浅议如何建立档案知识库

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1、浅议如何建立档案知识库　　[摘要]所谓知识库并不是存储能相对容易获得的合同、单据或惯例的信息库，它的内容可包括人力资源状况、每个职位所需的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、研究报告等众多方面。而档案作为人类社会实践、科学实验的原始记录，是组织机构活动的真实记录，反映了组织的历史和现状，真实可靠且有利于据此总结出经验和教训，因此是组织开展管理、决策等活动的重要依据之一。因此，档案知识库的建立是组织知识共享和创新的需要，也是科学决策和高效管理的需要，它为组织知识学习和知识共享环境的建立创造了良好的条件。[关键词]档案；知识；知识库[中图

2、分类号]G270[文献标识码]A[文章编号]1009—2234（2014）01—0114—029知识管理简言之就是对知识进行挖掘、编码、共享、创新等活动的程，它是一个利用集体智慧来增强组织应变和创新能力的过程。在此过程中知识库的建立是一个非常重要的环节。所谓知识库并不是存储能相对容易获得的合同、单据或惯例的信息库，它的内容可包括人力资源状况、每个职位所需的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、研究报告等众多方面。因为只有在充足的信息量的保证下才有利于对知识进行整合，以便组织从以往的经历中悟出各种见解，形成知识创新。而档案作为人类社会实践

3、、科学实验的原始记录，是组织机构活动的真实记录，反映了组织的历史和现状，真实可靠且有利于据此总结出经验和教训，因此是组织开展管理、决策等活动的重要依据之一。所以说，离开了档案信息，知识库是不完整的，会影响组织的创新能力和应变能力，因此档案信息资源是知识库的重要组成部分，知识管理离不开对档案信息的管理。可见，档案知识库的建立是组织知识共享和创新的需要，也是科学决策和高效管理的需要，它为组织知识学习和知识共享环境的建立创造了良好的条件。档案知识库的建立应从以下几个方面进行考虑：一、档案利用者需求分析和知识资源的合理评估档案知识库的建立应在充分的利用者需求分析和知识资源评估的基础上

4、进行。1.档案利用者需求分析档案部门要在充分了解档案信息资源的特点以及自身人、财、物、技术等能力的基础上开展档案利用者的需求调查和分析。9档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。因此笼统地说社会是档案部门最本质的用户。在社会这一大用户中又包含许多不同类型的用户，而不同类型的用户对档案知识库所提供的知识内容的需求也各异。大体来说档案用户按其性质可分为四类：一是学习研究型用户：它包括档案学、历史学等社会科学研究者以及相关教师、学生等。他们希望得到与自

5、己学习、教学、学术研究相关的档案知识，希望能有学术知识交流的平台；二是行政管理决策型用户：它包括党政机关工作人员以及服务于经济建设的相关专业人员等。他们希望得到与自身行政、管理、经营活动相关档案知识，发挥档案的参考、凭证、情报等价值，促成科学决策的形成；三是咨询查考型用户：它包括维护个人合法权益者以及档案工作者等。他们希望查找到与个人切身利益相关的档案，与工作相关的法律、法规、行政规章、规范性文件等，以及文档管理的实际操作方法，以此解决他们实际生活、工作中遇到的问题；四是休闲消遣型用户：他们希望查找到满足休闲、猎奇需要的相关档案知识，如名人逸事、城市变迁、历史真相、族谱等等。

6、9在此基础上对于用户明确表达的需求，我们应根据用户需要提供知识服务；对于用户己经意识到但尚未明确表达的需求，应通过交互方式，运用检索工具等手段对用户进行启发；对于用户尚未意识到的需求，我们应通过知识挖掘等手段激发用户潜在的利用需求。2.档案部门开展知识服务过程中知识资源的合理评估档案部门要开展知识服务就必须在用户需求分析的基础上保证档案知识库的完整可用，而档案知识库的完整可用离不开知识共享与创新，因此我们应对进库的档案资源建立必要的信息过滤机制，合理筛选搜集到的信息—选择满足用户需要的相关信息，删除虚假信息和无关信息。这就要求档案工作者在档案知识库建立和维护过程中能对知识资源

7、进行合理的评估。（1）知识资源必须准确可靠档案是社会生活的真实记录，这使得档案知识库在用户心理上形成了一定的权威性和信赖感。这就更要求它所包含的知识资源的内容准确、可靠。第一，要对档案信息内容进行仔细检查，防止语法、拼写错误的出现；第二，档案信息内容要符档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件合实际情况，不能夸大和歪曲；第三，检查档案知识库中进行学术交流的文章，保证这些文章已经过审核、且著作权明确、有一定的学术价值等。（2）知识资源既要全面又要有特色9不同用户对档案知识库的要求各异，有的用户是