行政公文写作中常见格式问题探析

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1、2002年3月西南政法大学学报Vol.,No.2文章编号:1008一4355(2002)02一0062一02·理论长廊·行政公文写作中常见格式问题探析王力(西南科技大学，四川绵阳621002)摘要:本文着重分析了公文写作中存在的格式不规范问题，讨论了产生不规范现象的原因，从认识公文格式规范的重要作用角度，提出了改进办法。关键词:公文;格式;规范中图分类号:H052文献标识码:A国家行政公文是机关、团体、企事业单位在行政年份、序号组成，居于发文机关名称正下方。在实际管理过程中形成的、在处理公务时所使用的、具有特写作中，常常出现错误标识。(1)

2、标识位置经常在发定实用价值和一定惯用体式的文书。《国家行政机关文机关的左下方或右下方。(2)机关代字应是机关名公文处理办法》(1993年11月21日国务院办公厅修称的标准缩略或习惯缩略。如:“中共中央”代字为订)(以下简称《办法》)和《中华人民共和国国家标准·“中”，“国务院”代字为“国”，“四川省”代字为“川”等。国家机关公文格式)(以下简称《标准》)明确指出规范但实际写作中经常出现代字不简略或缩略失当而表化、制度化、标准化是公文写作的基本原则。意不清，如将“江都市人民政府”的代字写为“江都政一、在公文写作中常见的格式不规范和混乱问题府”

3、，把“xx市扫黄打非办公室”缩略为“x扫办”等。(一)文头部分写作中的常见问题(3)发文年份应当用阿拉伯数字写明年份的全称并用公文的文头由发文机关名称、发文字号、签发人、方括号括起来，如:2002年写成“[2002〕"，而不能写成秘密等级、紧急程度和份号组成。"[2002年」、[02年」、[021,(2002),(02)”等。(4)发文1.发文机关名称的不规范。《办法》第十条第一顺序号是机关年度发文的序号，应从1号开始顺序编款规定:“发文机关应当写全称或规范化简称。⋯⋯”出。写作中常常写成:08号、008号、第08号等。4.秘公文使用的发文

4、机关名称应是机关的法定名称或习密等级和紧急程度的标识不当。《标准》规定:秘密等惯的标准简称。如“中国共产党中央委员会”或简称级应该按照GB7156规定，用汉字标识与公文首页7-“中共中央”，“中华人民共和国计划发展委员会”或简9行，1一18列范围内。紧急程度用汉字标识于公文称“国家计委”。但有些公文中出现随意简称机关名首页10-12行，1一18列范围内。但很多机关则是随称，造成意思残缺、语义不清。如“xx市计划生育办意在公文页面位置标注，甚至刻有印章，加盖在首页公室”随意简称为“计生办”，与“xx市计划生产办公方便位置，这都是公文写作不认真

5、严肃的表现。室”混淆;“上海吊装工程公司”简单简称为“上吊公(二)正文部分写作中存在的主要问题司”，既不准确，又有失雅观;“xx县人民政府”在正公文的正文部分包括标题、主送机关、正文、附式公文中按照习惯用语表达成“xx县政府”，这与旧件、发文机关、印章、成文时间。中国的县级国家行政机关的称呼一样，失去了公文的1.标题写作不规范，随意性大。《办法》第十条第严肃性。六款规定:“公文标题，应当准确简要标明公文的主要2.联合发文时，发文机关排列先后次序不当。内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。《办法》第十条第一款规定:“·一;联合行文，

6、主办机标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点关应当排列在前。”而在实际写作中，主办机关也有排符号。”《标准》中规定:标题位于公文横隔红线空两行在后面，甚至最后的现象。如:"xx市财政局、xx之下居中书写。(1)标题事由概括不简洁。如“xx市物价局、xx市卫生局、x卫字「2000]12号”(文件市关于酬资修建以黄石坝为中心用地的东郊民用飞内容是关于规范医疗机构收费间题的通知)。从发文机场的请示”，违背了简要表述公文内容的原则，标题机关排列看，财政局是主办机关，但从发文字号和文罗嗦冗长。(2)劳动部办公厅给辽宁省劳动厅的《对件内容看，主

7、办机关都应该是卫生局。<关于临时工的用工形式是否存在等问题的请示>的3.发文字号标识混乱。《办法》和《标准》都规定复函》，这个标题缺少介词“关于”引出内容，标题中出了发文字号内容和位置:发文字号由发文机关代字、现书名号。也是标题写作中常见的问题。(3)标题错用文种的现象比较普遍。如把“请示”和“报告”错用，收稿日期:2002-01一27或者同时在一个公文中并列使用。(4)对于多行排列作者简介:王力(1972-)，男，四川绵阳人，西南科技大学讲师标题随心所欲。公文写作中为了便，经常任由计算f要从事汉语言专业语言学研究。机自然分行，而不顾标题分

8、行后的语义完整和布局美63西南政法大学学报观。如:“xx市人大常委会关于加刀强上市猪肉卫处理、运用与立档归档提供方便，也有利于机关办文生质量管理//的决定”，这样的分隔，既影响了