官塘驿商会年会活动策划方案

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　　　2０1５官塘驿商会年会活动策划说明一、年会时间:2015年02月１5日(周日)二、年会地点：赤壁市金桥大酒店（暂定）三、活动主题:官塘驿商会201５年会暨二届一次会员代表年会四、活动格调：热烈、喜庆、庄重、大气五、参与群体:出席会议的领导、来宾、会员等六、日程安排：(暂定)(一）当天下午(１3:４5-14:00)：会员及与会人员报到(三）当天下午（１４:00-16:30):商会组织的201５年经济论坛座谈交流会(四)当天下午（１7：00-１７:30）:领导、来宾报到（五)当天晚上(17:３0—20：3０）:商会二届一次会员代表大会+晚宴活动(六）当天晚上(20:30—2１：０0）:欢送领导、嘉宾、会员 注：晚上17:30年会正式开始,与会领导：市镇领导、市工商联、民政局、商会等筹备组下设机构： A、事务组:１、负责广告媒体(由工商联出面邀请电视台、赤壁热线)，会员单位当天均在酒店门头悬挂“热烈祝贺官塘驿商会2015年会暨二届一次会员代表大会胜利召开。”横幅。２、负责年会活动邀请函制作和发布(只制作出席领导的请帖,名单、人数待定）３、负责成立年会的各个活动区域的场景布置。地毯（可有可无)、横幅、彩旗(外借)、拱门(自备)等；场内的主席台、布景、横幅等（办公室负责)4、负责成立年会的各个活动区域的音响、音像和麦克风(交代酒店负责人）５、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡(征求工商联意见)6、按议程需要落实好相关人员:主持人、民政局和工商联宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等,并按议程需要提前做好协调工作.(筹备组负责）7、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作（由商会组织人员)8、负责安排礼仪小姐按议程准备物件,并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作（办公室负责沟通）9、做好年会活动的集体合影工作:地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排（办公室负责)1０、负责年会后的清场收拾工作（办公室负责) B、宣传组:　1、负责年会活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发（由何力负责收集整理)2、负责年会活动所需的稿件、议程、发言稿等(姜先辉负责)３、负责会议记录（刘弄璋负责）

1 C、接待组：1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员(余永丰负责)2、对领导和贵宾的情况提醒领导小组和其他工作组(余永丰负责)３、对领导和贵宾制订专门的接待方案,并做好接待工作(何力、姜先辉负责）４、负责报到区(签到簿、笔、年会出席证等）、会员代表大会区、宴会区、礼品区等的接待服务工作、各区域的人员安排（人员由姜先辉、何力负责)５、做好年会礼品的接收、保管和派发工作,并做好文字记录(陈飞、钱静负责)6、负责年会后的清场收拾（工作办公室负责） D、财务组:1、成立年会所需开支经费的支付,及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况（暂由财务负责）E、安保组:１、负责成立年会的每项活动现场的秩序维护2、负责来宾车辆的指引和调度３、保证展示品、来宾礼品的安全4、负责处理突发事件F、保障组：1、按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况,以保证各类年会用品及时到位2、负责年会场地、酒店以及停车场的落实并与接待组对接3、与接待饭店餐饮部等部门接洽4、负责成立年会晚宴用品的准备和摆设(烟酒专人负责派发）5、负责年会后的清场收拾工作八、成立年会区域分布:（一)报到区１、地点:接待大堂2、功能:来宾登记、会员接待处3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、摄影摄像、礼品登记(二)外景区１、地点:金桥大酒店大门外、周边2、功能:利于宣传、营造年会的热烈气氛，并合影留恋3、配备：拱门、横幅、等（三）二届一次会员代表大会区地点：金桥大酒店会议中心A、主席台：1、功能：有主持席;发言席;贵宾席（市、镇、民政局、工商联领导,商会领导等），利于会员代表大会领导发言和讨论文件

22、配备:地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、条幅、主持、礼仪小姐、服务人员B、代表席:１、功能：利于会员代表发言讲话和讨论文件2、配备:服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件Ｂ、来宾及代表席区:1、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件(六)贵宾休息区1、地点:酒店会议中心　贵宾休息室;２、功能:利于领导会前休息、交流3、配备：水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐(七)宴会区1、地点:金桥大酒店（九）礼品发放区1、地点:接待饭店大堂2、功能:发放礼品3、配备：工作人员、礼品等(十)来宾停车区1、地点:停车场;2、功能：参与活动的所有车辆的临时停放点礼品购置项:茶礼２00份，代金券，会员卡，消费券,其他礼品