集团公文处理办法

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1、集团公文处理办法第一章总则第一条为使集团的公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国家公文处理有关规定，结合集团的实际情况，特制定本办法。第二条集团的公文是企业在长期的经营管理过程中形成的规范体式文本，是传达企业指令，进行经营决策，指导商洽工作，请示和答复问题，报告情况，沟通交流进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联，衔接有序的工作。第四条公文处理应坚持实事求是、简明、扼要、及时高效，准确安全的原则。第五条集团总裁办公室/集团所属公司办公室是各类文案的管理机构，负责管理、指导集团各部门

2、、集团所属公司所属各单位的公文处理工作。第六条公司自制文件和外来文件，由集团总裁办公室/集团所属公司办公室统一收发、审核、传递、用印、立卷和归档工作。第二章公司常用公文种类第七条公文种类（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）决议适用于经过会议通过并要求贯彻执行的重大事项。（一）通告适用于公布社会各有关方面，应遵守或周知的事项。（四）通知适用于发布企业规章制度,要求有关单位周知，集团所属公司（部门）办理、执行和需要知晓的事项及人员的任免。（五）通报适用于表彰先进，批评

3、错误，传达重要精神或情况。（六）报告适用于向上级单位、政府主管部门汇报工作。反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。（七）请示适用于向上级单位、部门、领导，请求指示、批准。（八）批复适用于答复下级单位、部门的请示事项。（九）意见适用于对某事项工作、问题提出见解和处理办法。（十）会议纪要适用于记载、传达会议情况，要求与会单位共同遵守、执行的议定事项。（十一）函适用于不相隶属和平行单位之间相互商洽工作，询问和答复问题。第三章公文格式第八条企业公文由文头、机密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门）、正文、附件、成文期、印案、

4、主题词、抄送单位（部门）、印发部门和印发日期等部分组成。（一）涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“紧急”。（三）编号文件由发文单位名称加“文件”二字组成；非编号文直接采用单位（部门）名称。（四）发文字号应当包括企业代字、年份、序号。（五）上行文应在首页（文头）发文字号的右侧，注明签发人姓名。（六）公文标题应当准确简明地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规范名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送单

5、位指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前，并注明附件顺序和名称。附件应在左上角注“附件”字样。（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。印章应不压正文，端正盖在公文末尾成文日期的中间。（十）成文日期以负责人签发的日期为准。（十一）公文应当标注主题词。（十二）抄送单位（部门）指除主送单位（部门）外，需要执行或知晓公文的其它单位（部门），应当使用全称或者规范化简称、统称。位置于公文末页下端，上下标明横线。顺序为抄报、抄送、发送。（十三）公文文字从左至右横写，

6、横排，左侧装订。第九条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。第三章行文规则第十条对上级单位及地方上级单位和同级单位行文，以企业名义行文；第十一条集团内部行文中，有关全局性的重要工作，应以企业名义行文，一般事务可以职能部门名义行文。第十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送上级单位；如需同时送其它单位，应当用抄送形式，“报告”中不得夹带请示事项。第十三条“会议纪要”应按正式公文统一编号下发或备案，有关全面的“会议纪要”由集团总裁办公室/集团所属公司办公室拟稿；业务专题会议纪要，由职能部门拟稿。统一由集团总裁办公室/集

7、团所属公司办公室负责核稿、会签，打印、装订、分发并备案。第三章发文收文的办理第十四条发文办理指以企业名义制发公文过程，包括草拟、审核、会签、签发、编号、缮印、用印、登记、分发等程序。第十五条草拟公文基本要求：（一）确需行文时才行文。（二）符合国家的法律、法规、政策及公司有关规定。（三）情况确实，观点明确，表述准确，文字简练，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（四）结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（五）人名、地点、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发

8、文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明年、月、日。（一）公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和一些专用词语，必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，在同一文中，数字的使用应当前后一致