浅谈我国人事档案管理上问题和原因

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1、浅谈我国人事档案管理上问题和原因　　摘要：人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。关键词：档案；问题；原因随着我国人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才由“单位人”变成“社会人”，档案不再像过去那样对人才有控制作用，也不再是困扰人才流动的问题。但档案的性质和管理方式发生变化了，与我国现代的人事制度和经济发展出现了很多不符合的问题。笔者通过多年的实践工作，总

2、结出了以下问题：6第一、人事档案内容中存在片面、空泛、短缺、重复、不真实等问题。人事档案是每个人形象的“缩影”，其内容应当真实和具体，且应从多角度、多方面来反映一个人的全貌，以满足人事工作的需要。由于历史的原因，现存人事档案内容反映个人经历、家庭情况及社会关系多，反映历史材料多，而反映个人的人才类型、管理能力、技术专长、工作实绩、心理素质及个性特点少，反映干部现实的德才表现和政绩、才能等方面的材料也不全，从档案中既看不出被提职的干部有什么突出政绩，也发现不了后备干部有什么专长，对干部的鉴定存在评述模

3、式化倾向，基本格调一致，形式雷同，抽象性语言成分多，具体的、定量的、动态的内容少，套话、空话也不少。成绩多是千篇一律的政治套语，缺点则是千人一面的希望之词，很难反映出一个人的真实情况。第二、人事档案管理体制较散乱。有些地方和机构还存在着分散管理状况，有的人事档案由组织部门管，有的由人事部门管，有的由劳动部门管，有的由科研处管，有的由学生工作处管，有的由卫生部门管，人力、物力、资金不到位，重复浪费极严重。第三、人事档案管理基础设施差，保管条件落后，管理水平较低。目前，我国人事档案管理还是以传统的手工操

4、作为主，设备简陋，技术落后，耗费大量的时间和精力，还难以完全做到档案完整、精确、美观、实用。第四、人事档案的案卷质量有待提高，不少机构的人事档案还没有达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。人事档案案卷是提供利用最基本的物质基础，没有档案案卷材料，就没有提供利用工作的存在。有材料而内容不完整，数量不齐全，手续不完备，同样也不能很好发挥档案应有的作用。6第五、人员编制不足，队伍不稳定，专业素质偏低。目前，干部档案人员仍然存在工作需要和人员不足的矛盾，档案人员没有按

5、中央组织部明文规定的“管理一千人的档案需要配备一名专职干部”的编制配置，一人管数千卷档案的比比皆是。第六、人事档案信息开发利用程度较低，未发挥应有的作用。人事档案利用工作大多是被动服务，等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神；人事档案利用时，只能提供一些肤浅表面的人员基本情况如主要是党团材料、落实政策和工资调整方面，而真正用于人才选拔、培养、开发及预测等方面的较少，由于某些档案中还存在虚假不实的成分，如同一人档案中出现不同的出生年月，不同的参加工作时间，有的人没有上过大学，却把原有的低学历拔高，使利

6、用者无所适从。人事档案管理中出现的问题具有多方面原因，归结起来，主要有以下因素：第一、思想观念因素。人事档案管理工作中出现的有关问题，是由于一些不正确的思想观念所造成的，主要是“传统神秘观”和“现代淡薄观”。6传统神秘观认为，人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织上考察了解人所用，在这种思想观念支配下，人事档案变得很神秘，致使收集管理这类档案时，只重个人政治历史、家庭社会关系方面的材料，忽视个人业绩和能力等材料的归档，使得有些人事档案材料中存在片面、雷同、重复等问题。现代淡薄观

7、认为，社会主义市场经济条件下，个人政治表现和家庭历史材料毫无价值，主要是追求自我发展和好的待遇，在重新择业过程中主要是追求体现自身价值，认为人事档案是组织政治化、神秘化的产物，认为人事档案材料与己无关，遇到填写有关表格材料时，随心所欲，极不慎重，甚至丢失、自己保存等情况时有发生，部分人事档案人员不愿意或不敢严格要求，致使人事档案材料中残缺、内容不真实、个人存放等问题出现。第二、管理人员因素。人事档案管理属于人事工作和档案工作管理的重要组成部分，具有很强的管理性，而管理水平和管理效率的高低在很大程度上

8、取决于管理人员。人是管理中最积极最活跃的因素。人事档案管理中出现的不少问题是由于人员观念保守、业务素质低造成的，有些是由于人员变动频繁，或兼职过多，没有精力和时间从事正常的人事档案管理工作，频于应付，更不可能花较多的时间参加培训或总结业务工作，提高业务素质。因此，对人事档案管理应达到规范化、科学化、现代化的要求，很难采用新技术、新方法、新设备管理和提供档案利用。6第三、管理制度因素。我国人事档案管理制度还不够健全，在收集、归档、整理、借阅、利用等方面都未建立严格完善的