外贸流程简析

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外贸流程简析以下内容跟进整个外贸的跟单流程中的每个环节做出分析。邮件书写(E-mail的格式及要求)1.业务客服部对外邮箱：kentsang＠bhtchina。com；info＠bhtchina.com。2.字体:Arial字体大小：10号字体颜色:黑色，或根据跟进情况需要选择使用蓝色.3.邮件标题:突出E-mail主题,让客户在第一眼看到主题就知道此邮件的重点内容,加强客户点开邮件的可能性.4.1#签名：发E—mail给国外客户时用，客户的职位通常要是老板级别，买手级别或者是其他较高职称的人。而且,在与客户建立良好关系后可只能用总经理曾先生的签名档.邮件内容要达到总经理要求。KenTsang GeneralManagerShenzhenB.H。TEnterpriseCo.,Ltd。Room3008，DongjiaBldg,PengnianPlaza，No.2002JiabinRoad，Luohu，Shenzhen,China.Tel:(86）755-25185088Fax:(86）755-25185600P.C.:518001E—mail：info@bhtchina。comWebsite:www.bhtchina。comAlibaba:http：//bht。en。alibaba.com/2#签名：对国内的指定货代或客户的国内办事处时用,同时在整个订单进程跟进中进展到纯跟单过程，顺畅的转到助理名来继续跟进，例如包装和出货跟进。外贸助理名 ＊**Ken'sAssistantShenzhenB.H。TEnterpriseCo.LtdRoom3008，DongjiaBldg,PengnianPlaza,No.2002JiabinRoad,Luohu，Shenzhen，China。Tel:（86）755—2518xxxxFax:(86)755—25185600P。C.：518001E—mail:info＠bhtchina。comWebsite:www。bhtchina。comAlibaba：http://bht.en.alibaba.com/5.文笔流畅，段落清晰。让阅读E—mail的人有很舒服的感觉，并注意与客户之间情感交流。6.多看和学习客户及老同事的来往邮件,学会模仿,尤其是客户的表达和用词方式；在发邮件中注意语气，尤其是分别以Ken或者个人实际名义发送邮件时；7.注意细节，绝对避免书写中的语法错误或拼写错误.尤其是以Ken名义发送邮件时,注意以Ken(老板)的语气和角度来发邮件，而不是个人的角度或者语气,切记不能出错。8.所有与客户沟通的来回邮件都要标注好日期存在对应客户的文件档内，以便后续查看和参考。

1产品推广及报价从新产品报价资料中根据对客户背景的了解整理出针对每个客户的产品推广。要了解客户的性质，具体是零售商,进口商，批发商还是其他，根据这个确定客户一般的包装要求,如果客户有自己的报价单模板，务必按照客户的报价单模板来做报价资料；根据区域不同而所需的插头不同或者最小订购量不同区间相应的调整下报价的上浮下调。针对老客户，我们已经很熟悉客户性质（零售商,进口商，批发商还是其他），报价单模板和客户包装要求，可直接按照客户的实际情况进行报价，节省双方的时间，让客户感受到我们的服务周到。见面会(在推广过程中，尽量邀请客户来板房挑选产品和拜访）1.会前准备工作1）若是客人第一次到访,要了解客人的公司背景和采购意向，做一份书面资料递交给曾总参考并存档；2）确认客人的到访日期和时间，并告知曾总；3）与客户确认好是否需要接车服务，如果需要及时与公司确认好安排4）准备好客人曾经询过价的产品信息，如报价单,样品等5）整理样板房和会议室。若客人有明确表示需采购的产品类型，要突出主题，可摆在会议室或特装区，重点推荐给客人;6）准备好冷,热饮,如汽水，果汁，或茶；同时，向综合部申请采购鲜牛奶以便客户需要现磨咖啡时使用；也可以备一些小食品或水果供客户选用7）在客人到达前10分调好音乐开始播放，音量以适合做背景音乐为宜；把所有产品的灯都打开，也把一楼的装饰性灯打开营造良好的氛围，务必创作一个舒适的环境供客户挑选产品8）做好接待人员的相关安排工作，具体到几个人协助，分别的工作内容是什么，务必做到有条不紊的完成整个客户来访接待工作9）准备好相机，以备及时拍下客户挑选产品的照片和吊牌信息，在客户临走时建议客户与曾先生合影留念使用2.接待工作1）会前10分钟若客人还未到，可电话关心下，是否因什么耽误了或需要什么帮助等.客人到了公司楼下,要下去热情迎接。刚进公司，可大致地介绍给客人我司的整体布局和人员，比如生产车间，办公室,会议室，样板间和老板的办公室等等。2）引导客人入座会议室；一般情况下，客人坐在正对门的位置3）协助曾总和客人之间相互介绍，如问客人的旅程可好？在中国出差是否习惯等等？嘘寒问暖后，问客人喝什么饮料？4）花5—10分钟从客人那里了解对方市场的现状，公司经营状况，今年的采购意向等，尽可能直面搜集客人的相关信息,以便在样品间更有效地引导挑选，介绍产品.5）引导在样品间挑选产品，重点推荐公司强项产品和利润较高的产品,然后将客人选好的样品放到会议室,以便接下来进一步洽谈6）客人挑选的产品要及时地，按顺序地拍照备用7）挑选好产品后,回到会议室报价,做好详细的会议记录8）邀请客人一起拍照留念9）送客人上车或送回指定地点3.会后工作1）与会的相关人员再次碰头整理会议记录2）将客人挑选好的产品重新拍照(若需要的话），后放回板房3）做报价单

21）需打样的话,做好样品单给采购部去下发和跟进工厂2）在见面会记录本上,整理并详尽记录会议内容和注意事项样品样品生产：在收到客户的样品要求后，需与客人详细确认样品信息及要求，并确认客户能接受的最大限度的样品期时间。在确定信息无误后，再下单工厂打样.并告知工厂样品期时间，要在与客户确定的样品期内给自己预留几天时间以防出现问题需要整改耗用时间。如果样品没有问题，相信客户很乐意比预期早点收到样品.样品检查：在收到样品后，要对着样品单仔细检查样品是否完全符合要求,包括样品尺寸,灯光颜色,样品颜色，样品材质等各个细节。如果样品表面有污浊或者小瑕疵尽快在寄出样品前作出整改，保证客户收到样品后对我们的样品满意。样品打包:在打包寄送样品时,要尽量选用结实的箱子，尺寸最大限度的满足要装的样品,避免切箱导致箱子无法提供对产品的充分保护。在装箱过程中也要注意对产品的保护到位（有气泡袋或者泡沫，硬纸皮等对产品进行保护或加固外箱）,尽量不要浪费箱子的空间，避免造成我方或者客户的运费浪费。在打包完成后,标准是贴三面唛头,每相同的两面各贴一个唛头纸。样品清单:在寄送样品后，可发送一份实际的寄送样品清单给客户，以便客户在收到样品时进行清点。样品费：根据客户背景及质量等级判断,选择性向客户收取样品费.一般是按照单个产品报价总额的三倍收取，或者报一个样品费总数，通过客户支付样品费的意愿，可判断客户对我们产品的实际兴趣大小和是否只是来套样品的.订单在收到订单后马上确认下订单的各点信息是否准确,如下，1、价格是否同我们报给客户一致,2、总金额是否准确3、订单中的CBM是否准确，这将直接影响到后期出货时能否顺利.一般大客户是按照整柜订货，如果出现柜子空间过度浪费或者满柜装不下，对我们都不好。4、客户的装柜量是否达到满柜或者超过满柜5、客户的包装要求与报价是否相符6、客户要求的出货期是否足够完成大货7、客户订单中的产品要求对比之前报价的产品信息看是否一致8、客户订单中的付款方式，是否是我们可以接受的或提前确认好的。一般我们的付款方式为T/T，D/P,和L/C.尽量只做T/T方式，便于及时收回货款。关于T/T付款中的定金，我们一般按照20%前T/T，30％前T/T，50％前T/T，100％后T/T。最好是按照30%前T/T确认订单。在确认客户订单信息无误后，按照客户的订单数量和订单内容发给工厂做生产单价的确定以便确定订单以及我司的利润率。在与工厂确定价格可以操作后，回签客户的订单，并做SalesConfirmation销售合同给客户，请客户盖章回签以便正式确定订单，同时请客户按照销售合同中的银行资料付已确定好的定金。一般我们是在确定收到定金后方可安排大货生产，但是实际情况实际处理,通过评估,可以考虑在等待客户付定金过程中先安排配件采购和工厂生产。跟单在生产订单下到工厂后，务必把产品的信息尽可能详细清晰列明在生产订单中,有需要的可以用红色或者加粗标注以避免后续大货生产中产生任何争议。在收到客户的包装和唛头后,要做详细的表格指示工厂是如何进行包装的，和清晰的唛头设计。都务必先收到工厂的草稿，经过客户的确认或者自己确认过才能开始大货生产。

3在出货前2个星期的样子向工厂索要含完全出货包装的大货样品（部分客户会要求大货样品，所以在下单时就要提前在生产单中写明强调大货样品的要求）在跟进期间，要分至少三次（生产开始,生产中期，生产后期）跟进工厂的进展或者要求采购部去了解到相关的进展反馈给业务员，以便及时发现问题和解决问题。包装1、在收到客户订单后一个星期开始催客户提供包装资料。在收到客户包装资料后，提供给印刷厂，请印刷厂做成JPG格式的草稿供检查和发给客户确认。2、务必注意帮助客户核对包装资料上的产品或灯串信息，在保证无误情况下再提供给客户进行确认，否则出现客户疏忽造成后面印刷中有错误，一般客户都不会承担,转而由我们承担责任。3、线标包装资料尽可能早的确认好并安排生产，方便将灯串及早下发到工厂进行包装。4、包装外箱根据客户要求不能打包带和打大钉。验货根据客户的要求交货日期或者实际大货生产中与客户最终确认的交期,提前至少一个星期向客户告知可以验货，前提是工厂的大货生产进度按照要求，及做好相关的验货准备，或者根据实际出货安排，货物送到深圳制定仓库，约验货人员到仓库验货，可安排接送和午餐招待。验货的陪同人员（可以是业务人员)务必对产品了解,在验货人员提出质疑和问题时及时给予专业的解答，解开疑惑。一般验货中会出现的问题：1、验货人员要求试摔：一般情况下向验货人员解释,由于产品内部含灯,如果试摔很担心对产品的灯泡造成影响，很可能摔坏，建议不要试摔。2、第三方验货公司针对带普通灯产品会要求仪器检测电压和电线的拉力测试，我们无法提供相关仪器，要向验货人员解释，希望可以被接受。（在工厂我们有电线拉力测试仪器,电压测试仪器没有。如果在仓库验货无任何仪器可用）3、工厂疏忽把唛头印错。要及时安排返工，用唛头纸打印准确内容，把错误内容覆盖。4、手工工艺品容易有小瑕疵，验货人员不一定非常了解我们的这种手工产品存在瑕疵的情况和几率，要向验货人员耐心的讲解。订舱前提先从客户那里拿到客户指定货代联系信息及shipper,consignee和notifyparty信息。在与工厂方面确认好实际准确的出货期后,向货代索要bookingform,然后填写好相关信息回传给货代安排订舱。出货在拿到货代提供的SO后，提供给托车行，按照船期安排拖柜，装柜和还柜事宜。装柜方式分两种：拖柜回工厂直接装柜出货和深圳仓库直接装柜拖柜回工厂直接装柜出货：安排合作的托车行按照指定好的时间和装柜地址到厂装柜。同时安排好工厂按照准确订单号和数量的准备好货物等待装柜，确认货物装好后封柜。与工厂核对柜号和封条号信息,然后可提供提单补料给货代做单。深圳仓库直接装柜：在提柜后即可向托车行索要柜号和封条号.货物已经在仓库备好和验货通过等待装柜.下单装柜出货指令给仓库和托车行,要求仓库人员按照订单号和订单数量及订单产品编号来装柜，确认装好后即可封柜。在装柜的同时，提供含柜号和封条号的中文装箱单给报关行,请报关行对应的报关(重要资料：圣诞装饰品海关编码HSCODE：950510)。报关分为买单报关和退税报关。要根据公司当年度的退税额度安排来定报关方式。收款

4向客户请款一般需要形式发票（proformainvoice）和装箱单(packinglist),内容务必与实际装运和出货的产品一致。如果是同船，有两个或两个以上的柜子，务必按照每个柜子实际的装柜产品来做单。根据客户清关要求，客户需要FormF，FormA,或者CO（原产地证）。附形式发票，装箱单，FormF，FormA及原产地证的模板售后跟进在每年圣诞过后，大概第二年的1月份中下旬开始可以发邮件询问我们公司订单产品的销售情况。根据一年跟进下来对客户的了解和沟通方式,选择合适的方式询问销售情况和销售结果。