工程部档案资料管理制度.docx

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1、工程部档案资料管理制度一、为规范对设施设备档案资料的科学化、标准化、现代化管理，特制定本制度。二、定义/术语1、建设工程原始档案：指我司承接物业后，由开发建设单位'业主（业主委员会）向我司移交的建设工程原始档案。2、建筑工程竣工档案：指由我司自行投资建设的或利用房屋本体维修资金、业主自筹资金等投资建设的新建、改建、扩建工程以及设施设备改造、更新建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录等。3、物业工程服务档案：指我司承接物业后，在对建筑物及其配套共用设施设备进行日常运行、维护、大中

2、修、改造和更新活动中所形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、图纸、计算机软件和数据、声像等载体形成的历史记录等。包括：建筑工程竣工档案和设施设备管理档案两部分。4、设施设备管理档案：指我司承接物业后，在对共用设施设备进行日常运行、维护、大中修活动中，所形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、图纸、计算机软件和数据'声像等载体形成的历史记录等。5、类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概念。6、类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。三、机电设备有矢

3、的标准、法律、法规管理1、工程技术中心负责收集、发放、更新与机电设备有尖的标准、法律、法规，并记录保持。2、工程技术中心负责向相尖人员传达、讲解新的标准、法律、法规的内涵，并监督贯彻实施。四、工程资料的审查及管理1、审查设备生产厂家提供的新的设备维保资料（图纸、工艺、规程、检验等）的完整性、正确性、发现问题及时与生产厂家联系处理。2、及时将新的设备维保资料向施工人员传达、讲解、贯彻实施。3、根据新的设备维保资料所需的施工、设施要求，负责解决其配置。4、负责对外来工程资料的登记、发放和管理工作。五、工程技术档案的移

4、交和归档1、在物业现场查验20个工作日前，建设单位、业主应当向我司项目移交工程原始档案。要求工程原始档案材料完整，移交手续齐全，责任明确。2、建设工程原始档案的分类、编号、归档和管理等应符合国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》的相尖规定以及项目所在地省、市城建档案管理部门、物业管理主管部门的有尖要求。3、建设工程竣工档案资料归档完成后，由管理项目档案管理员进行分类保管。4、建设工程竣工档案资料归档后，管理项目档案管理员应将资料，呈报工程主管对档案资料进行审核，发现问题由管理项目档案管理

5、员及时处理或纠正。5、设施设备管理档案，由各班组于每月5日前移交至管理项目档案管理员处归档，管理项目档案管理员应呈报工程主管对档案资料进行审核，发现的问题由管理项目档案管理员及时处理或纠正。六、工程技术档案的归档要求1、归档的文件资料应字迹工整、纸张及文件、格式符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料O2、归档的文件材料应完整、系统、准确、真实。3、设备安装工程、改造工程的竣工验收及外购设备开箱验收文件资料、有尖图纸不完整、不准确、不系统的不能进行验收°4、归档的文件必须是原件。5、文件材料的归档必

6、须办理移交手续。七、工程技术档案的归档时间1、设备安装工程、改造工程的资料在竣工后三个月內进行归档。2、新购设备（包括引进设备或技术）在开箱时，必须会同档案管理员进行技术资料核对登记，于竣工后连同调试记录等文件材料整理立卷、归档。3、设备当月的值班记录、运行记录、维修保养记录应在下月5日前整理和归档。八、工程技术档案的归档数量各类文件材料、图纸资料归档一式一份，主要的和使用频繁的文件材料归档可一式两份或适当增加其归档份数。九、工程技术档案的保存期限1'更新、改造工程的竣工资料以及竣工资料移交记录、档案销毁报告及清

7、单均为长期性保管。2、运行、巡视检查记录、维护保养记录、设备维修记录保存期限为三年。十、工程技术档案的保管1、接收档案必须认真验收，并办理交接登记手续。2、存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下排列，以便于管理和查找。3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图应及时归档，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。4、每年底进行一次库藏档案的清理、核对和保管质量检查工作，作到账物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。5、档案室严格做到“七防”（防火、防盗、防

8、高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体），要重视消防，严禁吸烟和使用明火。6、档案室要整齐干净，档案入库要注意防霉、防虫。发现档案发霉和虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。7、档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定的时间内归还。