官塘驿商会年会活动策划方案

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1、2015官塘驿商会年会活动策划说明一、年会时间：2015年02月15日（周日）二、年会地点：赤壁市金桥大酒店（暂定）三、活动主题：官塘驿商会2015年会暨二届一次会员代表年会四、活动格调：热烈、喜庆、庄重、大气五、参与群体：出席会议的领导、来宾、会员等六、日程安排：（暂定）(―)当天下午(13:45-14:00)（三）当天下午（14:00-16:30）（四）当天下午（17:00-17:30）(五)当天晚上(17:30-20:30)(六)当天晚上(20:30-21:00)会员及与会人员报到商会组织的2015年经济论坛座谈交流会领导、来宾报到商会二届一次会员代表大会+晚宴活动欢送

2、领导、嘉宾、会员注：晚±17:30年会正式开始，与会领导:市镇领导、市工商联、民政局、商会等筹备组下设机构：A、事务组：1、负责广告媒体（曲工商联岀面邀请电视台、赤壁热线），会员单位当天均在酒店门头悬挂“热烈祝贺官塘驿商会2015年会暨二届一次会员代表大会胜利召开。”横幅。2、负责年会活动邀请函制作和发布（只制作出席领导的请帖，名单、人数待定）3、负责成立年会的各个活动区域的场景布置。地毯（可右可无）、横幅、彩旗（外借）、拱门（自备）等；场内的主席台、布景、横幅等（办公室负责）4、负责成立年会的各个活动区域的音响、音像和麦克风（交代酒丿占负责人）5、按社交礼仪规范排好主席台座

3、位，并摆放好两边均有名字的席卡（征求工商联意见）6、按议程需要落实好相关人员：主持人、民政局和工商联宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等，并按议程需要提前做好协调工作。（筹备组负责）7、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作（由商会组织人员）8、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼詁等,并做好展示后的保管收存工作（办公室负责沟通）9、做好年会活动的集体合影工作：地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排（办公室负责）10、负责年会后的清场收拾工作（办公室负责）B、宣传组：1、负责年会活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发（由何力

4、负责收集整理）2、负责年会活动所需的稿件、议程、发言稿等（姜先辉负责）3、负责会议记录（刘弄璋负责）C、接待组：1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（余永丰负责）2、对领导和贵宾的情况捉醒领导小组和其他工作组（余永丰负责）3、对领导和贵宾制订专门的接待方案，并做好接待工作（何力、姜先辉负责）4、负责报到区（签到簿、笔、年会出席证等）、会员代表大会区、宴会区、礼品区等的接待服务工作、各区域的人员安排（人员由姜先辉、何力负责）5、做好年会礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（陈飞、钱静负责）6、负责年会后的清场收拾（工作办公室负责）D、财务组：1、成立年会

5、所需开支经费的支付，及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况（暂由财务负责）E、安保组：1、负责成立年会的每项活动现场的秩序维护2、负责來宾车辆的指引和调度3、保证展示品、来宾礼品的安全4、负责处理突发事件F、保障组：1、按计划请购清单逐一•细致检查物资的准备情况，以保证各类年会用品及时到位2、负责年会场地、酒丿占以及停车场的落实并与接待组对接3、与接待饭店餐饮部等部门接洽4、负责成立年会晚宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责派发）5、负责年会后的清场收拾工作八、成立年会区域分布：（-）报到区1、地点：接待大堂2、功能：來宾登记、会员接待处3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、

6、摄影摄像、礼品登记（二）外景区1、地点：金桥大酒店大门外、周边2、功能：利于宣传、营造年会的热烈气氛，并合影留恋3、配备：拱门、横幅、等（三）二届一次会员代表大会区地点：金桥大酒店会议中心A、主席台:1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（市、镇、民政局、工商联领导，商会领导等），利于会员代表大会领导发言和讨论文件2、配备：地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、条幅、主持、礼仪小姐、服务人员B、代表席:1、功能：利于会员代表发言讲话和讨论文件2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件B、来宾及代表席区：1、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件（六）贵宾休息

7、区1、地点：酒店会议中心贵宾休息室；2、功能：利于领导会前休息、交流3、配备：水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐（七）宴会区1、地点：金桥大酒店（九）礼品发放区1、地点：接待饭丿占大堂2、功能:发放礼品3、配备：工作人员、礼品等（十）来宾停车区1、地点：停车场；2^功能：参与活动的所有车辆的临时停放点礼品购置项：茶礼200份，代金券，会员卡，消费券，其他礼品