弘盛档案管理操作手册

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1、弘盛档案管理操作手册目录一、档案管理平台综述2二、档案案卷管理3三、档案文件管理平台6四、档案文件的列表导入10五、档案借阅管理12档案管理操作手册一、档案管理平台综述档案管理分为文书档案和工程档案。操作路径为：工作管理→档案管理→分类档案管理→文书档案/工程档案如右面图1所示。双击打开进入档案管理平台界面，如下面图2所示（以文书档案为例）图1图2组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；二、档案案卷管理1、文书

2、档案图3如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档案目录，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选择录入永久、长期、短期3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通4件数自动生成本卷内文件总份数5页数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期工程档案

3、案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成项目编号.流水（2位）2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目3保管期限选择录入永久、长期、短期4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通5件数自动生成本卷内文件总份数6页数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期录入完毕后，点击“保存”即可。注意：在对工程档案进行建卷时，一定需要先进行项目切换文书档案案卷分类要

4、求：1.文书档案每年以保管期限立卷，将文件以卷内目录形式进行归档。2.档号：以公司总部为例，档号01.202101代表总部2021年永久卷；档号01.202102代表总部2021年长期卷；档号01.202103代表总部2021年短期卷；档号01.202102代表总部2021年长期卷；2、工程档案建卷工程档案案卷分类要求：01基建文件卷；02监理资料卷；03施工管理资料卷；04施工技术资料卷；05施工测量记录卷；06施工物资资料卷；07施工记录卷；08施工试验资料卷；09过程验收资料卷；10竣工验收资料卷；

5、11竣工图卷；12声像资料卷；13荣誉资料卷各区域若对工程档案案卷分类有特殊要求，可进行相应调整，以满足地区档案馆或区域公司自身的相关要求规定。档案文件字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1文件标题手工录入/自动生成2保管期限选择录入/自动生成永久、长期、短期3文件编号自动生成规则：项目编号.年+流水（3位）4档号自动生成所属卷的档号5材料属性选择录入原件、复印件6页数手工录入本文件页数7份数手工录入8责任者手工录入9顺序号自动生成卷内文件的顺序号，可修改10单据编号自动生成原业务单据编号11文件日期手

6、工录入成文日期12项目选择录入/自动生成该操作员拥有权限的项目13存放地点手工录入14竣工资料选择录入是、否15备注手工录入录入完毕后，点击保存。。方式为：在上述图6“文件归档选择”对话框中，选好档案类型和档案目录后，点击“归文件”，即出现上述图8“档案文件维护平台”。录入完毕后，点击保存，文件就会自动归至该档案目录下的未归卷平台内，如下面图9所示图9图15单据编号规则：组织号+固定前缀“.”+年(4)+月(2)+流水码(2)。录入完毕后，点击保存，并核准。系统按年度在公司总部和区域公司分别形成档案借阅登

7、记一览表。