文件校对注意若干条.doc

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1、文件校对注意若干条(试用）文件校对“三步走"：首先校对电子文稿,再次校对A4纸质文稿，最后校对A3（A4）文件文稿，然后打印文件。详细校对时需注意如下若干条：1。看发文字号是否居中，与红色分割线距离是否适中，最佳距离4mm。2。看发文机关,垂直分布是否对齐，平行分布是否居中，位于红色分割线下空两行，每行行间距30磅。3.根据公文种类再看公文体例是否合适，看大标题名称是否合适，编排于红色分割线下空二行位置，每行行间距30磅,具体看关于、印发、转发、书名号（单书名号、双书名号）引用是否合适，字体方正二号小标宋，

2、回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形.4。看文件主送机关范围和位置是否合适，主送范围可前可后依据公文种类而不同，抄送范围必须放在版计之内。编排于标题下空一行位置,居左顶格，回行时仍顶格，主送机关名称过多则移至版记，首页必须显示正文。5.看正文内容。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字，回行后顶格。6。看文中层次序数是否合适，四级标题字体、位置（均左空二字）、括号、输入法状态是否合适，同类标题是否都一致。一级标题：一

3、、（黑体3号)；二级标题（一）(楷体3号）;三级标题1。(仿宋3号加粗）;四级标题（1）（仿宋3号）.7.看两页之间是否存在孤行控制，每页20行，电子版中选定两页之间内容后点击段落查看，纸质版中看页面显示是否已满。8.看段落设置是否合适,段落固定值设置30磅,首行缩进2个字。9.看每段内容中字体是否一致，是否存在紧缩、加宽、空格、少字，每段内容每行字两端对齐.10.看单字、单行，单字不成行，单行不成页。11。看名字，两字名字要打开，名字之间空两格，与三字名字对齐且书写正确。12.看附件说明。在正文下空一行左

4、空二字编排“附件”二字,后用全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐.13.看发文机关署名、成文日期和印章。单一机关行文时，发文机关署名编排于正文或附件说明下空二行位置，位于成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，成为日期一般右空四字编排。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，日期位于最后一个发文机关下面，排列要注意使得印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说

5、明）一行之内。14。看附件.附件应当另面编排，并在版记之前,与正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行后不用冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述相一致。附件格式同正文.15.看版记位置和内容,版记位于偶数页。16。看版记中的分割线、抄送机关、印发机关和印发日期.版记中的分割线与版心等宽，首末两条分割线选用页面设置/板式/边框/页面边框1磅，中间分割线选用1/4磅。首条分割线位于版记中第一个要素之上，末条分割线与公文最后一面的版心下边缘

6、重合。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排.“抄送"二字一般用4号仿宋体字，后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字,后加“印发”二字。18。看页码,首页必须显示页码，一般用4

7、号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字（奇偶页不同）。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排.