浅析企业管理与办公系统自动化.doc

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1、浅析企业管理与办公系统自动化管理是企业发展的动力。利用办公自动化系统进行管理，是计算机技术、通讯技术与科学的管理思想的结合。办公自动化即OA，OfficeAutomatic。办公自动化系统对现代企业管理的重要性，简单地说，是它可以渗透到企业结构的每一个环节和部位，并无所不在地得以体现。利用电子计算机进行管理和办公，简化了企业管理的繁冗拖沓，提高了企业管理效率，压缩了管理成本。一、企业管理效率提升对OA的需要1.管理扁平化对神OA系统的需要现代企业管理的一个重要特性就是管耆理扁平化，管理扁平化对企牡业政令的传达、

2、执行有着重疋要的作用。扁平化的组织形锣式能够有效运作，快速适应そ市场变化的需要。传统的组呻织形式必须实行扁平化以适荥应快速变化的市场环境。现贷代信息技术的发展，特别是嗪计算机管理信息系统的出现掠，使传统的管理幅度理论不疥再有效。所以，现代管理体妻系中必不可缺的就是OA系→统的应用。2.文件信息π传达的准确性、迅速性、延蠊伸性对OA系统的需要我廊国的大多数企业采用的是层ゃ层授权的管理模式，从控制莅论的角度看,这种模式的好沅处是容易控制全局,但底层瑾和中层人员与上级之间的信酎息反馈往往不畅通,高层了筷解底层的信息除了

3、通过的直т接下属(中层管理者)外,证就是亲自了解,这样往往很刮累，且通过中层管理人员则宛5/5有一个信息反馈的效率问题驸。使用OA系统，上述的问雩题基本迎刃而解。OA系统的网络特性决定，任何文件仁、信息的汇总与发布都是迅取速、便利、低成本的。OA羚系统把单位的各个部门紧密塞联系在一起,强化了机构内杷部员工之间、部门之间的信绕息交流与协同工作,使得机蝎构内部的办公、业务流程都扒能在内部局域网或互联网上疥进行,管理延伸到各个部门滕的每一个角落。员工与上级鹘沟通很方便,信息反馈也畅为通,为发挥员工的智慧和积加极性提供

4、了舞台，企业的内部的凝聚力大大增强。二意、在企业管理过程中OA系统的分析1.对企业管理咛过程中执行效率的提升在铒没有OA系统之前，企业管荑理存在办公效率低、人力资揣源浪费大等现象，消耗着管番理者对执行管理的时间和精迎力，科室的文件和意见的传掖达也繁冗拖沓，有“朝令蜜夕至”的感觉，严重影响了企业信息传递的流畅性。而谝OA系统的应用给现代企业阒的经营者和管理者在行为方瘫式、思维方式上带来了革命汉性的转变。作为企业的决策犹人，厂长或总经理通过办公扔自动化系统能一目了然地了绪解许多科室、部门，甚至基禺层一线大量、动

5、态、错综复厩杂的数据和信息，并进行及乃时、准确地分析和处理。企犍业内部多方面的资源，包括缠人、财、物、产、供、销铛、研等得以合理调配平衡和鲒充分利用。OA系统正是建践立在这样的科学管理思想体窄系上的高效、集成的计算机佑辅助企业管理系统。这个软毒件的具体应用完成了企业整魅5/5个生产经营活动中所有信息风和数据的接收、流转、处剥理、统计、分析等加工过程汤。从而使企业在每个环节上做到准确、及时的决策和控制。解决了长期困扰企业管鲔理的“历史问题”。2.在泗管理过程中压缩管理成本对讼OA系统需要管理者圭在企业管理过程中

6、必须考虑管理的各项成本支出，即一伪个企业每天的管理成本需要卒多少、办公费用需要多少。憷例如，仅普通的A4打印纸胳每天正常花费这一项，就很犰巨大！而通过OA系统，几暨乎实现了无纸化办公，文件把全部在OA系统的界面中实╄现，每个终端都可以看到需绀要执行的文件，而无需像从嘴前那样，每个部门都将文件用A4纸打印一份，节约了坠大量的办公费用的同时，还间接减少了本企业碳的排放鳇，起到了环保的作用，一举縻两得。当然，OA系统在大埔大减少管理过程中纸张浪费铕和滥用的同时，OA系统的仇最重要、最核心的功能是对揎管理速度的几何

7、级别的提升遁，文件信息的发布及收集的秫速度几乎不再耗费管理的时促间成本。这两项管理成本的馊大大压缩，在追求利益最大版化的现代企业起到了积极的榨作用。另外，企业对文件、铛资料和信息的保管也要付出羲一定的空间和保管成本，而且搜索这些文件、信息也是龛相对不易。OA系统实现了乐文件资料的保管在服务器上锬，通过备份等手段，可以长︽时间保存这些文件和资料，磲还可以对机密文件进行加密铜，保护了本企业的经营信息穆。3.应用OA系统的同时权给企业管理带来的不足使姨用OA系统相对增加了企业ü管理中保密信息的成本。企历5/5业都会有

8、核心商业信息需要保密，对这些信息资料的保贫密管理是非常重要的，OA蕞系统的保密成本虽相对低廉荒，但在新形势下，黑客可以稷通过技术手段攻入存储资料浔的服务器，窃取到企业的机岌密核心文件，一旦失窃，在穆短时间内几乎无从查起。我认为有可能造成这种情况出现的根本原因是我们的OA昃系统几乎完全依赖于万维网惕传递和存储信息。所以，我ふ们应当建立自己的办公专线，自己专用的文件存