关声像档案管理的调研分析

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1、关声像档案管理的调研分析　　声像档案是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。 　　声像档案是一个机关或单位档案的重要组成部分。随着社会的发展和办公条件的改善，在机关、企业单位的各项活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，笔者现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见，与同行商榷。 　　近两年来，我县发现部分机关只重视文书、会计、移民档案，忽视了声像档案的收集和整理和保管，普遍存在着归档不完整、保管条

2、件差、管理混乱等问题，声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。 一、声像档案管理存在的问题 　　一些机关和企事业单位，对声像档案的管理普遍存在着以下三个方面的问题。一是声像设备和人员的问题。有的单位把声像设备当着一种摆设品，有的单位把声像设备存放在各科室，有的纯粹是给个人保管，没有让它发挥应有的作用。而另一方面则是有的单位没有使用声像设备的人员，或设备使用人员不明确，或使用设备人员频繁调动，致使声像设备不能充分发挥作用，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。 　

3、　二是部分设备使用人员对声像档案的认识不足。摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。在调查中我发现，在多数摄录人员中都不同程度的存在着两种思想认识上的误区，一种是有的人根本就不知道什么是声像档案。他们认为只有上级文件、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，只要拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存。另一种是有的人认为谁的照片就归谁，送往报社、电台用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。这些人缺乏全局观念，档案意识不强，只考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人手中或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保

4、存。特别是因为人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全，不完整和有效利用。 　　三是声像档案管理混乱。声像档案混乱又主要表现在以下几方面。 　　1、管理制度不健全。有的单位声像档案没有实行集中统一管理，且缺乏必要的管理制度。有的单位虽有管理制度，但落实不够好，缺乏有效的保障措施。 　　2、档案意识淡薄，声像档案难以及时、完整归档。声像档案不但具有较强的时效性，而且归档要求具有特殊性。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆其齐全和准确，且多数照片、底片早已分家或已无底片，数码照相通过相馆洗印也是早已删除或存储遗忘，文字说

5、明更是难以说清楚。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的价值。又从录音、录像带的归档情况来看，更是令人担忧。相当一部分单位和部门个人手里保存着一定数量的珍贵声像档案，没有及时记录成光盘，也不愿意将声像档案交出来实行集中统一保管，好像是自己的作品。究其原因，主要是档案意识不强。 　　3、保管条件差，声像档案寿命难以保障。由于声像档案载体所决定，因此保管条件比纸质档案要求更高。据笔者了解，区、县机关、企事业单位不但没有设置专门的声像档案室，就连专用声像档案柜，防磁柜都没有。一般都是将声像档案存放在其它档案柜内与其它档案混存，达不到控湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底

6、片粘连变质，磁带、光盘受损。这种保管声像档案的条件，将会造成不可弥补的损失。 　　声像档案馆藏、室藏匮乏，无从利用，更谈不上发挥作用。由于相当数量的声像档案都散存在个人手中或科室内部，没有集中统一管理，所以，机关、企事业单位声像档案的数量十分有限。机关档案室声像档案不齐全，不完整，档案馆的声像档案也就没有了来源。没有声像档案就谈不上什么利用，更谈不上发挥什么使用。总之，就声像档案而言，无论是收集、整理利用，还是意识、认识，管理都存在着既普遍又严重的问题，势必引起我们的高度重视。 二、声像档案管理现状的对策 　　既然我们看到了声像档案管理的症结所在，就应该以积极的态度，找到解决问题的方法，以本人

7、粗浅之见，我认为应该着重从以下几个方面解决加强对声像档案管理的问题。 1、加强宣传、提高意识。 　　要提高全民档案意识，尤其是被遗忘了的声像档案，就必须营造一种良好的档案工作氛围，要让大家都能认识到搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事。要使各级领导重视档案工作，就必须加大宣传力度，主动争取领导。加大档案工作宣传力度，提高全民档案意识，积极主动争取各级领导对档案工作的重视