第二编机关事务文书

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（三）第二编机关事务文书我们学习应用写作已经学习完了第一编——公文——国家机关公文和其他机关、单位公文。公文，是“公务文书”这个庞大文书群体中的一种类型。按本《教程》的分类，尚有“机关事务文书”“专业业务文书”“法纪规范性文书”“日常应用文”这四种不同类型的文书。请回顾本《教程》的《绪论》第二节的《公务应用文的分类》：公务文书有五种相并列的不同类型。学习完第一编，具有了“公文”、“公文处理”、“公文撰写”等方面的基本知识，可以紧密结合起来为开拓后面的学习，学习其他四种类型的公务文书开辟道路了。要记住：公文，是机关对外机关处理公务、在公文规范的规范下进行的行文；机关事务文书——严格意义上说应该称为“机关工作事务文书”。这是“机关对内部处理工作事务”的公务文书是在机关工作纪律和岗位责任制规范下所形成的内部文书或文件；还有机关或机关的业务部门，为完成本职专业业务、在国家专项法律、法规规范下处理专业业务工作、并在该项法纪的规范下所形成的专业业务文书；又还有，机关在法律赋予的权力范围内立法、建章立制规范全员所形成的法纪规范性文书。又还有，机关为处理日常生活事务而与外界联系、在本机关制度规范约束下所形成的日常事务文书（又称日常应用文）。这些，都是公务文书，都是我们必须熟练掌握的文字工具——是国家管理政务的一种重要手段，是机关工作的工具。机关事务文书概说机关事务文书，是公务文书中的一种独特的文书类型，虽然说它们都是属于“公文范畴”但却不能将其具体的文书名称为“公文”，如不能称“计划公文”“总结公文”“简报公文”。因为，机关事务文书不用公文法规进行规范、不用法定的公文文种、不用公文的格式、不经过公文的制发程序，因而它们均不具特定的行政效能、也不具公文法规所规定的规范体式，所以不是公文，而是“非公文公务文书”。但是，这些机关事务文书在机关工作中显得十分重要：机关在处理日常公务的活动过程中少不了它，是机关用于对内部工作的处理、记载，或反映机关内部事务,实施管理，沟通信息，为处理、指导本机关内部的各项工作、为本机关工作服务、为机关活动服务所产生的、具有实用性、事务性和某种惯用格式的为机关亊务文书。它的特点是：一般不使用机关公文文种、不使用机关公文的格式、版头,不使用公文的要素，也不使用公文的制发程序。因此，其文书不具行文能力、没有行文的方向性、不能直接往外机关发送而仅供本机关内部使用。如果需上报或下发，则需以机关公文的报告、通知或函为载体,并经历机关公文的制发程序才能发出，而且只能成为机关公文的运载件。因此，所形成的文件不能简称为公文。这类文书很多，诸如文字材料、计划、总结、调查报告、会议主持词、会议报告、会议总结、简报、签报、信息、会议记录、电话记录、机关日志、公示、大事记、讲话稿、述职报告、业务工作报告、工作研究、可行性研究、建议书，等等。虽然说这些文书没有特定的体式要求、没有法定的制发程序，14

1但是其文书的形成并非放任自流、没有纪律约束。正好相反，整个的机关工作是在严格的机关工作纪律、制度规范和机关岗位责任制的规范下进行，记录机关的各项工作、为机关活动服务、为工作服务，形成各种具有实用性、事务性和某种惯用格式的机关工作亊务性文书。（注）（注）机关工作纪律——是指以《公务员法》《行政监察法》《法官法》《检察官法》《警察法》为代表的法律条文所规定的行政纪律和各机关、团体、企事业单位为进行内部管理所制定的各种制度规范。这些不属于正式公文的机关事务文书，在整个的机关工作中举足轻重、在处理日常公务的活动过程中少不了它，记载了该机关公务活动的实际情况，为上级领导机关了解情况提供了现实资料,为本机关做好其他工作也提供了参考资料，如果下级机关或不相隶属机关也需要借鉴的话,还可以提供作参考性资料。机关事务性文书的形成既有机关的受命，却更多的却需要工作人员发挥自觉性和主观能动性，只要机关内部管理需要、工作需要、机关工作纪律允许，便可撰写成文。成文的文字材料经机关或部门的领导同意、认可、批准便可成为内部文件，供本机关使用。同机关公文相比较,其性质不同、内容不同、形式不同、其制发程序也迵然不同,因而形成了它们各自的文体特点。机关公文代表机关立言、对外行文、使用法定的公文文种、格式、版头，依照法定的制发程序、使用公文要素，从而使公文具法定性和行政效能，具有行政约束力,受文机关在收文后必须作出应有反应。而机关事务文书则不具这些特点，而是仅为机关工作服务、为机关活动服务。为方便同学们更好地学习机关事务文书，特对《教程》在《机关事务文书概述》中的内容作如下补充，请读者留意：一、机关工作亊务文书的写作要求机关工作事务文书是为处理本机关（本企业、本单位）内部事务，实施管理，沟通信息，指导工作而制作和使用的法定公文之外的各种具有实用性、事务性和某种惯用格式的文书。因此，相关工作人员在撰写机关工作事务文书的时候必须注意如下写作要求：1在机关工作纪律（包括《公务员法》《警察法》《法官法》《检察官法》）、岗位责任制的规范下，如实记录机关工作，不得渗杂水分；必须掌握充分的材料，并对材料进行认真的分析处理，使材料正确、详实。事实、数据必须核实准确。2使用机关公文文种以外的文称不能使用公文文种。3使用事务语体，以记述、说明为主，不用议论，观点性表态点到为止。4对事物要有正确的判断，判断必须从事实材料中产生、形成自己的判断，推断出事物的性质和发展趋势。5注意用事实说活、用数据说话，同时也要运用定量分析，依据统计数据，计算出分析对象的各项指标及其数值。还要善于运用比较分析法，有些数字须经换算，通过总数、百分比、对比数（纵比、横比）展现全貌。二、充分认识机关事务文书与公文的区别1.公文是机关对外处理公务的公务文书，而机关事务文书则是机关对内处理公务的公务文书；2.公文具有行政效能力，可以直接对外发出，而机关事务文书则不具行政效能、不具执行性而仅供本机关内部使用，不能直接外送；14

23.公文必须使用法定的公文文种，而机关事务文书则使用法定公文文种以外的文种；4.公文必须使用公文的载体和公文组成的要素，而机关事务文书则以其文种的结构成文，没有使用上的版式和制发程序的各种严格限定。三、掌握机关工作事务文书与机关日常生活事务文书的区别在一个机关里必然地会使用到许多的“机关事务文书”。由于都是处理事务性的文书，便没有去再注意区分其是什么事务，便笼统地以“机关事务文书”称之，以致有不少人往往会将“工作事务文书”与“日常生活事务文书”相混淆。更有甚者，有人出版了一本《事务文书写作》的书，将“公务文书”中的“机关工作事务文书”“专业业务文书”“法纪规范性文书”“机关日常事务文书”统统称为“事务文书”。也就是说，该书将所有的公务文书只分为两类：一类是“公文”，另一类便是“事务文书”。显然，这本书在对“公务文书”的分类上过于宽泛了。起码，法律、法规、规章、章程等法纪规范文书不是处理事务的文书而是给人们作规范的文书；专业性技术性业务性的文书不是处理事务性的文书而是专业业务文书；就“事务性文书”而论，也有“工作事务（机关对内使用）”和“日常事务”（机关涉外联系）之分。因此，本书认为，要将“事务文书”如实际应用情况分为“机关工作事务文书”和“机关日常事务文书”。在很多的专著里，都会提到“机关事务文书”“日常事务文书”（或“日常应用文”）这样的应用文书的类别。但是，在对这类文书中的归类却很无常态，几乎是很随意。初学者不易分辨清楚，要注意掌握区分的方法：1.名称称谓有区别：一是机关工作事务文书；二是机关日常事务文书。2.文书对内对外有别：机关工作事务文书只对內，内部文件不对外；机关日常事务文书只涉外而不对内。机关工作事务文书，不称“公文”称文书，其全称应是“机关内部工作事务文书”或者是“机关工作事务文书”，简称“机关事务文书”。这类文书是机关对内的各项工作使用的文书，是“机关工作的事务文书”曾经称为机关内部文件。其重心在“机关工作”上，是为机关内部工作服务的文书，故称“机关工作事务文书”。机关日常事务文书，是机关为解决机关员工日常生活之需、机关与外界联系之需，以处理一般性事务的文书。如联系一般事项、办理一般事务。有人又称其为“机关日常应用文”。其重心在“机关日常事务”上，目的是为机关解决日常事务性事项，故称为“机关日常事务文书”。这类文书一般由机关的办公部门、后勤部门或相关职能部门以非公文公务文书的条据、书信、介绍信、告启、海报、声明、便函、请柬、电报，致辞、礼仪，等等。为了避免与“机关工作事务文书”产生歧义，故又称为“日常应用文”。机关工作事务文书和机关日常生活事务文书都属事务性文书，容易引起混淆，最佳的区分方法是：凡是机关对內工作所使用的文书，称为机关工作事务文书；凡是机关与外界联系处理一般事务的文书则称机关日常生活事务文书。一个“对内”，一个“外联”界线分明、容易把握。机关对内处理公务的机关事务文书有：计划、总结、调查报告、文字材料（包括汇报材料、典型材料）、简报、工作研究、签报、信息、会议文书、大事记、述职报告、业务工作报告，等等反映机关内部工作事务的各式公务文书。机关与外界联处理机关日常生活的事务文书有如条据、书信、告启、海报、声明、便函、请柬、电报，致辞、礼仪，等等。14

3四、本《教程》介绍部分机关事务文书的内容机关事务文书数量庞大、名目繁多，本《教程》无法全部介绍，仅选择几种具有代表性、启发性的五种文书作示例，希望能以此作为基础，举一反三地逐步驾驭其他的的机关事务文书。第一章文字材料第二章计划第三章总结第四章调查报告第五章述职报告【思考与练习】参考答案第一章文字材料【思考与练习】参考答案导语：材料是写作的基础，没有材料就会无法下笔。我们必须充分认识到，只有积累好材料、整理好材料、熟记自己备好的材料，才能撰写好材料。通过本章的学习，培养自己的材料工作能力。一、概念题掌握如下名词术语。材料资料占有材料——指自己实际掌握的材料。积累材料——指自己在平时注意将材料积存起来。整理材料——对自己占有的材料进行加工整理。包括“去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼”的认识、整理形成的材料。数据——指各种不同角度的数字，如绝对数、百分数、对比数、正数、负数，等等。正面材料——能从正面展示事物属性、本质做事例。反面材料——能反面展示事物属性、本质做事例。侧面材料——能从侧面表现事物的具体事例。直接材料间接材料“假、大、空、套”——指材料中的虚假、大话、空话、客套话等不切实际的东西。二、阅读题1阅读例文。通过阅读来理解本文种的性质、作用、文种特点、写作要求和篇章结构的方式方法。2例文一是写作者收集以自用的备用材料；例文二是写作者为了向他人提供参考材料而撰写的推荐材料。请仔细阅读。在学习本章知识之前，必须首先认真阅读例文。因为同学们尚未接触过“材料”，什么是材料、材料是干什么的、怎样去掌握材料、怎样去用材料，等等。第一篇例文，就是“怎样去用材料”，给读者予难度：我们不仅要学会“怎样去拥有材料”，更要学会“怎样去使用材料”——知其难攻其难、拿下“难”，而“难”便不难了。14

4笫二篇例文，其实也是“应该怎样去用材料”的问题：该学校党委要向公众推荐李向这位先进典型，目的是要让公众认识李向、认同李向。然而，公众并不认识、了解李向，因此，推荐材料就有了“李向的材料诸多，该写什么”的问题。例文的优点正是“注意了选取具有代表性的、典型性的材料，也注意了用事实说话、用数字说话。这是使材料“活起来”的重要手法”，细细体会“使材料活起来的重要手法”。第三篇例文，也是“应该怎样去用材料”的问题：“一项工作，千头万绪，要汇报的很多。怎样汇报？必须自己所需要汇报的内容，提纲挚领、纲举目张。”一、简答题1依据自己所学，说说在有了材料之后，应该怎样去整理材料。2说说你对选择材料和使用材料的认识。3说说你对“去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼”的理解，以及你将如何具体运用。4根据自己所学，说说你将如何克服撰写材料时的“假、大、空、套”现象。5谈谈你对“材料工作”的新认识及做法。这五道简答题可归纳为一道题去思考：什么是材料、我们需要什么材料、怎样去占有材料、有了材料之后应该怎样去处理材料、应用材料。要特别注意运用材料的“十六字方针”——“去伪存真、去粗取精、由表及里、由此及彼”和反对“假、大、空、套”现象。参阅《教程》介绍。二、训练题1制订一个行之有效地积累材料的实施计划。你准备怎样去实施自己的积累材料的计划？可以从“剪报”做起：将自己认为有参考价值的资料剪下来（或在电脑上建立材料文档，将自己认为有价值的资料扫描下来、建档保存、定期阅读、应用）。2制作一套适合于自己使用的资料卡片。参照339页资料卡样式约邀一些同学自印（每2000张卡片纸）使用。养成动手抄写浚料卡片的良好习惯，必有好处。3在自己的电脑里建立一个资料文件夹，再按自己对资料的分类，分别建立各种分类文件夹，并将自己准备收集的文件资料放入里面。只有坚持才能累积；只有累积才能成材。第二章计划【思考与练习】参考答案导语：我们必须尽快学会制订和写作计划，并在未来随着自己工作阅历的增加，逐步掌握更多的不同计划的制订与写作。目前初学，可由浅入深地逐步从生活、学习、工作入手，训练自己实现驾驭计划的目标。14

5学习计划，要注意培养、训练自己制订计划的基本功。一、概念题掌握下列名词术语。计划安排打算规划设想纲要要点方案预案超前意识因地制宜立项依据预见性计划指标二、阅读题1阅读例文。2通过例文，体会什么是计划，为什么要制订计划，制订计划的依据是什么，怎样去制订计划，应当以什么态度去执行计划，有计划与没有计划，做起事来效果会如何。三、简答题1人们在使用计划时，往往会由于内容上的差别而选用“计划”“规划”“设想”“意见”“方案”“要点”“预案”“安排”“打算”等不同的名称。请说说在什么情况下，该分别选用什么名称。大体说来，预定在短期内要做的一些具体事情，一般叫“安排”；准备在近期要做的，而对其中的指标或措施等考虑得还不很周全，只能作原则性要求的，一般称“打算”；拟订带有全局性的某项工作，时限较长，须跨年度，涉及面广，只能提出一个轮廓，但须在理论上论证其可行性，提出可能实现的奋斗目标的，一般称为“规划”；为长远的工作或某种利益着想，作个正式的粗线条计划，一般叫“设想”；上级对下级布置一个阶段的几项工作或者一项重要任务，需要交代政策、提出具体要求的，一般用“意见”；对一段时间内的工作做出简要的安排，突出重点，写得扼要，一般用“要点”；对某项工作的实施，经过深思熟虑，从目的要求到方式方法都作出周密的安排，甚至还创制某种法式，称为“方案”；为应对某种突发性的紧急重大事件或情况而事先制订的处置办法称为预案。总之，计划就是人们用于规划自己的未来、指导自己实践的指南,是使自己的工作、学习和生活增强预见性、减少盲目性的指导工具。2上级机关对下级机关布置工作，常常使用“要点”“方案”“意见”“安排”等文种。这些文种都不是行政公文（所以往往要用通知载运下发），但它在指导性和指挥性方面却具有同公文一样的权威性。请说说这些文种同公文中的什么文种相当。它在指导性和指挥性方面却具有同公文“意见”一样的权威性。3什么是计划？计划在文体上与总结、调查报告等文种比较，具有怎样的特点？计划就是在未来的一定时间内，为了更好地完成工作、生产、学习等任务，根据党和国家的方针政策、上级的指示精神以及单位或个人的实际情况，提出明确的目标和具体的任务，要求制定相应的措施、方法、步骤，规定完成期限等具体内容的书面材料。其分工内容不同是指计划是规定未来自己所需要做的事情；总结即是回顾自己已往的实践；调查报告却是对他人的实践进行总结。而它们之间存在着的联系是指人们在制定计划的时候,必须对计划的立项进行调查研究,有的还需要写出调查报告,论证其可行性；还要参考同类事项的前人经验总结,使自己所制定的计划立于可靠的基础之上。反过来,当计划实施完成之后,应当及时写出总结,即对照计划,分析计划措施是否得当,任务完成好坏是什么原因,从而揭示出规律性的认识来。414

6请你依据本章知识、相关例文或联系自己身边的事例，谈谈法律、法规、规章在制订计划时的重大作用。只有在国家法律允许范围内、在党和国家的方针政策允许范围内的立项,经过调查研究,找到其可行的因素,才是能够付诸实施的行动计划。否则，即使是从良好的愿望出发,制定的计划也是行不通的。5说说总结、调查报告等文书对制订计划有什么相关作用，我们在制订计划时应当怎样去收集、运用这些文书。总结是实践者对自己实践后的回顾,揭示他们对事物规律性的认识,具有供人参考的经验与教训,可以为制定计划提供有价值的参考；调查报告是在没有现成参考资料的情况下,针对计划立项之所需而进行调查,并通过调查获取为制定计划具有参考价值的各项相关资料。因此,在制定计划时要充分运用相关立项的已有总结,注重调查举证。四、训练题1请认真阅读下文，然后回答问题。××区银行办事处大专班学习计划近几年来，我们银行的青年职工人数越来越多，已经成了业务骨干力量，他们在经济战线上发挥着积极作用，展示了我国银行事业的希望和前景。但也不能忽视，一些青年职工由于理论水平低、文化素养差、科学文化知识贫乏等而感到我们做的工作没有意思。根据中国人民银行总行要求，为提高在职干部文化水平，我们办事处开办了大专班，半脱产学习两年，招生的对象是在银行工作两年以上、高中毕业或相当于高中毕业水平的同志。为了更好地完成学习任务，我们教育科计划如下。一、学习内容主要学习基础理论，学习政治经济学、哲学、货币概论、会计原理、高等数学、大学语文等20门课程。二、学习进度第一学期，有应用写作、政治经济学、货币概论、会计理论、电算化。第二学期，有应用写作、财政经济概论、转账结算、哲学、银行会计、商业会计、统计、电算化。第三学期，有应用写作、党史、储蓄、企业管理、工业会计、工商信贷、政治思想教育。第四学期，撰写毕业论文，作调查研究。学完一门课，进行一次结业考试，不再进行全面考试。三、学习方法：任课教师，请××大学、××××学院、××第三师范学校、××电大和银行的老师。学生上课时做笔记，课后参考书籍做复习题、练习题，由任课教师批改作业。各门功课每学习完两章进行一次阶段考试，检查学生是否已真正掌握。××区银行办事处教育科一九××年×月×日（1）本文标题存在什么问题？请改正。本文标题、事由概括不准确。纵观全文,应改为《××区银行办事处中专班教学计划》。（2）请指出本文的前言缺漏了什么，有哪些内容应该放在计划事项中去。请修改好该前言。14

7本文的前言没有明确地提出办学的目的要求。计划应说明根据什么目的或什么人的指示或什么样的情况而制订的。因此，在本前言里,应补上办班目的要求,而将学习年限、招生对象等内容挪到计划事项里去。可改为：“为了提高我行干部、职工的基础理论水平，根据中国人民银行总行的要求，我们办事处开办了中专班。其教学计划如下”。（3）请就本计划所反映的内容进行修改，补上应该写上的内容，使之完整（可根据需要，重新调整结构）。根据原计划的内容,可将计划事项调整为：①办班的任务与要求；②招生对象；③课程内容；④教学安排；⑤考核办法；⑥任课教师（4）应用写作的语言，必须做到准确、平实、简洁、得体。请指出本文在语言上的毛病并改正。可根据实际情况,或由教师提示,或由学生先修改全文。提示：要避免口语化,力求规范化。2制订计划和执行计划都必须同数字打交道，要注意正确运用各种数量的概念。如基数、序数、分数、倍数、确数、概数、绝对数、平均数、对比数、百分数，以及表示各种程度、范围、频率、时间、条件等的概念，对这些数量概念的运用与表达，既要准确，又要规范。本章“计划”就是要运用各种数据来表达的文书，借这个机会，学习、掌握运用数据表达的方法。要完成这道题，要分三步走：第一步，逐个弄懂“基数、序数、分数、倍数、确数、概数、绝对数、平均数、对比数、百分数，以及表示各种程度、范围、频率、时间、条件等的概念”；第二步，理解各项数字在表述中所起的作用。完成这题练习,学生会觉得枯燥无味而不认真完成,建议教师讲明学习、掌握运用数据表达方法对今后写作计划、总结、调查报告等均具有重要作用,是自身提高业务素质的重要技能,切勿等闲视之。（1）下面的第一二两段文字分别运用不同的数据说明了什么问题?又说明了一个什么共同问题?其分别说明的问题是：⑴下达了2005年的计划任务；⑵表达了到2005年止已完成的任务。两者共同反映了计划在顺利实施。（2）请先阅读调查报告例文《关于重庆市巫山县部分乡镇铲苗种烟违法伤农事件的调查报告》，然后研究下面各段文字中作者是怎样运用数据说话的。作者运用数据说话,分别使用了：①全县耕地总面积（64.4万亩）②全县适合种烤烟的耕地总面积（30万亩）③该县历史上种烟总面积（10亩）④市烟草局下达该县应收购烤烟任务（9万担）⑤县政府加码下达全县烤烟基数（15万担,比市下达任务多出6万担）⑥县政府加码下达全县烤烟目标任务（20万担,比市下达任务多出11万担）14

8①“担”转化为可比的“亩”,需种植（5万～6.7万亩）以上是从巫山县全局性的数字上表述,已可以看出“在加码”了。②写出事地域,官阳区县下达基数为（4.1万担）③官阳区需种植烤烟的面积（1.3万～1.8万亩）④官阳区耕地总面积（2.2万亩）⑤……如此法一直列下去,直到领悟出作者是怎样运用这些数据来表达,其作用与技巧在哪里。全县644万亩耕地中，适合种烤烟的有30万亩。历史上，烤烟种植面积最高达到10万亩。今年市烟草专卖局下达该县烤烟收购计划9万担，县政府下达烤烟生产考核基数为15万担，目标任务为20万担，按亩产量300斤计算，需种植5万67万亩。巫山县今年下达给官阳区的烤烟生产考核基数为41万担，目标任务为54万担，需种植烤烟13万18万亩。该区适宜种烤烟的36个村，耕地面积只有22万亩，人均仅1亩。官阳区按烤烟目标任务与农民签订了合同，即必须用80％的耕地（人均08亩）种烤烟，剩余20％的耕地（人均02亩）种粮食和其他作物。为了防止农民多种粮食、少种烤烟，官阳区限定每个农民只准保留可移栽02亩地的500棵玉米苗，超过部分一律铲除。而且，实行连片种植，强行烤烟净作，即在规划种植烤烟的区域内不准种植其他作物。面对农民不愿多种烤烟的局面，官阳区及其所属乡镇领导决定强行铲除农民多种的玉米苗和栽种的其他作物。据初步统计，4月上旬，全区铲苗行为涉及27个村、1616户，共铲苗（包括折合可栽种面积）12899亩。1999年巫山县财政一般预算收入为4731万元，而当年财政供养人口为11562人，仅实际工资性支出就达6715万元，是典型的“吃饭财政”，主要靠上级财政补助维持，当年上级财政补助10631万元。在一般性财政收入中，烟叶及卷烟税收占相当大的比重。1999年来自卷烟和烟叶的税收为1958万元，占一般性财政收入的41％，该县把发展烤烟生产作为当地增加财政收入的主要手段。按照农业特产税的有关规定，烟叶的特产税应在收购环节向经营者征收，而不应向农民征收。而官阳区却规定，如果农民不种烟，就要交每亩168元的特产税（按一亩地平均产烟叶300斤，收购均价280元／斤，特产税率为20％计算）。区政府算的是这个账：如果农民少种了一亩烟，政府就少收168元。因此，不少农民说，这个烟不是为我种的，是为政府种的。农民陈发朝说，官阳地处高寒山区，年成好时每亩产玉米不过500来斤，按040元／斤算，一亩收200元，如果交了168元特产税，再去掉生产成本和其他费用，农民种田干啥呢?一些农民说，我们不是“抵抗”种烟，我们只是要留一点口粮。农民吴明香说，我去年4亩地种了3亩半烟叶，一年下来，扣掉税费，只剩10元钱，今年的苞谷苗又被铲掉了，现在家里没有粮食，只好到处借粮度日。3为应对某种突发性紧急重大事件或情况而预先制订的处置计划叫预案。请自行找一份执行中的预案来学习，并比照别的计划文书，研究这个新文种的应用与写作。“预案”也是计划文书中的一种。请接触一下这种文书，让自己开拓眼界。14

9第三章总结【思考与练习】参考答案导语：总结是使用频率很高的机关事务文书，是有效帮助每一个干部快速成才的手段。我们必须学会写总结，并熟练驾驭总结这门工具。因此，必须认真结合自己的实际，努力完成以下练习，掌握好总结这门工具。一、概念题掌握下列名词术语。感性认识——通过自己的感官看到的、听到的、触摸到的具体实在的感知。理性认识——在感性认识的基础上提高了、产伍了抽象的认识，即从事物发展的规律上产生了认识。摸索出客观事物发展的规律——通过反复的实践、研究，自己终于悟出了该事物是如何产生、如何发展的必然性规律的认识。认识规律——指人们认识事物的必然过程。实践性——要得到认识必须经过实践。过程性——要得认识必须在实践的过程中形成。证明性——所得到的认识必须用某具体的实践来证明。数据——能从各种不同角度反映事物状态的数字。典型材料——指最具代表性、最有说服力、最能表现事物本质特征的材料。对比材料——能通某种比较来说明事物状况的材料。去伪存真去粗取精由此及彼——从这件事看到另一件事。由表及里——从表象看到本质。活材料——活生生的材料。二、阅读题1阅读总结例文。《教程》中的例文必须认真阅读，最好自己再找出一些他人总结多读，从读中悟出总结的功能、从而使自己爱上总结，进而喜欢总结、到善于总结——善于从自己的亲身实践中总结出规律性的认识、迅速增长才干。2从例文中领悟出“总结是认识客观事物、掌握客观事物规律的一种重要手段”的含义。“认识客观事物”“掌握客观事物规律”这是每一个成长、成材的必由之路。人们的进步、成长之所以会有快有慢，就是在“对客观事物的认识”和“掌握客观事物规律”的能力上。例文的作者对自己所从事的工作，不断地去感知、不断地去认识，反复去实践、反复去认识，就摸索出了规律性、就产生了规律性的认识、就有了心得、体会，就产生了经验。将自己的经验条理化、理论化，就成了有价值的、能给人予启发的论文。三训练题1试以例文为例，说说作者是怎样将自己实践的成果上升为自己的经验体会的。14

10作者以文字工作为中心，总结了他“办文”工作的心得体会。根据他自身的实践，体会到要做好“办文”工作，必须注意做好他所指出的五个方面：一是树立“以文辅政”的理念；二是所办的“文”，其体例格式要恰当、规范；三是其“文”的谋篇布局分明、严谨；四是其“文”的选材要高远、翔实；五是其“文”的语言要朴实、易懂。这是他的心得体会。对我们初学者来说，确实能起到引导、指导的作用。“怎样将自己实践的成果上升为自己的经验体会”这是撰写总结必须抓住的“根本”。例文为我们提供了榜样：不以时间为顺序，也不以空间为顺序，而是以自己对“办好文”的认识为顺序。而且，每一个体会，都从自己的实践中概括出来。比如他讲笫一个体会——“在目标定位上，要牢固树立“以文辅政、文以载道”的理念”时，就以自己作为机关办文者的角度来说体会的：他没有讲大道理，而是以从事文字工作的人员身份的角度来认识“以文辅政”的意义、做法和效果。而且，他所讲的五个方面都同“办文”相紧扣，都是自已的实践体会。2试用《教程》介绍的总结经验体会的三步归纳法对下面这段文字进行归纳，用简短的文字写出其规律性的认识。党委专门召开扩大会议，分析安全工作形势，××主任主持全库性组织纪律整顿动员大会。机关三处重新修订了贯彻条令，落实“二十项”的规划，并组织实施第一个“百日无事故”竞赛活动，对检查内容、评比条件和实施办法作了周密部署。各业务分队针对本单位组织纪律方面存在的问题，认真从政治思想工作、发挥骨干作用、落实规章制度上分析原因，勤务连组织相关知识竞赛，请先进典型作报告……通过整改，作风涣散现象大大改变，三四月份请假探亲的38人，无一人超假。艰苦奋斗的作风得到发扬。过去不少战士经常向家里要钱花，整顿后，据不完全统计，全库战士个人储蓄已达元。安全工作也有了很大提高，全库共收发油料吨，油罐除漆个，保养油罐、橡胶罐个，无一例安全隐患。提示：第一步，抓主题（这个单位――某部油库在做什么）。——进行整改。第二步，找做法和成效（在这个单位里,谁谁谁做了什么、成效如何）。——“重新修订了贯彻条令，落实“二十项”的规划，并组织实施第一个“百日无事故”竞赛活动”“分析原因”“组织相关知识竞赛”第三步，下结论（用一句话表述出具有共性的认识）。——作风涣散现象大大改变3依据自己某一时段内的实践，写出你在什么思想认识的指导下做了什么工作（或学习上、生活上的），取得了哪些成效，有什么经验体会，总结对这件事情成败的规律性认识。提示如下：总结就是对自己在前一段时间的某项实践进行回顾,依据一定的目的,从该实践中找出带规律性的新认识,为再实践提供经验或教训,从而不断地提高认识、不断地增长才干的书面材料。14

11总结的材料必须是自己亲身实践的记录；总结所得出的结论必须是自身实践中对规律性的认识；总结中对规律性的认识必须在展现实践的过程中体现出来,水到渠成地归纳；总结对规律性认识的归纳必须使用概括抽象的方法使之理论化；总结的表述,必须是对自身实践的叙述,绝对不能引经据典地论证；总结的表述要用事实说话：事实就是事例的人、地、时、事、因、历、果和实际的数据。所谓“摆事实”,就是将自己亲身实践的事例,简要地叙述出来,展现其过程性。但是,过程性的展现,不是为“摆事实”而摆,而是用所摆的事实做“证明材料”,证明所揭示的规律是事实的、正确的。数据是枯燥的,但是却又是十分生动的,具有巨大说服力的证据。可是,要懂得运用数据,只有将数据运用好了,得当、得法,是地方,才能显示出数据的真实性和生动性。如何将死的数字用活?这就要动用到“绝对数”、“相对数”、“百分数”、“对比数”等等；为了说明问题,必须运用比较法,用比较才有鉴别,自己同他人比是“横比”,自己同自己比是“纵比”,各种不同的比较,有不同的功用；纵比,可以使人了解过去,是进步了还是退步了,进步了多少,退步了多少,一比较便清楚了；横比,可以让人看到自己是处在什么位置上,是有优势还是处于劣势,相差有多大……通过各种比较,优势劣势便显现出来了,差距便暴露了,只要深入去分析研究,运用概括、抽象的方法,将规律性的认识表述出来,并针问题提出“该怎么办”的改进措施,便能为再实践提供方向。4我们学习应用写作，必须学会用事实说话。请阅读下面一则文字，细心体会用事实说话的方法是怎样的。永不消逝的电波内径不足2米的圆柱形空间，两台水位数据采集存储器，这就是长江螺山水文观测站的全貌。连日来，一封封水情电报，就是从这个几乎被洪水淹顶的孤岛飞向中南海和国家防总、湖北省防总及沿江各前线指挥部。8月16日上午，记者手持打蛇棍，身穿长裤雨靴，趟着齐腰深的江水，避绕着游向腰间的蚂蟥、蜈蚣，探向这个风口浪尖上的磐石。水文站站长林天才工程师——一位老水文的儿子告诉记者:“越是洪水暴涨，我们越要坚守岗位，哪怕淹得只剩眼睛，哪怕决堤溃口，也决不许说一声撤，因为总书记和总理等着我们的数据。”桌椅泡在水里，他们只好穿着密不透风的长裤雨靴立在水中，24小时不离岗，每小时报一次水位。晚上查水尺，一开灯，毒蚊飞虫一拥而上，叮得人伤痕累累。时值40摄氏度高温，穿长靴一会儿就大汗淋漓了。刚摸到狭窄的栈桥，我们突然发现栏杆上盘着一条两米多长的花蛇，不禁毛骨悚然。陪同我们的水文观测员汪卫东勇敢地冲上去用打蛇棍猛击蛇头。几个回合后，蛇终于被打死抛入洪涛中。汪卫东轻松地说:“我们几乎天天都能遇到蛇，站里职工每人都打死过十几条呢。”当日值班员叫杜燕飞，1996年毕业于南京河海大学，今年才22岁。见到《光明日报》记者前来采访，这位年轻的知识分子显得十分兴奋，他兴致勃勃地介绍着数字自动采集存储器和人工测报系统的原理，显得很投入，似乎忘却了身外洪水的侵袭。他每天只有280元的野外补助，防汛津贴、血防津贴还从未拿过，而且职称到现在还没有落实。只有在谈到蛇、鼠、蜈蚣、蚊虫时，这位文静腼腆、戴近视眼镜的书生才流露出一丝不易觉察的惶惑与不安。有职工告诉我们，林站长的妻子叶群卫也是水文工作者，在城陵矶水文站工作;几个月来因各守其位，只有隔水相望了，偶尔林天才才能在报水情的无线对讲机中听到妻子那令他温暖而酸楚的声音。在观测室的门框上，记者发现一颗铁钉。汪卫东告诉我们:“8月1日14

12那天，我值班，螺山水位达到历史最高值：3462米。我蹚着水在门上钉了一颗钉子，作永久的纪念，要让后人记住历史上的那一天。”水位自记台“沙沙”作响，坐标纸上画出一条急促波动的曲线，精确地显示着此刻的水涨水落。“快来看，是不是涨水了?”杜燕飞大喊。汪卫东奔过去，屏息凝眸盯视了一阵，说：“是，是涨了两公分。”他迅速冲向数字自动采集存储器，证实的确如此。这标志着长江第六次洪峰的前部正悄悄地到达螺山站。我们依依不舍地告别孤岛，只听见杜燕飞手持无线电话紧张地报告:“16日上午10点，螺山水位3830米，上涨……”临别，林天才告诉我们，长江上像这样的水文站有10个，职工数百人。（载《光明日报》1998年8月17日）用事实说话、用数字说话是应用写作的一种技能。本《教程》中列出的例文确为好教材，请认真研究，学会运用事实说话、用数字说话。第四章调查报告【思考与练习】参考答案导语：学习写作调查报告，不是重在写作上，而必须重在调查、研究、分析、判断等方面，而这些方面的基本功，必须自己扎扎实实去培养训练。一、概念题掌握下列名词术语。原始数计划数实际数对比数百分比换算数据去粗取精去伪存真由此及彼由表及里对策定量分析定性分析凭借事实说话针对性观点与材料统一二、阅读题1阅读调查报告例文。2通过例文认识调查报告的情（况）、因（原因）、策（对策）三个部分，为今后撰写调查报告明确方向。《教程》收入例文两篇，对我们的学习均有极大的启发教育作用。我们要做好工作，必须学会调研，学会写作调查报告。例文二是3名女中学生历时11个月的调查暗访后写成的调查报告，惊动了中央。她们的榜样应能激发我们。例文一是调查报告的典范之作，可以引领我们的学习。认真阅读例文为自己增添学习动力、明确方向。三、训练题请结合自己的专业或工作，对某工厂（商店）作一次模拟调查，拟出若干选题，然后在教师指导下逐条评析，选出一个最合适又有价值的选题。14

13第五章述职报告【思考与练习】参考答案导语：写作述职报告是干部特别是领导干部必须具备的能力，其重点无疑是自己履职过程中在德、能、勤、绩诸方面的实践，没有实践便没有可述之处。但是，领导机关、用人单位选取人才，还是需要审视述职报告的。因此，述职报告的写作是干部必备的写作技能之一，建议同学们切实掌握好述职报告的应用与写作。一、概念题掌握下列名词术语。述职报告履行职责情况德、能、勤、绩述职评议廉洁自律选拔任用干部考核干部人事考核政治素质心理素质生理素质领导审查群众评议政治品德伦理道德廉洁奉公严于律己事业心责任感纪律性决策能力用人能力协调能力计划能力自述性自评性报告性二、阅读题1阅读述职报告例文。2通过例文和例文导读介绍的情况，了解述职报告的进行程序，以严肃认真的态度对待述职报告。三、简答题请依据述职报告的文体特点，说说它同工作总结的区别。四、训练题1写作述职报告必须首先明确自己的岗位职责，并对照职责规范叙述自己的履职实践，如分别在德、能、勤、绩诸方面做了哪些工作，怎样去做的，效果如何。请你认真阅读例文，试分析作者是怎样对照自己的职责规范分述其履职实践的。2依据自己的岗位，写一篇述职报告。要求体现出述职报告的特点，符合写作要求。14