高职高专院校档案信息化论文.doc

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1、高职高专院校档案信息化论文1引言随着现代信息技术的高速发展，特别是近年来新媒体的大量涌现，信息化建设在全世界全面铺开。作为世界经济大国、经济强国的中华人民共和国，各个领域的信息化建设也走在世界的前列，无论是在工业、国防、教育、交通、行政管理，还是在我国不发达的农业领域内，均都实现了不同程度的信息化，部分领域内还走在了世界前列。毫不例外，高职高专院校在肩挑培养祖国栋梁重任的同时，没有忘记人才培养的宗旨：培养合格的、适应社会发展的社会主义接班人。为此，全国各个高校都在努力加快本校的信息化建设，以便适应与外界的信息沟通和衔接。而作为高职高专

2、院校管理的档案室，加快学校各类档案，支撑学校全面战略人才培养目标实现，建设技术型职业院校，显得尤为重要。本文以南阳医学高等专科学校为例，探讨新媒体环境下高职高专院校档案信息化建设。2南阳医学高等专科学校及档案室基本情况南阳医学高等专科学校位于河南南阳卧龙岗上，是我国医圣张仲景的故里，也是我国三国时期著名军事家诸葛事家诸葛亮的躬耕地。于2004年经国家教育部批准升格为南阳医学高等专科学校，是一所培养医疗、卫生、保健、医药制造及医技的技术型的高职高专院校，主要面向农村、县级医院及各个药品制造企业培养合格使用人才。学校档案室负责收集整理学校

3、各类文书和各类有价值的资料，包括学校上级来文来稿和各处室及附属部门的上报材料及原始资料。3重视不够，资金投入不足2学海无涯高职高专院校档案室是高职高专院校的辅助部门，在南阳医学高等专科学校管理中，连学校二级处室也算不上，隶属于学校二级部门校党委办的下辖科室。长期以来得不到相应的重视，更谈不上现代化建设。甚至连对档案室的工作职责、工作内容、工作方法、工作性质等最基本知识都不了解，更谈不上档案室对学校的发展作用的认识有多深。学校领导重视不够，资金投入不足是上述困境的主要原因，在此情况下，档案室信息化建设举步维艰：截至目前，南阳医学高等专科

4、学校档案室各类档案集中在一个屋子里，无论是分门别类还是通风防潮等各方面均不合格；管理上还停留在上世纪八十年代手工登录，虽然才建设自动化管理，仅仅是单机自建电子表格形式管理，连一个自动化管理软件也没有，特别是在上级来检查财务工作时，财务档案中的凭证查找真如大海捞针，费时费工，严重影响工作效率。这些都严重影响了高职高专院校档案信息化建设进程。不切实际，信息化建设不科学科学性是高职高专院校培养人才的最基本要求，所以科学性应贯穿于学校的各项工作中，就是高职高专院校的档案室建设也应遵循科学性，保证档案室建设的科学、合理、远见等要求，保证档案室建

5、设50年不落后。南阳医学高等专科学校档案室建设之处没有征询学校各部门，特别是校两办的意见，没有根据实际工作需要进行可行性报告，最终导致目前档案室位置偏僻、空间狭小、管理落后、信息不畅等困境。馆藏内容匮乏，信息化资源结构残缺作为高职高专院校历史资料的收藏家，档案室理应在科学的管理体系下，按照规范、科学的架构体系下，对高职高专院校发生的各项业务和开展的各项工作进行全面、完整、系统、规则地记录和保存，从而保证对高职高专院校历史的还原。南阳医学高等专科学校档案室由于种种原因，致使档案管理体制和管理机制不科学，档案信息收集不全，各年度还有零散于

6、部门间，特别是一些教学宝贵资料流落于各系，随着各系领导班子的更替，个别教学档案资料丢失时有发生。目前南阳医学高等专科学校档案室红头文件较多，财务档案资料齐全，教学文件、学生管理文件、重点建设档案、科学研究资料等专门档案较少；传统纸质档案多，现代电子档案少；原始档案多，加工整理的档案少，这些严重影响了档案信息化建设步伐。4加大宣传，寻求领导支持，确保资金到位高职高专院校档案信息化建设之所以存在以上诸多困境，归根结底在于领导不重视。所以要确立“建设宣传要到位，要宣传到校领导岗位上”的思想。作为高职高专院校档案管理人员，如何能够做到宣传到位

7、，2学海无涯