数据库透视表的使用方法.docx

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1、标准数据库数据组织格式_数据透视表2008年07月02日2:441．假如有一学生成绩表，数据是按标准数据库组织格式组织的即第一行为字段名，下面的每一行为一个记录，如图所示图1　数据透视表源数据2．数据→数据透视表和数据透视图如果只生成数据透视表，则只选择数据透视表，如果同时要生成数据透视图，则最好选择下一项，即数据透视图（及数据透视表），这里选择第一项，下一步图2　数据透视表向导一3．指定数据区域在这里可以指定数据区域，假如以后，还要添加新的记录，最好这里指定的数据区域可以大一些，如A1:F1000（你甚至可以设为A:F，这样做的缺点是，会产生空格项，但如果增加数据时，不必再重头制作

2、），下一步图3　数据透视表向导二4．指定数据透视表产生的位置可以指定新建工作表，还可以指定现有工作表，只需指定产生数据透视表的第一个单元格就可以了，如H3，完成。图4　数据透视表向导三产生的空数据透视表如下图所示图5　数据透视表初表看了这个图，你应该明白，我为什么要在4步，指定在H3显示数据透视表了吧。最上面产生的哪一行的妙处，将在下面介绍。5．行字段的拖放将学号拖至“将行字段拖至此处”框中，姓名和性别分别拖至学号相邻的右侧，将科目拖至“将列字段拖至此处”框中。将成绩拖至“请将数据项拖至此处”框中。经过以上设置，可以产生如下图所示的效果。图6　初步完成表一6．字段的进一步设置在左侧的

3、行字段中，不需要对姓名和性别进行汇总，可以在任意的姓名汇总上（如刘备汇总单元格）右击，隐藏（图12），或者字段设置，无，确定。同样设置隐藏性别的汇总。注：这里的汇总，实际就相当于数据分类汇总产生的结果，也就是说，数据透视表对于需要经常分类汇总的人来说，要方便了许多，不需要手工排序，排序工作自动完成。本例只是选择了最简单一种，就不需要分类汇总了。图7　字段设置对话框（注意上面这个对话框，下面要反复用到）此时，数据透视表变为如下形式图8　初步完成表二7．隐藏空白行列在行(空白)或列(空白)字段名上右击，隐藏（图12）。则透视表变为图9　初步完成表三如果你不想显示总计行和总计列，同样可以在

4、总计行标题和列标题上右击，隐藏。8．调整数据汇总方式此时的显示，并不理想，显示的仅为数据的个数，而我们需要显示各科成绩，与几门课的平均值在图中显示为1和区域任一单元格上右击，字段设置，改为求和或平均值（图7）。因为每人每项目的数据仅有一个，求和与平均值在数值上是相等的，可以任选一项。其实，在图7字段设置对话框中，你还可以设置其他的计算方式，包括求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值计数、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差，总计11种计算方式，你可以根据你的需要进行选择哟。图10　初步完成表四9．数值格式的设置对于最右侧的总计项，由于显示的小数点位数过多，能不能通过设置小数

5、点位数，使列宽变得窄一些呢？这个没有问题，右击，字段设置，数字（图7中与高级相同位置的按钮，在这里已经变为数字），数值，保留小数点1位。令人可惜的是，这里设置的数值格式，会影响到整个表的单元格设置，在一处设置了保留小数点位数，在其他单元格，也自动继承这种数值格式，如果要单独设置，可以按常规的单元格格式设置方法，选中要设置的单元格区域，再设置单元格格式。图11　完成表10．数据刷新数据透视表还有一个致使的弱点，就是不能自动刷新数据，需要通过右击→刷新数据，进行手工刷新。图12　右击快捷菜单数据刷新后，你可以看出，姓名中多了周瑜，科目中添加了政治。而刘备的政治缺考。如果你在第3步，没有多

6、指定的数据区域，新增添的数据，将不能显示出来。图13　添加数据并刷新后的效果11．数据顺序的调整图13中的数据，怎么按性别排序呢？比如把貂蝉和小乔放到周瑜的后面。这个操作对于Excel2003及以前的版本，稍微差了一些，只能一个一个地调整，在貂蝉对应的学号上右击，顺序，移至底端。再在小乔的学号上右击，顺序，移至底端。请谅解，调整后的效果图，就不要再上传了吧，这个文章已经够长了。在Excel2007中，排序功能大大增强，你用了就知道了，这里也不再多叙。图14　顺序调整子菜单如果你并不在意表格各字段的排列，只是要统计男生与女生的平均值，只需将性别拖放到学号的左侧图15　按性别汇总效果12

7、．数据的筛选数据透视表还自动地设置成自动筛选状态，你可以方便地进行筛选，如只显示男同学的成绩，只需点击性别右侧的三角形筛选标志，仅勾选“男”。图16　透视表的自动筛选功能同样，对科目进行筛选，可以有选择地显示某一科目的成绩。但这样筛选后，可能会导致数据格式的清除。既然不想显示所有的科目，就不如将科目拖放到最上面的“将页字段拖至此处”框中，并通过筛选，只显示某一科目，如数学。图17　将科目拖至页字段的效果如果将科目拖放到行字段区域，则会产生按学号（姓名）汇总