谈如何做好医院基建档案管理

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1、谈如何做好医院基建档案管理　　摘要：在医疗体制改革日益深化的大背景下，医院基建档案管理作为医院管理工作的一个重要组成部分，不仅在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著，而且随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，基建档案信息资源的开发与利用也越来越重要。本文笔者首先概述了医院基建档案管理的重要意义和特点。基于对现阶段存在的一些问题提出几点改善建议。关键词：医院基建、档案管理、问题中图分类号：G271文献标识码：A一、前言进入新世纪，随着我国医疗卫生事业的发展，各医院的新建、改扩建工程数量不断增加，伴随其形成的大

2、量医院基建档案也越来越凸显出重要性。医院基建档案属于科技档案范畴，是医院在基建管理和基建工程项目，包括项目设想的提出、立项审批、方案设计、图纸设计、施工、竣工、交付使用等整个过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。二、医院基建档案管理概述1.医院基建档案管理的重要意义7基建档案管理的最根本的目的是记载基建在使用、改建、维修的过程和结果的技术状态的记录，它以文字、图、表等方式记载基本建设的历史和现状。医院的基建档案是医院建设的第一手材料，它记载了医院基本建设的历史痕迹和现状，及时收集了基建活动过

3、程中的各种洽商变更、合同协议、报批文件等各类资料，以及使用过程中的改建、设备、装修、安装等施工过程和结果的详细记录。它既为医院的建设、管理、维修、改扩建服务，又为医院的社会建设、经济建设和医疗卫生事业的不断发展服务。2.医院基建档案管理的主要特点（1）基建项目建设周期较长，影响完整率基建工程要经过提议、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工、验收并投入使用一个完整周期，在实际操作过程中还可能遇到资金不到位、设计变更、增加预算和不可抗力客观因素等原因，一般要经历一年甚至几年的建设时间，使基建档案材料形成时间过长，档案

4、资料员保存和保管容易丢失。特别是一些基础隐藏工程和电气管网工程的记录单，虽是分项目却重要和隐蔽而负责人员众多，不仅易漏责任人的签字盖章，还容易丢失不见。（2）基建项目涉及的单位和人员较多，影响归档率7一项基建工程要和城建、规划、环保、消防、设计和勘察、建设、施工、监理、质监和采购等十几家甚至几十家部门单位发生联系，有几十甚至上百人员参与其中。由于收集的部门、单位众多，材料的分散增加了收集工作的难度。而人员素质参差不齐，档案意识淡薄，在文化程度、业务技能、理论基础等方面各不相同，对基建档案形成的来龙去脉认识不清，

5、对收集归档范围把握不准确，造成基建材料收集不齐全。（3）基建项目专业性较强，影响准确率基建材料产生于多个专业技术部门，有报建审批表、勘察报告、招投标书、合同协议书等文字文书材料，还有红线图、施工执照、验收记录单、施工竣工图、预决算书等报表图纸材料，形成了文字、图纸、照片、录像等多种载体形式。如果收集人员不熟悉基建工程专业知识和项目运作程序，就不知道哪里有材料该收集，在哪个阶段要收集上来，则不能按时收集每一个环节的原始材料。三、现阶段医院基建档案管理存在的一些问题1.基建档案的归档流程缺乏系统性7由于对基建档案管

6、理的不重视，导致医院并没有建立完善的基建档案管理制度，缺乏系统性的基建档案规整流程，对于哪些资料应当保存、哪些资料可以缓存并没有具体规定，也没有明确的目标，由此导致基建档案管理无法形成统一的归口管理。在医院管理的过程中，经常为出现基建档案管理人员仅凭自己经验进行资料保存的情况，缺乏系统性，由此导致对于资料的查找具有很大难度，在很大程度上影响到了基建工作进行的效率，不利于医院管理水平的提升。2.基建档案管理工作的基础较为薄弱在很多医院里，由于对于基建工作不够重视，导致基建档案管理缺乏相应的管理人员及档案存储室，对

7、于医院中的房屋建设、基础设施配备等都缺乏专门的管理人员。一些档案资料仅掌握在基建现场代表或者是其他相关人员的手中，有些项目在实施后并没有及时地进行归类整理，形成档案，没有进行存储，由此导致相关的基础设施配备资料不完善。当医院在进行进一步扩建的过程中缺乏相关的建筑资料及设施配备资料，从而导致医院的相关基础设施在维护过程中困难重重。3.基建档案管理人员的素质不高由于医院对于基建工作缺乏重视，很多时候对于医院基建档案资料的管理都只是由现场代表进行管理，其他的资料收集人员也并非是专业人员出身，很多档案收集人员对于基建档

8、案的管理知识知之甚少，随着医院基建工作的日益复杂，档案管理人员的现有能力越来越不能够满足医院管理需要，甚至在一定程度上制约了医院管理水平的提升。四、如何做好医院基建档案管理工作1.强化收集，监督指导工作7基建资料收集是基建档案管理的基础也是难度最大的工作。收集工作涉牵到多个单位和医院内部不同科室。不同的单位和部门在项目各个阶段有不同的收集任务，作为建设单位的医院基建办公室的档案资料管理