浅议信息化时代高校校办企业档案管理

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1、浅议信息化时代高校校办企业档案管理摘要：作为记录校办企业成长与发展的信息载体，校办企业档案在校办企业乃至学校的发展中发挥日益重要的作用，其管理问题不容小觑。但目前存在档案现代管理意识薄弱、工作现代化的信息滞后等问题。面对全化信息化趋势和我国日益提高的信息化程度，高校校办企业依托于高等院校，产学研结合，有便于信息化的优势，也有自身的局限性。在信息化社会，只有在统一领导、分级管理的指导原则下，加强工作人员的业务素质和创新能力，引进现代技术与设备，实行现代化管理，积极开发档案信息资源，才能为企业经营和学校发展提供有力保障。关键词：高校校办企业；档案管理；信息化中图分类号：G275；G647

2、文献标志码：A文章编号：1673-291X(2013)23-0275-03我国企业对其档案工作的认识是伴随着现代企业制度的确立与建设而逐步深化的，因此可以说，完整意义上的企业档案工作是在20世纪80年代的中后期才真正出现的。当企业档案工作的地位在企业中明确之后，企业档案工作便与企业改革同步。企业档案作为企业各项活动中的一种重要信息资源发挥着重要的作用。当今全球信息化趋势愈演愈烈，我国的社会经济信息化程度日益提高，企业档案工作也始终处于不断的探索和变革之中。而高校校办企业，作为相对特殊的企业，依托于高等院校，既承载着高校科研人员的科学研究、大学生的专业实习基地的使命，又担负着力争收获经

3、济效益，为所属高校增加创收的重任，可谓走在科技与信息化的前列。作为记录校办企业成长与发展的信息载体，为本企业和所属高校服务的校办企业档案，在校办企业的发展中发挥日益重要的作用，其管理问题便不容小觑。一、高校校办企业档案管理问题现状（一）档案管理意识薄弱各行各业无不形成档案，无不需要查考档案。在各单位建立档案馆或者档案室为本企业服务是比较普遍的现象。我国建立的企业档案馆体系中，除却档案处行驶行政管理职能外，档案馆一般具有集中管理企业档案史料和开放与服务的职能，是企业档案信息存贮和开发利用的中心。而统一管理本单位档案以及主要为本单位服务，是档案室区别于档案馆的本质特征。档案室是机关、团体

4、、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构，主要面向本单位内部，参与企业文件工作的管理，为本单位的工作经营、现实生产和科学研究服务。高等院校的校办企业档案室，一般属于综合性档案室类型，便于统一管理本单位党政团档案、科研档案（包括社会科学和自然科学）、生产经营档案、财会档案等，优于分设科技档案档案室和机关档案室，利于档案信息资源的综合开发以及有效利用，也符合机构精简原则。但是，相对于高等学校一般有专门独立的档案管理部门，由于其所属校办企业以中小企业居多，故多数不设专门的档案管理部门，且对档案工作认识不足。许多企业错误地将档案工作看作简单的资料收集与整理，没有专门的档案室和档案工作

5、人员，更没有建立严格的档案管理制度。个别企业的档案工作机构被设置到企业办公室等其他部门之下，对企业信息的掌控能力和统筹运用能力较低。根据有关法律、法规的规定，企业档案部门应列入企业编制系列，由企业有关负责人直接领导，而许多校办企业的档案工作人员由编外人员担任，或者编制内员工兼任，缺乏扎实的专业基础和专业技能。有的企业虽然意识到企业档案的有效价值，设立了专门的档案部门，安排专职人员，但档案工作并没有走上严格的制度化之路，只是成为企业文化建设的部分装饰。实际上，规模较小的企业，即使不设专门的档案机构，关于文件的形成、管理与归档要求也应在其他制度中体现出来，这样才能保证校办企业的正规化发展

6、，才能够面对市场竞争作出灵敏应对。（二）档案工作信息化滞后企业对档案的需求，要求提供的档案信息集中、系统、准确、及时和方便，但校办企业档案管理水平由于受人和物诸因素的影响，目前存在信息滞后，没有把档案信息资源的开发利用升到相应的高度。现阶段信息形式呈现多样化，企业档案的记载手段多种多样，目前除了纸质材料外，还存在包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等大量其他形式的载体，如照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘等。这些非纸质材料的信息载体，通常被称之为“新型载体档案”，因为可通过文字、数字、声像等形式，更加准确生动地记录历史，反映企业的生产经营活动。但是许多校办企业对新型载体利用

7、率低，所以存在诸如档案鉴定水平低，档案数量庞大而档案信息质量不高；档案保管不善，霉烂、变脆、虫蚀、字迹褪色、污损等；档案收集的不完整，缺失较多等问题，需求与档案管理存在矛盾。部分企业档案虽然利用了先进的新型载体，并运用现代通信技术，建立了局域网等。期望实现档案信息传递网络化。但是互联网归档检索并不成熟，数据库规模小、功能少、不完备，尚不达到档案一计算机一电讯三位一体的档案工作阶段水平，影响了档案的有效、准确、快速利用，造成资源浪费，甚至影响了企业发展。二、