加强水利科研档案信息管理工作的思考

《加强水利科研档案信息管理工作的思考》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、加强水利科研档案信息管理工作的思考　　(内蒙古自治区水土保持工作站，内蒙古呼和浩特010020) 　　摘要：文章在综述水利科研档案信息化发展的基础上，从加强科研档案的基础管理、加快档案管理文档一体化、实现馆藏档案数字化加工、利用局域网提供档案信息在线服务及培养信息技术人才等5个方面提出了加强水利科研档案信息管理的思路。 关键词：水利；科研档案；信息管理 　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)01—0158—02 　　水利科研档案是直接记述和反映人们在社会活动中形成的有价值的水利科技成果的真实记录，是水利事业发展

2、的必不可少的重要宝贵资源。它具有知识储备和依据凭证的功能。水利科技档案资料形成过程复杂、技术含量高，投入了大量的人、财、物，是在广泛深入调研的基础上，经过认真地、一丝不苟地科学研究、勘测设计和管理等活动形成的智慧结晶，具有非常高的保存价值和利用价值。加快水利科研档案信息化建设，就是要管好用好水利科技档案，积极开发科技档案信息资源，以高效优质的服务及时地为国家的经济建设和科技发展服务。 1水利档案的信息化发展 　　近几年来，随着计算机和其他办公自动化设备的不断发展和深化，应用信息现代化手段开发利用水利档案信息资源取得了很大进展。水利档案信息资源正从传统的以

3、手工为主的信息资源逐步向电子信息资料过渡，扩大了水利档案信息产品的种类和服务项目，水利档案信息量的增加和信息手段的现代化，使信息质量有了很大提高，极大地促进了水利信息化的进程。 1.1档案信息载体电子化 　　目前，在水利科研工作中形成的各种文件的文本、表格、图形、图片、声像等都是以电子文档的形式保存下来的，档案介质正在从纸质向电磁介质转变。从存贮介质看，硬盘、软盘、光盘等系列存储设备具有容量大、占用空间小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供了有利存贮条件。现代的存贮设备不仅可以节省库房空间和档案装具，而且可以节约大量的人力、财力和物力，将大大提高档案

4、管理的规范性和工作效率。电子化档案将最终改变档案资料载体形式。 1.2档案信息组织形式网络化 　　传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，采取的是手工登记、编目、造册的办法，只能按类别、年份进行比较粗的分类。在网络环境下信息组织模式、信息处理技术及信息利用方式都发生了根本性的变化，档案现代化管理可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化，便于档案信息的接收、传递和存储，有利于网络环境下档案信息资源开发和利用。 1.3档案信息查询检索自动化 　　档案信息管理的终极目标是把档案中的知识、技术、成果信息及时有效、合理、合法地开发利用，提高档案的利

5、用率。传统管理方式下只能根据归档的分类方式，按类进行简单查询，检索条件简单，查询结果比较单一。实现数据库系统管理后，可以根据主题词、关键字进行全文检索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，让信息技术所包含的科技含量在水利行业中得到充分体现。 1.4档案信息流通网络化 　　由于传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，档案实体管理是在单独的档案室进行封闭的静态管理，独立性强。而信息社会的特征就是网络化，计算机网络极大地促进了信息的流通与知识的传播。档案信息管理必须融入网络环境，利用网络进行过程管理、借阅管理和信息发布，将使档案信息越来越“大众化

6、”，从而实现水利档案资料的资源共享。 2加强水利科研档案信息化管理的思路 2.1加强科研档案的基础管理工作 　　档案的基础性管理工作，是档案信息化建设的前期准备。要对档案实体进行科学有序的管理，首先要做好档案实体的前期处理工作。档号的编制要规范，要统一档号编制方案和档号形式，档号要能正确反映档案的分类和排列次序，以便于保管和查找。水利科研档案档号宜采用：全宗号—年度号—分类号—案卷号—件(册)号的形式。文书档案宜采用文件级管理，档号形式采用：全宗号—年度号—保管期限—件号。这种形式比较适合水利科研单位档案的保管，也便于利用计算机管理。 　　还要加强

7、水利档案标引质量的控制。档案的标引包括分类标引和主题标引，先要确定适合本单位使用的《分类法》和《主题词表》以及标引深度，在具体标引时要正确分析档案的主题，规范标识符号，对档案中有检索价值的局部主题、隐含主题、次主题要用多个主题词做更详尽的标引，尽量做到前后标引一致。对于主题内容相同的档案资料或不同档案资料中相同的主题内容，应注意保证标引结果的一致性以降低档案资料的漏检率，提高查全率、查准率。 2.2加快档案管理文档一体化的进程 　　文档一体化管理是将文件和档案作为统一的系统工程。要加强文件管理的超前控制和整体控制，就必须要求每一个单位的文件、档案类目划分

8、和设置要准确、文件转换格式要标准和规范