浅议基建工程项目中档案监控和管理

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1、浅议基建工程项目中档案监控和管理　　【摘要】基建工程项目中的档案资料管理质量，直接影响企业日后的生产经营活动，为了保证工程档案资料系统、齐全、完整，档案管理部门必须及早介入工程资料的管理，实行档案资料监控管理与工程建设同步，把握好管理中的各个关键环节。文章介绍了基建工程项目中档案管理的重要性，基建工程项目中档案管理的不足，以及解决不足的策略。【关键词】基建工程基建档案策略中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：基建档案在整个单位档案中有着非常重要的地位，将基建档案管理好，能够为单位之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料

2、。因此，对基建中档案的管理以及监控加以重视十分必要。管理好基建过程中的档案，将为企业今后的技术改造、设备检修、工程扩建留下真实、齐全的档案资源，打下良好的基础。因此，必须重视基建档案过程的监控与管理。一、基建工程项目档案管理的重要性7基建工程项目档案是基建工程中各个环节的总汇，它记录了整个建设过程，是建设过程的真实反映。在建设过程中，它对各项设备的安装调试起着重要的作用，也是项目建成后竣工验收、投入使用及未来检修改造等事项的重要依据。基建工程项目档案首先“面广”──它贯穿于建设项目的全部过程，涉及的单位、部门及人员众多；其次“时间跨度长”

3、，一个项目从最初设计到施工到最后验收通常时间很长，因此，基建工程项目档案的复杂性可想而知。好的基建档案应该可以反映出该项目从“立项研究”到“设计施工”再到“竣工验收”这一系列过程中各个环节的详实情况。做到任何事项都能有据可查，这样才便于建设过程中及建设前后各项工作的进行。存在的不足资料不够准确。资料的随意性比较严重，对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查，部分监测数据在所允许的误差范围内，有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可，便随意填了一些看起来很合理的数据。7缺乏对基建工程档案资料管

4、理的重视。当前，为了不断的加强基建项目的管理效率，我国也积极地制定了各种相应的法律法规，以此来不断地约束基建工程档案管理。但是，基建档案与普通档案不同，由于基建工程大多具有流程长、周期长的特点，因此基建档案也具有一定的复杂性和多样性，在基建工程项目的建设过程中，由于受到工期的限制，或者是受到经济利益的诱惑，而忽略了工程档案的管理。基建工程档案的收集与管理与工程的建设工作是密不可分的，因此也容易造成工程档案工作存在一定的滞后性，使得工程项目建设过程中的管理文件和资料发生丢失或者损坏，又会对工程项目本身的建设产生一定的反作用，无法充分发挥出基

5、建档案在促进工程建设方面的积极作用。收集与整理不够及时。对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪要以及开工报告等，在施工过程中应根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。基建档案管理体制不健全。由于受到人员和经费等因素的限制，很多基建工程项目的建设单位都没有建立起专门的档案管理部门，在基建档案管理体制的建设方面也缺乏完善的制度。从事档案管理工作的人员，往往都是由其他部门的人员兼职，对于相关的档案也没有专门的

6、保管场所，相关的档案管理设施的建设，也无法满足基建档案管理工作的需要。与此同时，随着现代科学技术的快速发展，传统的档案管理工作已经无法满足社会和经济快速发展的需要，使得基建档案管理工作无法得到有效的保障。解决策略监控措施7由于基建项目工程时间跨度长，所以基建工程项目的档案管理和监控是一项长期工作。要做好这项长期工作，应从头抓起。首先，从项目刚开始的时候就应着手各项资料的收集：合同、会议纪要、设计图纸、开工报告等。其次，在施工的过程中，应注意有依据可循，及时按规范记录施工的进程，材料进场必须验收，验收记录上签字等手续必须齐全，材料领用需有审

7、批手续，按计划使用，有变更的需及时办理变更手续并记录在案。付款结算的时候，手续必须齐全。通常由现场项目部先验收工作是否完成，再由监理确认，然后交由预算部门审价，初审人、复核人及负责人签字确认后再提交财务部门，财务部门审核无误后再交公司总经理签字，手续齐全后才可以进行付款，在流转过程中，所有部门都应将流转单进行备份收集。最后，应做好档案的归集保管工作，将各项资料分门别类，写明保管期限。7（1）要加强立项过程的资料监控。通常，在工程项目勘察、审批、立项前期，工程管理部门未成立，档案管理人员也未介入。在工程准备过程中形成的文件材料又较为分散，有

8、的文件在文书处理部门，有的直接放在规划部门，未走文书处理流程，而勘察、招投标文件材料又在工程管理部门。因此，在工程项目勘察、审批、立项前期，建设单位就应指派或配备档案管理人员，及早介入，做到有