重视档案管理 发挥服务功效

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1、重视档案管理发挥服务功效  中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:企业档案是企业内部运行过程中形成的原始记录,它客观、真实地记录了企业在生产、经营、管理活动等各方面过程和成果;它是企业的无形资产和宝贵财富。当今,随着社会主义市场经济的不断发展,企业经营机制的进一步转换,企业档案在企业管理中的应用越来越广泛,企业档案对企业经济效益的贡献越来越显得重要。最大限度地挖掘和发挥企业档案的潜在价值,为企业在激烈的市场竞争中不断发展壮大服务,是企业档案的根本。下面笔者根据自己多年的工作实践,就企业档案在企业管理发展中的

2、重要地位和作用谈几点体会:一、垂鉴历史,展望未来,启发决策思路6企业档案是企业成长过程中的忠实记录者,它见证了一个企业从小到大、由弱变强的发展历程,它来源于企业又服务于企业。档案以它承载历史,探索未来的特点,在企业发展中发挥着不可或缺的作用。一些原始记录通过档案人员的整理编辑和进一步深层次加工,形成较为系统的档案信息流,传输给企业决策者,影响其意识流和决策结果,帮助企业决策者站在历史的制高点,在对决策环境、决策要素、决策条件进行系统分析、纵横向比较的基础上,以所提供的档案信息为鉴,发扬经验,总结教训,做出准确、及

3、时的判断,制定出切实可行、立足长远的决策,减少决策的武断性和盲目性。二、促进企业管理,服务经营开发企业档案在发挥经济效益中作为提供和利用的结合物,潜在与易见的统一体,具有持续时间的久远性、利用效果的共享性、发挥作用的机遇性等特点。随着市场经济的日益深入,企业档案管理不断丰富档案内容,优化档案结构,改进服务手段,选准服务的切入点,围绕资产和资金管理、质量管理、成本管理、技术创新、市场营销、民主管理等方面加强了系列服务,提高了企业档案的利用效能,使企业档案对企业的管理具有现实指导和辅助决策的作用,促进了隐性效益向显性

4、效益的转化,达到了规范、促进、提高的目的。事实证明,做好企业档案工作,对挖掘企业生产潜力、提高企业生产能力、加强企业文化建设、增强企业科技创新能力和现代化管理水平、维护企业和职工的合法权益、调动企业职工的积极性和创造性都具有重要作用。6经营开发首先就是要赢得客户的信赖。档案无形资产以实物档案的方式,把自己的资质水平和信誉水平呈现在业主面前,真实重现发展历程,增加了在视觉上的冲击力;激发了业主的心理认同感;通过企业档案对企业管理和业务流程的忠实记录,使业主增加了对企业整体的了解,激发其在实例上的满意度。能够使双方在

5、相互了解、信任的基础上,产生趋向性选择,形成较稳固的合作体。目前,企业档案在经营工作中的作用已得到了所有企业的共识,丰富、翔实的档案信息已成为经营开发中不可或缺的有利手段,档案管理已成为包括经营工作在内各项工作的坚实后盾。三、参与企业决策,适应市场环境企业档案作为信息产业的一部分已走进市场,档案信息参与企业决策已势在必行。为了适应市场经济环境,谋求企业的生存与发展,企业必须不断地向外部环境发出大量各种信息,同时又要不断地从外部环境中收集大量的信息资料,并对这些信息进行综合处理,依据处理后的信息做出各种决策,及时调

6、查了解、研究市场供求关系等动态信息,运用科学的方法,对市场供求关系的有关信息和资料进行有计划、有组织地收集、记录、整理、分析预测,编研出有价值的档案信息为企业服务。例如国家在政策上对企业有哪些鼓励政策和约束;竞争对手和市场竞争格局的变化,建筑市场占有率的变化等等,使企业能够深刻认识市场环境、把握市场,从而确保在行业市场的激烈竞争中占有更多的分额。四、增强法制意识,维护企业利益6档案是历史真相的再现。作为由原始材料加工、整理、开发、编研所得到的成形资料,档案具有一定的法律效力。在企业发展中,不可避免会遇到种种或因年

7、代久远,或因概念模糊等引起较大争议的边缘问题,使企业陷入各执一词的纷争中耗费财力、人力和精力。在依法解决纷争,维护企业利益中,档案以其书面性、客观性、真实性而成为最具说服力的证据凸显其巨大作用。同时,又可以反作用于企业,促使各级领导更加重视档案工作,加强《档案法》的宣传普及工作,使依法治档的观念深入人心。五、提供信息咨询,节约劳动资源6档案作为人类社会活动历史的伴生物,以其记录信息的原始性和真实性,成为信息家族中的重要一员,而档案记录社会活动的广泛性,激发了现代社会对档案信息的需求。随着信息时代的到来,现代企业对

8、信息的需求从质到量都有了新的飞跃。档案部门作为信息的“集散地”和“加工厂”,由于其成熟的信息开发编研体系、强大的信息处理能力和完善的信息检索系统,能够最大限度地满足企业对信息在时间、数量、质量上的需求,使企业在瞬息万变的竞争社会,准确、及时地抓住战机,谋求发展。现代档案管理中,各种信息存取技术、新型文献载体、大容量数据库及国际互联网的出现及广泛应用,为档案信息资源共享提供

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