浅谈档案数据统计利用之效益

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1、浅谈档案数据统计利用之效益　　【文章摘要】本文提出了档案数据统计利用必须讲求社会效益和经济效益，并对档案利用产生的社会效益和经济效益进行探讨。【关键词】档案利用实际效益随着体制改革的不断深入和发展，电力企业的生存环境发生了巨大的变化。电力企业要在激烈的市场竞争中，保持强劲的增长势头，必须坚持科学发展观；而科学发展观的一个重要方面，就是要严格地保护知识产权。对于企业来说，知识产权与商业秘密的保护和利用，信息资源的收集和共享，可以通过加强档案管理，提高档案的利用收到预期的效果，从而更好地服务于经济、服务于社会。近年来，随着经济建设

2、和社会各项事业的发展，很多问题通过档案得以解决，充分说明了档案工作为地方经济发展提供了有效的服务。利用是档案和档案工作的出发点、归宿及生命力。1档案利用效果信息收集工作的重要性8档案管理是一个企业管理的重要部分，对于电力企业来说也如此，保存好档案，需要时能及时调出是档案管理部门应当做好的工作，因此，为了实现档案数据统计利用的企业效益和社会效益，就要完善档案管理工作，利用信息技术管理的档案，促进企业现代化发展，也是电力企业健康稳定发展的保障。任何企业的发展都是以实现经济利益为发展目标，企业的综合发展不仅仅是生产和销售部门的工作，

3、是多个部门配合的结果，要实现最经济的资金投入和较高的经济收益，就要在历史发展的基础上不断创新，这就需要保留企业在发展过程中的生产档案、经营档案、销售档案等的保存，这些历史数据的可靠性和专业性是任何研究资料不能比拟的。近几年来，我们认真贯彻《中华人民共和国档案法》，狠抓档案信息资源的开发利用，取得了明显成绩。随着改革开放的深化，档案工作的着重点逐步转向经济建设，转向市场，利用摆到了档案工作的首位。自建司以来，我们一手抓档案管理现代化，完善检索信息化体系，提高管理水平；一手抓转变职能，大力开发档案信息资源，做好查阅接待工作。五十多

4、年来，为我司制定计划、规划，实行科学决策，进行经济活动、参与市场招投标、工程建设和管理、编制技术文件，创建文明单位、创建一流企业、申报优质工程、审计、应付各种检查、办理房地产权，编史修志，落实政策以及干部调配、任免、晋级调资、评聘专业技术职务，解决婚姻家庭纠纷，开展诉讼、公证等一系列活动提供了大量可靠的依据，充分发挥了档案的作用，取得了较好的社会和经济效益。2在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题8企业档案资源开发利用是通过对企业需求的准确把握，以企业档案库存内容为基础，对档案资源进行一定形式加工后，形成各种形式的档

5、案参考资料，实现为企业生产经营服务。开展企业档案资源服务的基本条件是：有具备档案开发研究素质的专业人员，能运用文档资料管理系统对档案实体进行多层次的分类、组合、排序，善于识别档案信息间的同异，将隐藏在档案文书中的隐性知识表达出来，转化为企业的技术知识档案；有一定规模的档案库存。做好档案开发利用工作，作为企业档案业务工作管理者要从组织、资源、人才上做文章，在有条件的情况下把档案利用与信息开发结合起来。2.1目前档案数据统计的利用一般都按照如下流程，即到了年底要对档案进行整体编制和年报，以便掌握整体档案的情况，当前各档案管理部门对

6、于档案利用数据的收集通常只能反映档案的利用问题，无法反映档案整体给社会带来的经济效益和社会效益，也就是档案数据统计只统计了档案卷数、利用人数以及页数这种表层的数据，而体现不出档案实际开发利用的情况，这样档案工作就只局限在了数据统计利用层面上，损失了实际利益，这是当前档案管理明显存在的问题。2.28在档案室查（借）阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案室查（借）阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名，就是还要说明利用目的。而利用者

7、在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案室查（借）阅档案或档案室主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了

8、解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。3将实际效益摆在第一位针对各级档案管理行政部门存在的问题，我们必须在如何发挥出档案数据统计的实际效益发挥出来，如何真实统计8数据，一目了然的反映出究竟有多少人查阅过哪些档案，某人查阅过多少次档案，对于一些档案查阅有什么社会效益，这都是我们