浅谈高校基建档案工作优化管理

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1、浅谈高校基建档案工作优化管理　　[提要]高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中存在的主要问题及原因进行分析，并对解决这些问题的具体做法进行探讨，提出加强基建档案科学化管理的建议。关键词：高校；基建档案；管理中图分类号：G647文献标识码：A收录日期：2013年2月27日凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始记录，是学校档案的重要组成部分，也

2、是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐步完善管理方法具有现实意义。一、我国高校基建档案管理现状1、档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。52、制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的

3、高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。3、归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍较低

4、，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。4、档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。二、加强高校基建档案科学化管理的对策51、加强基建档案工作领导。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工

5、作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决档案工作中的实际问题。2、提高档案人员素质。搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基

6、建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。3、完善基建档案管理制度。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工5作纳入日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实

7、可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后，不论是总承包还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步；坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导到位；指定项目专职档案人员到位；落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。4、做好基建档案工作“三同步”管理。“三

8、同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项工作，以及竣工验收应提供的档案资料，以及资料