公司公文管理制度.docx

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1、公司公文管理制度 为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止。正确指导公司的各项工作，特制定本规定。 一、公文起草 1、公司文件，由综合办公室负责起草；专业文件原则上由职能部门或专业公司负责起草。 2、涉及表彰或处分人员的报告，须写明或附上被表彰人员或处分人员的名单。 二、公文审批流程 编制（文件起草部门）→部门审核（编制部门负责人）→正式文稿（到综合办公室领审批表、编号、模板）→会审（分管副总）→审批（总经理）→编制部门负责人将正式文稿、发文审批表及公文的电子版报送综合办公室→编号下发及备案（综合办公室） 三、行文规定 1、纸型、纸质 复

2、印纸A4型（国际标准210mm×297mm）。2、书写要求 2.1文件标题统一采用小二号字、宋体，同时须加粗。 2.2正文字体统一为宋体，字号统一为四号字（表格采用小四号字）。每段文字前空两格，第2行起均顶格。 2.3章节的排序为第一层“一”，第二层“1”，第三层“1.1”，第四层“1.1.1）”。 2.4落款、盖印 在正文后空两行，单位名称按印章全称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。 3、页面设置 上 2.0cm，下2.0 cm，左2.0 cm，右2.0

3、 cm，页脚1.0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。印刷页码居中。 3.1装订 一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。4、分类与编号 4.1文件分类 公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议

4、讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。 （二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。 （四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 （五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”。 （六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （七）函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。 （八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守

5、执行。4.2文件编号共分三部分，前一码为中文代字，后两码为阿拉伯数字。 第一码为发文机关代字； 第二码为年份代码，以公历计年方法，使用四位阿拉伯数字代表； 第三码为序号，不设虚位。4.2.1对公司有重大影响的决议（定）、制度、办法、通知等文，由综合办公室以公司红头文统一编号下发，具体文件编号：沪长凯[年份]第X号文。4.2.2公司各职能部门、专业公司需要对内下发文件的，需到综合办公室编号存档，具体编号如下：部门代字示例董事会董沪长凯（董）[xxxx]第x号文经理室经沪长凯（经）[xxxx]第x号文综合办公室办沪长凯（办）[xxxx]第x号文工程管理部工沪长凯（工

6、）[xxxx]第x号文安全管理部安沪长凯（安）[xxxx]第x号文技术质量部技沪长凯（技）[xxxx]第x号文市场营销部市沪长凯（市）[xxxx]第x号文地下水治理专业公司水沪长凯（水）[xxxx]第x号文地基基础公司地沪长凯（地）[xxxx]第x号文综合设计咨询公司设沪长凯（设）[xxxx]第x号文特种工程公司特沪长凯（特）[xxxx]第x号文4.2.3简易的通知、要求等文，无需编号，可以直接下发。4.3、文件的签署与盖章 4.3.1各部门均无对外发文权限，对外发文只能以公司名义； 2、以公司红头发布的文件应由公司董事长或总经理进行签署；收文部门必须签字，以便

7、存档； 4.3.2以公司名义发布的文件应盖公司公章；以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章，应经分管副总同意。5、公文中各要素标识规则5.1眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。5.1.1发文机关标识  由公司全称组成，即“上海长凯岩土工程有限公司”。 发文机关标识推荐使用34隶书，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。5.1.2发文字号发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。    发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。5.1.3.签发人  公文需标识签发人姓名，平行排

8、列于发文字号右侧。签发人