电子文件整理归档保管利用思考方法

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1、电子文件整理归档保管利用思考方法　　在电脑愈来愈普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。因此，今后机关、企事业单位等部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。今后机关、企事业单位等行文部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。所以，新的形势要求我们档案工作者不断探索立卷归档的新思路、新方法。 一、电子文件的立卷归档 　　开展电子文件立

2、卷归档工作必须要有一支专业化的队伍，由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，而不少档案工作者对计算机技术掌握尚不完全，目前的立卷队伍还不适应工作发展的需要，必须通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。 　　首先，在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。电子文件的归档一般可在年度或任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境条

3、件，存贮介质的质量、寿命等情况，一般以不超过2-3个月。 　　其次，要对收集到的电子文件进行分类编目。一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类地管理，就必须进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或

4、卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。 　　最后，要将分类编目完毕的电子文件固定上架保存。档案人员将应归档的经过整理的电子文件存入磁盘或光盘。并采用数据压缩工具对应归档电子文件进行压缩，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作，档案室保存的电子文件一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。这样可以大大提高安全性和可行性。最后可将这些磁盘和光盘装入专门的装具中，再进行统一编号，并利用档案管理软件制作目录，以便检索查询。 二、电

5、子档案的保管储藏 　　由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。 　　首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、

6、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。 　　其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人

7、为的误操作或不必要的重复劳动。 　　对电子档案的有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。 三、电子档案的开发利用 　　电子档案具有可重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但电子文件只有实现网络化，才能发挥出真正的优越性。 　　1、电子档案提供利用的

8、方法。对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直