凡是可以用项目部文件解决的问题，不以项目部、项目部党委联合行文。4.12.3领导同志在会议上的讲话，一般不以文件形式印发。4.12.4以项目部名义转发上级的文件，一般不要全文照转，可以摘要转发有关部分。上级的重要文电，必须全文转发而又无需另作说明或补充的，由项目部办公室另加版记翻印转发，与正式文件有同等效力。4.12.5项目部各部门办文要从严掌握，自行拟定的表格、资料等，必须符合项目部公文规定。

115公文起草与审核5.1发文办理指以本部门名义制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。5.2草拟公文，要使用规定的稿纸或打印成清样（统一使用Microsoftofficeword文字编辑软件）。重要公文由部门领导亲自起草，或者提出要点，指定专人起草。草拟公文要做到：5.2.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并加以说明。5.2.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。5.2.3公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。5.2.4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5.2.5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。5.2.6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一），第三层为“1、”，第四层为“（1）”。层次较少时，第二层亦可为“1、”，第三层为“（1）”。

125.2.7必须使用国家法定计量单位。5.2.8公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。5.2.9公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.2.10拟稿人应依照有关规定确定是否属于国家秘密。若不属于国家秘密，应在拟文稿纸上标明“非密”；若属于国家秘密，应在拟文稿纸上标注秘密等级、保密期限等意见。拟稿人应在拟文稿纸上的相应栏内注明单位、姓名等。5.3公文核稿实行分层审核把关责任制。以项目部名义发文要按以下程序核稿：主办部门拟稿——主办部门负责人审核——相关部门会签——办公室审核公文格式——主管领导签发——办公室登记编号——主办部门打印装订——办公室用印——主办部门分发——文稿及正式文件1份送办公室归档。5.3.1主办部门公文拟出后，要由部门公文管理兼职人员初核、修改，再由主办部门负责人认真审核签字。部门审核的重点是：是否确需行文；是否符合国家法律、法规和其他有关规定；措施意见是否切实可行；与其他有关文件有无矛盾、重复、脱节问题；涉及其他部门的问题是否已经协商一致并会签；是否符合行文规则和公文格式规范等。

135.3.2公文送项目部领导人签发之前，办公室要对公文格式进行审核把关，审核的重点是公文格式是否规范、用笔用墨是否符合存档要求以及是否符合公文处理的其他有关规定等。6公文签发6.1公文视涉及内容，由项目部主管领导签发。涉及两位以上领导分管范围的，相关部门会签前要征询有关领导意见，由主管领导签发。上行文、重要的或者涉及面广的公文，由主要领导或主持工作的领导签发。凡涉及款源问题的公文，要送项目部财务部主任审核。6.2审批公文，主批人要明确签署意见（表示同意、不同意或者其他具体意见），并写上姓名和审批日期。其他审批人圈阅时要注明日期，凡圈阅的均视为同意。6.3经领导人签发的文稿，不得擅自改动，如必须改动，要报经签发人同意。7公文校对、缮印与分发7.1公文校对必须准确无误，才能付印发出。校对工作由公文主办部门负责，校对人要在文稿上签名，以示负责。7.2公文印制必须符合规定格式，字迹清楚、整洁美观、份数准确。缮印人员如对文稿有疑问，要与经办部门联系，不得随意处理。7.3公文加盖印章时，应注意检查原稿是否经过单位负责人签发和办公室审核，公文格式是否符合要求，公文组成是否完备，版面是否整洁。对于不符合要求和超过规定份数的公文，不予盖章。

147.4公文封发时，发文部门要对文件进行检查，防止差错。需挂号的公文，要在封皮右上角挂号，所挂号码可以与发文字号一致，亦可用发出日期（各部门自办的指挥部文件亦照此办理）。急件、密件要在封皮上加密封条，加盖急、密戳记（盖骑缝章），限时送到的文件和亲启文件要注明。7.5密级公文不得利用计算机、传真机传输。公文中涉及电子文件的有关规定按附件2执行。8公文接收8.1收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括传递、签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。8.2项目部受理公文的范围，主要包括股份公司（含股份公司转发的有关部门）、项目部所属各单位，各省、市、自治区人民政府以及各企业、事业单位发送给项目部的公文。项目部各单位下属机构的公文，除重大火灾、事故等特殊情况外，原则上不直接受理。8.3公文签收。送达项目部的公文、信件由项目部办公室签收，接收领取时要认真检查核对单位、件数和密封情况，确认无误后方可签收。收件人是领导本人的，送领导签收、拆封；收件人是项目部或项目部办公室的，由办公室签收、拆封。8.4公文登记。各单位都要建立收文登记制度项目部文由文秘或者兼职公文管理员统一拆封、登记。没有经过文秘或专兼职公文管理员签收的公文，要补办登记手续。9公文分办

159.1收文审核。收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，凡不符合本《办法》规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位，并说明理由；对不符合本《办法》规定，但属于重要的、紧急的公文，可以加盖“不规范公文”戳记后，进入流转程序。9.2公文分办。项目部受理的公文，统一由项目部办公室接收、运转，领导本人不直接受理。其分办程序是：对收到的公文，由项目部办公室分别予以登记、分类、夹签（中交京沪高速铁路项目部收文处理笺）、批办。9.3涉及几个部门的文件，分办时要确定一个主办部门。分辨不清主办部门的，要与有关部门协商或请示领导确定。9.4涉及项目部整体工作的文件，如上级关于人事、编制、经济奖罚办法、召开需项目部领导参加的会议等方面的文电，基层单位就重要、敏感问题的请示，要呈送项目部常务副总经理阅批或阅知。属于执行办法的经济奖罚类文电送项目部财务部主任阅批。办公室主任批办会议电报，要注意与涉及的有关方面联系沟通，必要时复印送达，并指定盯会人员。10公文传批

1610.1公文的传批、传阅。公文的传批、传阅原则上按照项目部领导的排序和分管范围依次送批送阅，传批件由后向前送批，传阅件由前向后传阅。10.2公文传批过程中，如领导指示送有关部门阅知或会签的，要及时按批示办理后再向上送批；公文传阅过程中，如领导批示送有关部门阅知的，可在继续送阅的同时，将复印件转有关部门，或在领导传阅完毕后再按批示办理。密件复印按保密规定办理手续，严禁复印绝密件。10.3公文传批过程中，如遇领导出差或因其他原因不能批阅时，一般性问题直接下传，重要事项按领导分工替补关系送有关领导审批；也可视时间要求分别采取等待、电话（传真）联系接受指示或者专程送批的办法办理。10.4公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经办公室或文秘人员严格登记，阅办者之间不要直接传递，即横传，以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。10.5审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。11公文承办与催办11.1承办部门收到交办的公文后，要及时办理，不能延误、推诿、丢失和疏漏。紧急公文应按时限要求办理，一般公文应在1个工作日内办结，最长不应超过3个工作日。凡超过办理时限，主办部门要及时告知项目部办公室，并向来文单位说明原因。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门主办的，要及时退回交办的部门并说明理由。

1711.2送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘要负责催办、查办。要建立公文催办、查办制度，指定人员负责，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，要及时了解和反馈执行情况。催办、查办分工：项目部收到的文件、送项目部领导阅批的文件、由项目部办公室主办的文件、项目部领导在简报、参阅件或亲阅信件上的重要批示和交办的重要事项，由项目部办公室负责催办；项目部各部门收到的文件和经项目部办公室批注直接由部门主办的项目部收文件，由各部门负责催办。负责催办的人员要对列入催办的公文登记编号，抓紧办理。11.3公文办理中，凡涉及其他部门的问题，主办部门要主动与有关部门协商。如相关部门提出不同意见，主办部门要认真研究并积极采纳。如仍有分歧，应比照第十六条办理。12公文立卷与归档12.1公文办理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应归档的公文。12.2归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷。要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。用于发文的公文归档时，应一并保存各栏填写完整的发文稿纸及会签、核稿时的原稿；收到公文归档时，应一并保存有经办部门、主管部门阅批意见的“文件阅批单”。

1812.3联合办理的公文，原件由主办部门整理立卷、归档，其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。12.4本机关负责人兼任其他机关职务时，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理立卷、归档。12.5归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。12.6拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不得使用铅笔、圆珠笔和彩笔，不得在文稿装订线外书写。13公文管理13.1公文由文秘部门或专（兼）职人员统一收发、分办、审核、用印、归档和销毁。13.2文秘部门应建立健全本机关公文处理的有关制度。13.3上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。13.4公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。13.5公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章。13.6公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

1913.7不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文，应当进行登记。13.8机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门。13.9工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。14附则14.1行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定办理。14.2项目部所属各单位均应执行本《办法》，如需制定实施细则的，应报项目部备案。14.3本《办法》自公布之日起实行，由项目部办公室负责解释。附件：1、中交京沪高速铁路项目经理部公文格式式样2、中交京沪高速铁路项目经理部电子公文管理办法3、中交京沪高速铁路项目经理部印章管理规定附件1中交京沪高速铁路项目经理部公文格式式样式样1：中交京沪高速铁路项目经理部文件式样2：中交京沪高速铁路项目经理部函

20式样3：中交京沪高速铁路项目经理部办公会议纪要式样4：中交京沪高速铁路项目经理部会议纪要式样5：公文用印位置式样6：中交京沪高速铁路项目经理部会议记录用纸首页式样7：中交京沪高速铁路项目经理部发文稿纸

21式样100001（秘级）★（时限）（缓急）中交京沪×字〔2008〕×号关于××××××××××××通知××××、××××、××××、××××、××××、××××、××××、××××：

22××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××××××××××××××2.×××××××××××××××二○○八年×月×日（附件只发主送单位）

23主题词：××××××××抄送：××××、××××。中交京沪项目经理部办公室2008年×月×日印发式样2中国交通建设股份有限公司京沪高速铁路土建六标项目经理部函（秘级）★（时限）中交京沪×函〔2008〕×号关于××××××××××××批复××××、××××、××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二○○八年×月×日

24主题词：××××××××抄送：××××、××××。中交京沪项目经理部办公室2008年×月×日印发式样3（秘级）中交京沪高速铁路项目经理部领导办公会议纪要（6）中交京沪项目经理部办公室二○○八年×月×日研究×××××××××××××××××××××××××××问题

25×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。出席：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

26主题词：××××××分送：×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××。式样4中交京沪高速铁路项目经理部会议纪要会纪〔2008〕×号、

27（其他同式样3）式样5（一）一个印章××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。二○○八年×月×日（二）二个印章××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

28二○○八年×月×日（三）三个以上印章××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××二○○八年×月×日

29式样6会议记录首页纸中交京沪高速铁路项目经理部会议第次会议记录日期：年月日时地点：主持人：记录人：

30会议主要内容出席(共人)列席(共人)缺席(共人)附件第页共页页式样7中交京沪高速铁路土建工程六标段项目经理部发文稿纸文号缓急密级限制级别签发签阅

31会签主送抄送拟稿部门拟稿人拟稿部门负责人审核核稿办公室文审办公室负责人审核校对人份数附件主题词标题（正文附后）