浅谈高校干部人事档案信息化建设

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1、浅谈高校干部人事档案信息化建设　　【摘要】本文从干部人事档案现状出发，重点分析了干部档案信息化的必要性，并在此基础上提出了高校干部档案工作信息化建设的措施：出台干部人事档案信息化工作标准，强化信息化管理的档案专业人才队伍，实用的干部人事档案管理软件和硬件设施。【关键词】高校；干部档案；信息化组织人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中所形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩等内容的相关文字资料组成了干部档案。伴随着电子政务的发展，为了提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性，提高干部人事档案信息的利用率和使用价值，利用计算机及网络管理干部信息必

2、将取代传统的干部档案工作模式，干部档案工作的信息化已经势在必行。一、高校干部人事档案管理现状5计划经济时代背景，造成了传统档案管理以控制人、制约人为出发点的封闭式管理模式，不符合现代人事管理和信息化社会的发展趋势。传统意义上的干部人事档案管理工作是以纸质档案材料为管理对象的，主要的工作都是以手工方式进行的，手工操作工作流程复杂，费时费力，容易出现差错；纸质档案材料占地面积较大，在查借阅过程中的档案缺损、老化现象容易发生，从而导致信息失真；目前高校对干部人事档案的利用还只是日常查借阅的利用，没有对干部人事档案进行深层次的资源开发和利用；目前全国还没有正是推出统一标准的干部人事档案信息化

3、管理办法，各个单位还在独自摸索阶段。因此，高校干部人事档案信息化建设已经置于重要的工作日程中。二、高校干部人事档案信息化的意义（一）国家战略层面目前，我国档案管理发展的重要战略阶段是档案信息化建设，具有深远而任重道的意义，是实现国家信息工程的重要步骤。我国政府管理已转变部门职能走向社会服务化道路，进一步打造现代化档案信息资源品牌并形成现代、实用、高效的信息化服务平台。高校干部人事档案工作也必须背负历史使命，紧跟档案事业发展的潮流。（二）服务层面5从服务层面来看，高校干部人事档案管理信息化是为了给领导和相关部门在较短时间内提供全方位的干部信息，通过信息化的方式可以从根本上改变过去那种从

4、纸质上表面了解干部的传统方式，为查阅人提供快速全方位准确的干部人事信息和获取干部的简历、德能勤绩等方面的综合信息，提高了干部档案管理的劳动效率与工作质量。干部档案的查阅浏览可在内部网络上完成，查阅档案的地点不受限制，可以减少不必要的事务工作，提高相关人员的工作效率。（三）档案保护层面档案真实性是档案工作者所要关注的头等大事，高校干部人事档案信息化建设主要是通过建立干部档案工作的软件，对所有档案信息利用扫描仪进行扫描，保障了已输入归档数据信息的不可变更性。为了保证档案的真实性在档案查阅时可以使用纸质材料和数据信息对照的方式，相应的避免了档案材料从源头上或过程中的失真。通关网络数据系统查

5、阅干部人事档案还可以减少对纸质档案的磨损，不仅保护了纸质的干部人事档案，更对长远的提供利用服务起到了保护作用。三、高校干部人事档案工作信息化建设的措施（一）出台干部人事档案信息化工作标准目前相关部门针对干部人事档案信息化管理的标准尚未出台，还需要加以规范，现有的纸质干部档案已有比较规范的标准。在干部档案信息化建设中尚有很多值得我们研究的课题，具体来说：如何保存干部人事档案数据信息；如何将现有的纸质干部档案全部转化为数据信息；如何确保干部人事档案数据信息的安全；如何实现干部档案信息化的动态管理等问题。（二）强化信息化管理的档案专业人才队伍5第一，强烈的责任意识是作为干部人事档案管理工作

6、者所必须要有的基本素养，这样才能确保干部人事档案的齐全、完整和真实；第二，档案专业人员不能停留在现有的管理水平上，必须加强继续教育和多种技能的学习，使自身素质和技能的提高与社会的发展同步，只有掌握了档案信息化管理必备的理论和技能才能实现干部档案管理信息化建设，档案专业人才队伍的动态前进成为了不可或缺的必备条件；第三，进一步加强行业内部的沟通和交流，以及档案人员的培及，在可实现的条件下加强国际交流会更有助于信息化管理在原有基础上的迅速提升。（三）实用的干部人事档案管理软件和硬件设施容量强大、功能齐全的管理软件支持可以确保干部档案每年产生的新材料即动态材料连续不断地充实到干部档案中，实现

7、信息的动态管理。没有实用的干部人事档案管理软件和硬件设施那么干部档案的信息化建设的具体工作将无从谈起。目前，国家正在自上而下实行的电子政务系统对干部人事档案管理具有很强的可操作性，建立成熟的局域网、合理设置管理员、有效上传下达等等，给高校干部人事档案信息化建设提供了一个很好的借鉴。参考文献：[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京：北京图书馆出版社，2003：24-25.5[2]胡玉艳.人事档案信息化管理初探[J].山西科技，2004（4）：4-35.[