高校学生档案信息化管理

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1、高校学生档案信息化管理　　【摘要】面对日益庞大的高校学生档案，提高管理效率，规范学生档案信息化管理与利用，实现档案资源数字化、档案管理信息化、利用服务网络化势在必行。本文在社会信息化的大背景下探讨高校学生档案信息化管理的方法，力图为网络化、数字化环境下档案管理手段、管理模式的变革提供参考。【关键词】高校学生档案信息化管理【中图分类号】G647【文献标识码】A【文章编号】1674-4810（2013）23-0048-02学生档案是一个教育单位不可缺少的部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要。随着高等教育规模的不断扩大，学生档案的数量急剧上升，动辄数万。如何加强学生档案的

2、管理，提高工作效率，是摆在每一位学生档案管理工作者面前的一项重要课题。在信息化时代，不断加强与完善学生档案的信息化管理是必由之路。一学生档案信息化管理内涵6档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福后代。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须

3、重视创新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。二学生档案信息化管理的重要意义目前我国档案管理的水平普遍偏低。一是档案管理人员专业素质不高。虽然有了一支稳定而不断发展的档案干部队伍，但这支队伍的文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要。二是档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。现阶段，传统的手工检索占有很大比重。基于解决经济和就业问题，我国从1999年开始实行高等教育（包括大学本科、研究生）不断扩大招生人数的教育改革政策。2008年，我国各级各类高等学校在学人数就

4、已达2700万，规模跃居世界第一位，步入国际公认的高等教育大众化行列。2013年，全国普通高校毕业生规模达到699万，是新中国成立以来，大学毕业生最多的一年。面对如此庞大的学生数量，学生档案必须进行信息化管理，逐步淘汰手工检索方式。6另一方面，传统档案管理与利用方式由于受时间上和地域上的局限性，影响了档案信息向社会提供利用的深度和广度。随着档案信息在社会生活中发挥的作用越来越大、使用的频率越来越高，广大档案使用者迫切希望有更快捷、更方便的档案利用方法。而档案管理者也需要有更高效、更安全的手段管理档案信息，以应对不断增加的档案信息量。时代的发展和科技的进步要求对档案进行信息化管理，运

5、用信息技术提高档案工作现代化水平，实现档案信息的社会化服务。加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机衔接的战略之举。三学生档案信息化管理策略第一，注重顶层设计，对信息化工作实行全过程管理。高校应当由档案馆统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。电子档案（如录取名册、成绩总表、派遣单位等）形成部门负责电子档案的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。电子档案的管理由档案部门负责，电

6、子档案形成部门要提供协助和支持。6第二，应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、数据类型、格式等，以保证电子档案的质量。为保证电子档案的可利用性，从电子档案形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。第三，统一使用功能强大、简单易学、运行速度一流的数据库管理系统VFP进行数据收集与维护，根据需要建立各种索引，通过不同报表来实现数据的实时统计与筛查。广大档案管理人员均应掌握这一重要工具，从庞大数据中获取有价值的信息，为决策提供参考。第四，提高档案工作人员专业技能素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。加强现有人员的继续教育是目前和今后一

7、段时间内一项刻不容缓的工作任务，档案人员应努力学习，开阔视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科的新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型地转变。第五，凡能电子化的材料尽可能做到信息化，建立网络查询系统，既方便管理部门及时准确掌握信息，也方便广大学生查询本人的档案情况，如档案去向、材料是否齐备等。四电子档案的管理6第一，电子档案的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子