采购与付款管理制度

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1、深圳市德赛电池科技股份有限公司文件编号：D-FN-DT02-0007文件：德赛电池采购与付款管理制度版本：受控号：采购与付款管理制度第一章总则　　第一条 为了加强采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据我国相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。第二条 本制度适用于深圳市德赛电池科技股份有限公司（以下简称“德赛电池”）及其控股公司，以及纳入管理的德赛电池相关单位的原辅材料的采购与付款业务。　　第三条 本制度规定采购、验收、付款三项业务及相关职能分由以下不同的部门来完成：　　物料部：负责选择供应商、询价、订立采购合同、与供应商核对帐务、编制付款计

2、划、跟进交货及退货事宜；　　仓库：负责根据采购订单验收货物、办理入库（退库）手续、货物保管；　　品质部：负责材料品质检验；　　财务部：负责采购合同的评审、帐务处理、监督审查业务流程、审核及执行付款计划；第二章采购控制　　第五条 合格供应商评定：按供应商开发管理程序进行控制确定第六条 请购与审批。1、批量生产用料，按物料采购工作流程中的规定确定。2、零星辅料采购需填写请购单，列出用途、数量、单价、金额，经部门经理、厂长、财务经理批准。 　第七条签订合同及评审合同。1、物料部在合格供应商中选定供应商，进行询价、质量、付款等商务谈判，做好谈判记录。2、物料部拟定采购合同，按合同评审程序组织

3、合同评审，对合同评审内容及结果备档保存。3、签订正式合同，取得双方签章的合同原件。第八条采购验收按存货管理制度中的有关验收规定执行。第4页共4页深圳市德赛电池科技股份有限公司文件编号：D-FN-DT02-0007文件：德赛电池采购与付款管理制度版本：受控号：　　第三章 付款控制　　第九条 物料采购货款支付必须在帐务核对清楚、验收入库完成、发票帐单齐全的前提下进行。　　第十条 采购对帐按以下流程进行：财务采购供应商采购仓库物料系统采购对帐流程说明1、各供应商应于次月5日前按指定格式将上月对帐单提供给我司采购（对帐单格式及填制要求见附件1）；2、采购根据供应商提供的对帐单及我司物料系统数

4、据进行帐务核对，并在供应商提供的对帐单上确认应付款金额，如供应商有误，应要求回签确认；如我司有误，应编制对帐调整单（见附件2）连同供应商对帐单提供给财务；3、采购根据对帐确认单对物料系统数据进行修改，只能编制采购变更单或编制新的单据进行调整；4、第4页共4页深圳市德赛电池科技股份有限公司文件编号：D-FN-DT02-0007文件：德赛电池采购与付款管理制度版本：受控号：以量定价物料在物料系统处理方法：先根据计划采购量确定基准单价录入物料系统，再根据对帐数量按协议确定采购单价及实际应付款金额，其差额虚拟一张采购订单（订单内容全部虚拟）以收货或退货方式在物料系统进行调整；1、采购于每月1

5、5日前将上月对帐结果及相应PO提供给财务部；2、财务于20日前完成对帐单最终审核及相关帐务处理工作；3、每月对帐单确认后，采购应跟催供应商于26日前开具发票，发票由采购收取登记后转交财务；4、采购进行付款申请，需提供以下资料：付款申请单（注明发票号码）、对帐确认单，零星采购需提供请购单、仓库入库证明材料、物料领用情况及发票；5、财务部对付款申请单进行审核，核实无误的单据按正常审批程序进行付款。　　第十一条 货款支付按以下流程进行：出纳采购出纳供应商货款支付流程说明1、采购于每月25日前提供次月付款计划给财务部，财务部资金统筹后于次月3日将付款计划反馈给采购；2、出纳应根据手续齐备的付

6、款申请单执行付款并将付款信息及时反馈给采购；3、采购通知供应商凭收据、身份证复印件、盖有公司财务专用章的委托书领取支票、汇票；4、支票、汇票由采购陪同供应商至出纳处领取（要求在专门记录本上签收，格式见附件3），并要求供应商在支票、汇票复印件上签收，手续不齐备者，出纳应拒绝交付票据；电汇水单由采购负责传真给供应商以方便其查收款项。第4页共4页深圳市德赛电池科技股份有限公司文件编号：D-FN-DT02-0007文件：德赛电池采购与付款管理制度版本：受控号：　　第四章 监督检查　　第十二条 公司财务部、成本监控小组定期或不定期对采购与付款内部控制进行检查。　　第十三条 采购与付款内部控制监

7、督检查的内容主要包括：　　（一）采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。　　（二）采购与付款授权批准制度的执行情况及合同评审情况。　　（三）应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。 　  　（四）有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。　　第十四条 对监督检查过程中发现的采购与付款内