餐饮部宴会预订工作流程

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1、餐饮部宴会预订工作流程一、餐饮部宴会预订概况餐饮部宴会预定是酒店对外开发客源市场、宣传酒店、营销酒店餐饮产品；对内协调宴会、沟通各餐厅之间预定的职能部门。是酒店与外部相互联系的枢纽，是酒店内部相互合作的桥梁。二、餐饮部宴会预订工作流程项目工作标准*电话预定1.当电话打来时，在铃响三声内接起，用礼貌用语问候对方，并用中英文报本部门名称（您好!宴会预定部，我可以为您提供帮助吗？GOODMORNING/AFTERNOON/EVENING!CATERINGDEPT,***ISSPEAKING,MAYIHELPYOU?）2.认真听清，问明客人的要求在宴会预定登记表上做好记录1）主办单

2、位名称（指示牌如何写），主人的姓名及身份。2）注明接洽人的姓名（在预定中至少称呼客人名字一次）、联系电话及传真号码。3）用餐日期及时间（早午晚）4）用餐人数，根据人数的多少，台型及客人的要求来安排适当的厅堂。5）被邀请客人的国籍或单位，主宾的姓名及身份。6）类别：风味菜、粤菜、西餐套餐或自助、和会议等，确认有无禁忌或特殊要求。7）酒水方面的要求。8）司机或工作人员人数及误餐费和工作餐的安排（误餐费金额、工作餐标准及地点）。9）是否需要停车位，问清数量及要求。10）是否要鲜花。11）需要何种设备设施。12）厅堂布置（横幅、背板及其它）。13）有无贵宾室及贵宾休息室，餐前有无会

3、谈及相关要求。14）预订在零点餐厅用餐时询问安排在吸烟区或非吸烟区。15）提供相应报价并问明结账方式。16）在集会预订登记表上注明登记日期及登记人。3.重复客人要求，根据以上要求给主办单位安排集会场所，及时记录在宴会预订一览表上后告之客人所安排的场地名称。结束谈话时感谢客人。4.如客人要求看菜单，及时将菜单传给对方，并提前确认菜单。5.提前经与客人确认后做好宴会任务通知单，经部门经理签字后，发至各有关部门。6.如宴会有变化要及时通知有关部门，并在预订单上注明被通知人的姓名及时间。7.如客人当天提出取消宴会，要向客人说明饭店规定，按规定收取损失费。8.如遇大型集会、婚宴，要与

4、主办单位签订合同书并收取定金，以示确认。9.如有重要宴会或大型集会时，预定人员应在活动前到现场与主办单位取得联系，并检查准备状况。10.对客人的特殊要求或有超过自己的职权范围的要求时，要及时请示部门经理。11.活动举办后，将相关资料输入OPERA系统中。*来客预定1.积极、热情、主动地接待客人，表现出我们饭店的诚意，即使无法为客人安排，也不要让客人有冷落感。2.带领客人看宴会场地，并给客人合理化建议。3.其它要求同电话电话预订。*传真及电子邮件预定1.收到客人的预定传真及电子邮件，一天之内给予客人接到预定的回复。2.具体细节要同客人联系，在集会预订登记表上做好记录。3.其它

5、各项要求同电话预定。*迎接客人1.提前检查宴会的准备情况。2.在大堂或宴会厅明显位置热情地迎接客人的到来。3.主动、周到的帮助客人协调宴会或会议中的各类事情。*外出销售1.每周五做好本周的销售总结及下周的销售计划，积极走访客户。2.事先准备好饭店资料，在拜访中恰当的回答客人的问题。3.在拜访中对客人反映的情况认真记录，及时反馈与答复。三、固定工作安排内容工作程序*每日工作1.08：30到岗，签到后搞卫生进行办公室消毒、通风，检查当日菜单是否正确无误，并复印、分发给相关部门。2.检查当日宴会是否都已确认并下发通知单给各部门，若有没确认的宴会，及时同客人联系，进行确认。确认完毕

6、后，下发通知单给各部门。3.尽可能地追踪前一天的宴会情况，听取客人提出的意见：建立客户档案，并反馈给相关部门。（大型集会、重要集会要发感谢信）4.电话或外出拜访客户，外出前要与部门经理汇报所拜访客户名称，走出去，请进来。5.11：00AM前，打好上午集会的指示牌，通知宴会部领取。6.浏览当日集会单，看是否有自己所定活动或熟悉的客户，在宴会前检查各项准备情况，并在一楼大厅或餐厅门口迎接客人。7.下午16：30之前打好晚上的集会的指示牌，通知宴会部领取。8.下午16：30之前将第二日的集会情况统计表通过OA发送给相关部室（发送之前，要经部门经理审核）每周五发送六、日、一，三天的

7、集会统计表。将当日补充完整的集会情况统计表传真至餐饮部。9.当日下班前，要确认完第二日宴会情况，并下发给相关部门，遇到大型活动、重点集会，要提前三天下发任务通知单。（如不能届时下发通知单，要先向有关部门通报）。10.完善客户档案和贵宾车号的记录及变更。11.每日晚班20:30,节假日18:00由值班人员通过短信向经理汇报餐饮部当日收入。12.完成当日OPERA的输入、客户手机号码的输入、次日菜单的打印和桌签的制作。由次日11：00AM之前的指示牌、菜单及桌签等，要当晚打印好、复制、制作好，及时交给相关部门。13.记