物资采购领用管理规定

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1、物资采购、领用管理规定为了规范公司的物资采购行为,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强企业物资采购的监督管理,特制定本规定。一、物资采购遵守的原则1、未经审核批准的请购物资一律不得采购;2、库内已有闲置物质应首先使用;3、凡本地区能解决的,不到外地采购;4、对长期订货和大款项的进货,应通过签定合同和实行银行结算方式(转帐支票、电汇、汇票、银行承兑汇票);5、在比价过程中,严格执行同类的企业比质量,同样的质量比价格,同样的价格比信誉,择优确定采购单位。6、对于先试用的物资,不得在试用鉴定前采购。二、物资采购管理为节约采购成本,公司实行按

2、月上报采购计划。各部门编制采购计划时,要从实际工作出发,避免盲目填报,由于上报物资采购计划失误,造成物资积压损失,由部门负责人承担经济责任。10各部门物资采购计划单由部门编制(附样表),经办人和部门负责人签字,要按程序进行上报。在每月25日前向公司采购人员上报下个月的采购计划单,物资采购人员根据库存和实际使用情况审核后,按工厂和工程项目分别汇总编制采购用款计划表(附样表),于每月30日前报分管副总和总经理签署意见后,报财务备案。各部门如不按规定时间上报计划,造成物资缺口及发生经济损失,由迟报部门负责人承担经济责任。计划外急需采购的物资,由基层

3、部门填制《急需物资请购单》,部门负责人签字,分管副总签署意见,总经理批准。办公用品的采购,各部门根据使用情况,填写办公用品申领表于每月25日前统一报公司行政部,由行政部根据实际使用情况汇总后统一采购。各部门不得自行购买。物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购,保证做到不错订、不漏订,及时准确做好物资货源落实工作。签订物资采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、发票、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他需要明确的事项,一般按照先验收

4、后付款的原则进行,特殊情况先款后货的需经总经理批准,质量、数量有误的全部由采购人员承担。对短缺物资,采购员要征求使用部门的意见,在使用部门同意后方能采购可以接受的代用品,否则,出现后果由采购人员负直接责任。采购人员必须按采购作业期限运作,对不按计划要求及质量要求采购,造成的超储积压,损失均由采购人员承担经济责任。10对采购人员未能及时完成采购任务时,应及早报告部门主管说明异常原因,提出相应意见方案,采购人员应及时与使用部门沟通,拟订补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。三、应付货款的管理支付货款时,统一由采购人员负责办理付款审批手续

5、,支付先付款后提货的款项,付款审批单必须附采购合同,货到付款的款项,付款审批单必须附发票和入库单。四、货物的验收入库管理1、采购人员办理完采购手续后要及时跟踪物资的入库情况。物资入库时,采购人员要协同保管人员与交货人、使用部门主管或项目工程师办理验收手续,核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划、合同及购货凭证相符,检查包装封印是否完好,计量物资按净重验收,保管人员和采购人员应按验收单上的要求签字,以履行其职责。2、仓库保管人员在验收过程中发现的问题,要及时通知物资使用部门和物资采购人员,并同时做出记录备案,分清责任,责任不清时严禁验收入

6、库。3、验收中的不合格物资,严禁接受,如出现工作失误或故意验收,保管人员负全部经济责任。4.采购人员对款已付而货未到,或货到发票未到,应及时通知对方经办人,尽快查实情况。105.采购的工程物资,需直接发货到施工工地的,采购人员在签定采购合同时必须写清收货地点和收货人,要及时跟供应方沟通。物资到达工地时,采购人员要协同工程项目负责人办理验收入库手续,同时办理物资领用手续,开出领料单,由工程队接受货物的经办人和负责人签收,并将入库单和领料单的财务联于当日转交财务部保存。五、货资的发放管理1、物资的领用、发放,需按“先进先出,计划供应,节约用料”的

7、原则进行发料,发货时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序,对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失,保管人员承担全部经济责任。2、各部门领用材料时,必须填制“领料单”,由经办人和部门负责人签字,仓库保管员按签字后的领料单开出库单进行发货,并将领料单附在出库单的后面,填写出库单时必须按出库单规定的格式填写完整。3、保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则,严禁先出货后补办手续和白条发货。4、各部门邻用材料时,应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写,不准在领料单上作任何改动,如填写错误必须重写。5、各种物资材

8、料的转让和外售时,需经公司分管领导和总经理审批,(经办人按购入物资成本,(含运费,采购费用等)另加管理费,进行对外报价),仓库保管人员凭财务部收款凭证,方可办理出库

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