电子与实体双轨制下的库房清点.doc

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1、`电子文件与实体双轨制下的库房清点尚红伟维友菊大学档案馆200444[摘要]电子文件和实体库藏同时存在是当前档案馆数字化进程中的现状。文章提出了双轨制下库房清点的原则、操作步骤、数据统计方法；并总结了双轨制下库房清点的难点，提出未来的解决方案。[关键词]库房清点双轨制WarehouseInventoryunderElectronicDocumentsandEntitiesDouble-trackSystemShangHongwei,ZhenWei,ZhangYoujuArchivesofShanghaiUniversityShanghai200444[Abstract

2、]Bothoftheelectronicdocumentandtheentityareexistsimultaneouslyintheprocessofdigitalarchives.Thisarticleputsforwardwarehouseinventoryprinciple,operationsteps,datastatisticalmethodunderdouble-tracksystem,andsummarizesinventoryproblems,proposessolutionsforthefuture.[Keyword]WarehouseInvent

3、oryDouble-trackSystem一、库房清点的必要性和理论依据库房管理是档案管理工作的基石Word文档`。案卷和文件是档案利用的物质基础。库房日常管理的根本目的也是为了维护档案的安全。《中华人民国档案法》第十三条规定：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全[1]。库房清点是依据法律法规对库藏档案的系统检查，既可以对库存档案安全、现存状态得以普查了解，也对库房环境，库房防护设备运行结果进行检查和全面了解；不仅如此，正确、有效的库房清点核对，还可以及时修正工作中的失误

4、，使库房管理人员进一步熟悉库藏档案的总体全貌。更加重要的是，在当前档案馆数字化的战略下，面对海量的馆藏档案，是否需要全部进行扫描处理转化成数字档案？总量有多少？需要的经费到底有多庞大？如果不是采用全部扫描的办法，采用部分扫描数字化的策略，那么如何优选档案？孰先孰后，孰轻孰重？先安排哪一部分扫描，后安排哪一部分，做到既满足工作的需要，也能实现足够的经费保障。通过实体清点可以提供优选策略，为扫描决策提供可行步骤方案。另外，当前各级档案馆都在进行信息化，数字化的建设途中，形成了电子虚拟实体和库房实体同时存在新情况，开展库房清点工作已经不再是单纯的登记造册，那么双轨制下的工作

5、到底应该怎样进行，本文进行了有益的探索，总结了双轨制下库藏出现的各种情况，为双轨制下库房清点提供了经验。二、双轨制下库房的特点和清点原则双轨制下的库房的特点是既有传统、大量的真实库藏实体，也有电脑中的数据虚拟库藏。当前完全建设好全文电子文件的数字化档案馆较少，多数能做到的是建设完备电子文件目录数据库。个别先进的档案馆也建设了部分电子文件全文扫描挂接虚拟库藏。Word文档`库房清点的根本原则是实事。在电子和实体同时存在的双轨制下，这一原则也是完全适用的。库房的实体案卷档号和案卷盒要一致统一；数字档案馆的案卷和文件要一致统一；数字化信息和库房实体也应一致统一。三个统一如实

6、反映库藏情况，这也是双轨制下库房清点的特点和难点。工作比原始的库房清点更加复杂，工作量也增大了很多。三、双轨制下库房清点的实践操作档案馆的库藏年年递增，动辄数以万计的案卷是档案馆的普遍情况。例如，同济大学档案馆馆藏档案截止2011年底统计,已达19万余卷[2]；城市建设档案馆库藏近30万卷[3]。对于任何一家档案馆，清点库房都是一项耗时费力，极其复杂和繁重的工作。要开展这项工作，充分的准备必不可少。（一）组织动员和培训首先，配备充足的人力资源是库房清点的必要保障。参与档案清点的人员要具备基本的档案人员素质。库房的八防意识是必须具备的。在清点的过程中，也要同时做到一耐心

7、，二细心，三有体力。查看库藏耐心，检查档案案卷细心，体力可以保障长时间的下架，上架，翻阅案卷。因此参加库房清点的人员既要有素质，也要有数量。数量太少，如此巨量的库藏清点就耗时太长。数量太多会造成库房管理的混乱和凸显安全问题。因此，选好人员之后，组织动员工作很重要。通过组织动员，既使大家充分重视库房清点工作，也保持大家的积极性做好很长一段时间辛苦工作的心理准备。培训保障大家按照统一的方法和原则来进行库房全面清点。Word文档`（二）清点工具和物品每个参与库房请点的人员必须配备手套，口罩，清点单，笔和小推车。档案馆的库房建设要恒温恒湿，充分保护了档案的安