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1、加强高校科研仪器设备档案的管理工作 (唐山师范学院国有资产管理处，河北唐山063000)
摘要：文章分析总结了高校科研仪器设备档案管理工作的重要意义，并根据目前高校科研仪器设备档案管理工作的现状，提出了加强高校科研仪器设备的档案管理工作的具体建议。
关键词：高等院校；科研仪器设备；档案管理
中图分类号：G484文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)05—0094—02
科研仪器设备是高等院校保证教学和科研的重要基础设施。随着我国高等教育事业的快速发展，国家对高等教育进行改革,各高校纷纷合并、重组、升格,规模不断扩大,招生数量成倍增加,对教育资源的
2、投入不断增加，相应对科研仪器设备的投入也迅速增长。建立和完善高校科研仪器设备档案，加强高校科研仪器设备档案的管理工作，使科研仪器设备发挥最大的效用，具有非常重要的意义。
高校科研仪器设备档案是高校科技档案的一个重要组成部分,是高校科研仪器设备管理工作的重要环节,是衡量高校办学水平的重要标志之一。因此,高校科研仪器设备管理部门必须重视仪器设备管理过程中档案的形成和管理,以进一步提高科研仪器设备的科学管理水平,最大限度地发挥科研仪器设备在教学、科研中的作用。
《高等学校仪器设备管理办法》(教高［2000］9号文，2000年3月22日)明确规定：高等学校要对科研仪器设备的资料建立
3、档案，实施计算机管理。对仪器设备的种类、数量、金额、分布及使用状况，经常进行分析、研究和汇总，并按规定上报各类统计数据。
1高校科研仪器设备档案管理模式
普通高等学校设备档案应按国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校仪器设备类档案工作规范》等法规条文的有关规定,根据集中统一管理的原则进行管理。由于各院校的规模、条件不尽相同,档案数量差别较大,可针对本校的具体情况及自身条件的特点分别采取以下三种管理模式:
①普通高等学校设备档案作为该校档案全宗的一部分,由高校档案馆或综合档案室实行集中统一管理,进行统一分类编目,有利于档案的科学管理和维护档案的完整与安全
4、,有利于开发档案信息资料,满足各方面的需要,便于学校领导了解全校整体活动情况,更好地规划、决策学校的各项工作。
②有些高校规模较大,建立设备档案的工作量大,在人力、物力、财力条件好的情况下可在高校仪器设备管理部门建立档案分室,配备适应设备档案工作需要的档案人员、库房、设备和装具。档案分室在学校仪器设备管理部门的直接领导下,依据国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校仪器设备类档案工作规范》和学校档案馆(室)制定的设备档案工作的规章制度,对全校设备档案实行集中统一管理。档案分室每年按要求向学校档案馆(或综合档案室)移交案卷目录。设备档案是学校的重要技术储备,是学校仪器
5、设备管理工作的组成部分和重点环节,在设备管理部门设立分室,有利于保证设备文件材料的完整、准确、系统。便于学校领导和仪器设备管理部门的负责人了解仪器设备及管理的全部情况,更好的规划学校仪器设备的发展方向。
③规模较大、校区分散、仪器设备型号复杂、档案材料多而专职档案人员少的学校,设备档案可采取集中统一管理和分级保管相结合的管理模式,对全校专用性较强的大型精密仪器设备、价格较高的稀少设备、价格贵重的高度自动化设备的技术文件材料和管理性文件材料由档案馆(综合档案室或设备部门档案分室)组卷、装订、编目、保管。随机技术文件材料只有一套时,可复印一套给实验室随机使用,如随机技术材料有两套时,
6、一套由综合档案室存档,一套由实验室保管使用。这样不仅保证重要设备档案材料完整、准确、系统地归档,不致于散失、损坏,而且又利于有关职能部门的开发利用。除此之外的设备档案材料由实验室归档保管,特别是通用性较强的设备档案材料,可充分发挥这些仪器设备的功能与效益。但实验室归档保管必须按国家教委颁布的《高等学校档案工作规范》中关于高等学校仪器设备档案工作规范要求进行设备档案材料的收集、整理、立卷、归档,然后将全套档案目录上报给学校综合档案室和学校设备管理部门。上述三种管理体制,采用哪一种适宜,必须根据各校的具体情况及自身条件的特点选择。〔1〕
2高校科研仪器设备档案管理现状
目前，高等
7、学校科研仪器设备档案管理主要分以下三种情况：
2.1由科研仪器设备管理部门归口管理
高校国有资产管理处是管理学校固定资产的职能部门，仪器设备从计划、经费拨出、购置、分配及运行管理都由设备处管理，为便于设备统一计划、统一管理、统一调拨及有利于收集档案材料并保证其完整性，实行归口管理制度，在国资处设立档案室。
2.2由设备使用单位管理
由于设备管理的特殊性，设备购进初期，操作人员必须将资料常备左右以便于操作，以及随时发现问题与卖
