写Email时常犯的错误.doc

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1、写Email时常犯的错误1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。2）没有明确的主题.一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力

2、了。有些人写邮件会这样设置主题：“wearethemanufactureroflights”，又或者“needcooperation”,或者“Guangdong*＊*tradingcompanyltd"，或者“pricelistforlights—Guangdong＊**tradingcompanyltd”等等，一看就知道是推销信.当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了.所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。举个例子吧,

3、假设我是做太阳能灯的公司DEFCo。Ltd，目前公司最大的客人是美国的HomeDepot，尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的ABCinc（这个名字是我编的)，我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人,我一般会这样写主题,“Re:ABCinc/HomeDepotvendor-solarlight/DEFCo。,Ltd.”其中，ABCinc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；

4、HomeDepotvendor—solarlight明确表示你是北美第二大零售商HomeDepot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEFCo.,Ltd.代表自己公司.这样一来,假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇,homedepot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价，

5、很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入homedepot，保证一下子就找到.3）长篇大论的公司或工厂介绍。很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间.我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年,具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……"诸如此类的话,

6、客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是,也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势,可以写，但是最好一笔带过就可以了.可以这样写:WesupplysolarlightsforHomeDepotwithhighqualityandcompetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的

7、,即使有,也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。4）爱炫耀英文水平.以前有个助理，英语八级,刚毕业的学生,要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了,看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么?丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小

8、学生都能看懂。其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单