试论企业档案信息化建设现状前景和对策

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1、试论企业档案信息化建设现状前景和对策　　摘要：本文分析了现代企业档案信息化建设的重要性，叙述了企业档案信息化建设的发展走势。研究企业档案信息化建设的实践性，对现在企业档案信息化的建设引发了强烈的思考。关键词：企业档案；信息化建设；对策企业档案信息化，运用计算机的系统软件技术和通信行业技术将企业档案中的信息资源完整的保存和管理，使企业档案的信息可随时方便的使用在各种活动中，以便在今后的工作中更方便快捷的运用。企业档案信息化建设的管理和运用，主要是以企业档案数字化形式，为日后的项目提供服务和支持的一种

2、转变。目前，伴随着企业中的计算机普及和办公软件的运用，许多电子文件的出现，企业档案信息化将要成为企业档案管理工作挑战的新项目。企业档案信息管理是否可以跟随现代企业信息的管理步伐，使企业的信息化成为不可分割的一部分，这已是衡量企业发展的重要指标[1]。本文针对企业档案信息化的建设实践进行了分析，研究了企业档案信息化建设的具体策略。1.实现企业档案信息化建设的目的及意义建设企业档案信息化的目的就是利用计算机内的系统功能对企业档案进行系统化的管理，包含的内容如下：61.1实现企业档案信息的数字化。企业档

3、案中的数字内容占剧整个档案系统中最重要的一部分，企业档案想要把原有的纸质文件变成电脑中的电子文件，必须加快数字化的进程发展，企业档案信息化建设的重点就是提高电子版文件，建设信息资源库。1.2实现企业档案信息利用的网络化。企业档案信息的服务要从面对面的服务转向网络服务。企业档案的信息办要达到此目的，必须制作出一套详细的流程和办理的方式，并且要申报到上层领导处。这样的档案管理无需人员面对面的交流，只需按照正常流程操作即可找到所需要的档案，这样可以提高工作效率和使用的快捷方便率[2]。1.3实现检索的自

4、动化。档案的管理借助于计算机，如果计算机中的软件不能达到我们所需要的检索，会导致工作效率低，如果计算机的检索速度快，可以实现很多方式的检索，工作的效率自然会提高很多。1.4实现企业档案信息接收、存储和利用一体化。这一体化实际上就是结合前面的3个内容，使这些内容结合在一起，从而达到工作效率的最大化。2.企业档案信息化建设发展的前景分析企业档案信息化的工作者就是企业档案信息的统计者和制作者，他们把这项工作置身于企业信息的系统中。62.1企业档案信息载体的转变。企业在实现了计算机全程管理之后，很多的信息

5、数据得到了全面的管理和监控。在企业的各种活动中，电子版的文件取代了纸质版的文件。通过计算机中的软件可以对很多数据和产品的设计进行快速的浏览和使用，既方便又快捷。2.2企业档案信息的分类变化。现在的企业档案丰富多彩，企业中的组织结构往往不一样，这就产生了多种多样的企业档案[3]，比如公司人员的信息档案、公司产品的信息档案、公司资质的信息档案等。这些的常规分类要被取代，这就是现代的企业信息化管理，集成系统中的各个板块和流程，一个全面的企业档案信息散落在各个板块中，根据需要可随时调整。2.3企业档案信息

6、接收和保管的改变。现代网络管理中，如果档案管理者管理不善，就会有木马或者其他的软件进入到系统中，从而造成公司的文件丢失或者被改变。从上述内容可知，加强企业系统软件的管理和防御是尤为重要的，不仅工作人员要严格按照规定收发信息，还要保证信息的可靠来源，如果在某一方面失误，带来的后果不堪设想，所以必须提高工作人员自我监督性，做好自己本职工作，不论任何人，必须在正确时间内传送准确的信息。3.企业档案信息化建设的核心内容63.1抓住核心，找准要点。企业的档案信息化建设主要就是围绕着档案信息为圆点，在档案信息

7、化建设中把握核心的内容和发展的趋势，通过有效的方式去收集和管理等归档的工作，从而提高档案管理者在工作中的重要性[4]。3.2企业电子档案信息中心建设平台的构筑。企业档案信息的平台分为硬件和软件两个部分。硬件的平台，首先是要有独立的办公室，办公室要设立信息中心和下属的部门，比如：机房和网络办、数据管理办等部门。下属这些部门中必须配备工作需求的电脑和各个设备。软件平台就是包括了各种的软件和系统的配备，用来应对在管理信息档案中出现的各种问题。3.3“三个环节”建设的内涵及其操作流程。企业档案信息的建设中

8、包括了企业档案的数据库、资料库、电子图片库和音频信息库等。企业档案信息目录数据库，对企业中原有的档案信息进行录入到系统中，将这些数据形成信息目录。要求这些数据必须真实、准确。企业档案信息全文数据库，指的是用一些电子设备对企业中的档案信息进一步加工，将其变成全面的资料，这些资料可方便在今后的工作中使用。4.企业档案信息化建设应采取的措施4.1现代很多企业的档案管理都要求符合当代的需要，无论是从企业档案的资源建设还是档案信息的管理，方方面面都需要与社会同步发展。4.26企业档案的信息化