事业单位项目档案管理工作创新之初探

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1、事业单位项目档案管理工作创新之初探　　(内蒙古自治区地质环境监测院，内蒙古呼和浩特010010) 　　摘要：文章阐述了事业单位项目档案管理创新的重要性，并从思想观念上的创新、档案工作管理模式的创新、服务机制和手段上的创新三个方面进行了探讨。 关键词：事业单位；项目档案管理；创新 　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)21—0137—02 　　地质环境保护是国民经济社会发展的基础性、公益性工作，承担着区域地下水监测、地质灾害防治、地质遗迹保护、矿山环境恢复治理、矿泉水及地热资源监督管理、地下水资源勘查评价等服务社会的职

2、能。作为与知识经济社会与时俱进的地质环境保护单位的档案部门，在保持传统的工作方式优势的基础上，应该拓展管理与服务的领域与方式，通过项目档案管理的先进性、创新性工作，为地质环境保护在国土资源的科学规划、管理、保护和合理利用方面服务。 　　1项目档案管理是单位管理体系不可或缺的一环 　　项目档案管理，就是始终把档案管理体现在与项目相关的各项管理制度之中，并在项目实施的各个阶段，介入档案管理环节，使档案的收集、整理、鉴定、归档与项目同步执行，在最大限度地节约人力、物力等资源的同时，充分发挥管理在生产实践中的效能。 1.1体现在合同管理中的项目档案管理 　　1.1.1

3、在合同评审前，档案工作人员利用现有的资料或通过其他渠道来获得经济技术信息资料，如拟签订项目的《常规及特殊技术要求》、《设计方案技术要求》等相关标准、规程规范；拟合作方与本单位已合作项目的《招标书》、合同、跟踪管理记录；拟合作方与其他单位合作情况等。这些经济技术信息资料为合同评审前的准备工作与领导的决策充当了助手作用。所谓“知己知彼，百战不殆”，正是这个道理。 　　1.1.2合同评审过程中，及时整理并建档保管《合同评审表》、《合同更改记录》、《顾客档案》、《合同评审会议记录》。对于《合同更改记录》，要收集齐全部文件更改的有相关人员签字的草稿；对于《顾客档案》，应关注所记

4、录的顾客名称、地址(包括厂址、网址)、联系方式(包括电话、传真、电子邮箱)、法人代表、联系人(包括其性别、年龄、学历、职务、嗜好等个人特征)以及对成果或服务满意度的要求填写是否齐全、正确。 　　1.2体现在设计过程控制中的项目档案管理 　　在从设计策划开始至设计更改后定稿的设计过程控制中，档案人员应根据设计过程的特点，分别从内部接口和外部接口两种不同的接口关系来进行档案管理，并提供服务。 　　以内部接口档案管理与服务为例。内部接口一般涉及到项目各专业成员及其设计分工范围与责任、各专业协作技术骨干条件要求以及各专业成员配合进度与会签、校审要求。这种设计过程及设计

5、关联的各部门之间的组织接口和技术接口所形成的信息，必须以文件的方式保存。项目管理档案人员应关注设计工作进程，及时提供专业人员相关信息，查找相关信息图件和模型并附信息解释，搜集整理项目工作地区人文、地理、历史、经济状况等资料。对地质调查项目所在地的地质构造情况，档案工作人员可充分发挥信息资源共享优势，用心查询项目招标书没有描述的、对地质调查项目野外调查设计工作必不可少的详尽资料，做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式，传递给正确的对象。由于档案人员积极介入文件的形成和保管过程，使《设计任务书》、《设计计划书》、《设计评审报告》等设计过程形成的档案文件在进行归档工作的

6、同时，还完成了档案资料的鉴定。 　　至于对参与设计过程的外部组织间的关系即外部接口关系的档案管理与服务，则着重于组织间相互传递所形成的文件及必要的会议文件的收集、整理、鉴定、著录与保管，在归档时，将这些文件与设计过程形成的其他文件资料组合在一起，既便于检索，又全面完整；既符合项目工作的自然流程，又能反映事由的全貌，符合“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”的文件整理规则。 　　1.3体现在项目管理控制程序中的项目档案管理 　　项目管理控制是对地质环境保护单位承担的各类水文地质、工程地质、环境地质等地质勘查成果的形成、确认、交付过程的控制。在项目实施过程

7、中，项目档案管理应着重强化项目跟踪指导和内部验收移交工作，从档案资料方面促进项目质量，在为工程竣工验收提供高质量的档案资料的同时，也为后续利用奠定基础。 　　由于地质环境保护项目必须有野外作业阶段，而像县、市地质灾害区划调查项目的调查则涉及区域内不同县市的多个野外踏勘点，可谓点多面广，这样，档案管理人员亲自参与生产全过程来收集资料是不现实的。在项目管理控制中的项目档案管理，就必须首先从制度建设上领先一步，再借助现代化的办公设备与规范化标准化的管理，才能保证地质项目档案的质量。 　　1.3.1将先进的地质项目档案管理的管理理念与具体的管理