浅议新时期石油企业档案管理信息化

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1、浅议新时期石油企业档案管理信息化　　【摘要】现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及，使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。新形势下，国有大型企业要转换观念，更新设施，培养新型的档案管理人才，加强企业档案资料利用，让档案的科学管理助力企业的快速发展。本文以中国石油天然气股份有限公司新疆九道湾销售分公司为例，探讨石油企业档案管理的信息化。【关键词】中国石油；档案管理；信息化现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及，使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。新形势下，国有大型企业，尤其是作为国家命

2、脉支柱的石油企业，更要转换观念，更新设施，培养新型的档案管理人才，加强企业档案资料利用，让档案的科学管理助力中国石油的快速发展。一、企业档案管理信息化的基本内容6档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息的主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设主要体现在四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息更新制度化、自动化；三是档案信息安全和利用的一体化；四是档案信息高度共享与。石油档案在我国石油事业的发展中占有举足轻重的地位，而石油档案的管理又是石油企业管理工作中的重

3、要环节。所谓的石油企业档案就是指石油企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了石油企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动石油企业经济的快速发展。这就要求石油部门以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善石油企业的档案管理信息化工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证石油企业经济的快速发展。二、企业档案管理信息化的必然性1、管理信息化是中国石油提高竞争力的必然选择。随着信息网络的发展，使企业面临着知识化、数字化、网络化、全球化变革，中国石油的国际竞争力日益与自身信息化程度密切相关。

4、信息技术的开发和使用已不仅仅支撑企业基本运营，而且还有助于高管决策，信息化已成为中国石油战略发展不可分割的一部分。62、企业信息化是现代企业生存和发展的必由之路。在信息时代，从企业外部看，经济全球化与信息化呈加速趋势，市场范围不断扩大，竞争对手层出不穷，科技竞争、营销竞争、市场和人才的竞争日益激烈，这对企业形成了强大的压力。从企业内部看，为适应外部竞争环境，内部结构、业务流程、管理方式都需不断调整、改革，以提高企业的应变能力、创新能力和竞争能力。我国企业要适应从粗放型管理向集约型管理转变的需要，必然要求企业重视和加强信息资源

5、的开发和管理，在业务活动和各管理环节广泛应用信息技术，规范企业内外联系中的信息流程和更充分发挥信息技术及其网络的作用。三、石油企业档案信息化管理的作用1、有利于石油企业提高效率，降低管理成本。信息化企业成本的下降，其实质是通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，使石油企业能以低信息成本实现共享管理成本，充分利用企业现有的资金、技术、设备、人力及信息资源，节约产品开发费用，降低生产成本，促进石油企业快速发展。62、促进信息资源的流通利用和共享，增强石油企业核心竞争力。企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流

6、通利用与共享，建立了各个部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。网络中各成员发挥各自的核心优势，共享技术，分摊费用，迅速将共同开发与制造的产品推向市场。不同企业之间通过公共档案信息共享改变了过去的输赢竞争关系，代之以竞争合作式的双赢关系，拓展了企业资源优化配置的范围，降低了风险，极大地提高了企业竞争力。3、促进组织结构优化，业务流程更加先进。档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管

7、理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，削减了机构规模。通过水平、对等的信息传递来协调企业内各部门、各小组之间的活动，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，降低监督协调成本，使市场和周围的信息同决策中心间的反馈更加迅速，极大地调动了组织成员的潜能和积极性，促进了相互间知识和经验的交流，发挥出了流程化管理的最佳效率。四、目前石油企业档案管理中存在的主要问题1、石油企业的档案管理

8、得不到应有的重视石油企业的管理层对档案的管理认识不到位，认为它只是简单文字类的保管工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正是由于思想认识，导致这些石油企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后