工程项目档案管理研究.doc

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1、工程项目档案管理研究摘　要：本文提出了长江航道局工程项目档案管理的重要性，分析了传统的项目档案管理存在的问题，以及工程项目档案管理系统一体化的解决方案。关键词：工程项目档案管理；长江航道局；4学海无涯档案管理系统一体化长江航道局坐落于我国的百湖之省湖北省武汉市，隶属于中华人民共和国交通运输部，按照交通运输部要求对长江干线航道进行系统规划，实施航道治理和建设；按照标准实行航道养护，并提供长江干线航道测绘和科研等服务。在长江沿线七省二市设有宜宾、泸州、重庆、宜昌、武汉、南京六个区域航道局和81个基层航

2、道处，负责长江干线2843公里航道建设、维护、治理及技术研究和对外交流。特别是改革开放后，随着我国经济的快速发展，沿江省、市对长江干线航道维护尺度要求越来越高，这就促使长江航道人对长江干线航道疏浚、养护工程项目工作越做越精细，对工程项目档案管理标准越来越具体。基于此，本文拟对工程项目档案管理提出相应的思考及建议。工程项目文件是指整个工程从项目立项、决策、可行性研究、设计、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。包括从规划、前期准备

3、到竣工验收全过程中的文字材料、图形（图纸）、图表、照片、电子文件、实物等，其中电子文件包括但不限于视频文件、音频文件、数码照片、文字型电子文件、扫描型电子文件、图纸型电子文件。项目档案是指自项目立项审批至竣工验收过程中直接产生的，对建成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值，经过鉴定、系统整理且归档的项目文件。工程建设项目特点是投资大、工期长，且涉及到勘察、设计、科研、施工、监理及原材料、外购定制件供应等多单位,这就决定了项目档案具有鲜明的广泛性、复杂性、阶段性和多样性。建设项目的一

4、次性特征,也决定了项目档案工作的不可回复性。因此,在工程建设过程中,保证项目档案的完整率、准确率、归档率和案卷的质量有着十分重要的意义。围绕项目档案的“收集、管理、存贮、利用”四大功能建设，打破传统项目档案固化的管理模式，通过工程项目第一次工地例会提前介入，把档案工作规范化要求延伸到档案形成各阶段，从源头保证立卷质量高标准。1传统项目档案管理存在的问题及解决思路工程项目自身具有周期长、复杂性高等特点，其中复杂性除了体现在建设任务繁多且技术要求较高等方面外，还表现在项目参与方（建设单位、施工单位、监

5、理单位）之间的沟通、交互、协同、合作。有资料显示，在工程项目的整个周期内，有相当多的数据、信息是以文档的形式进行传递，这些文档包括多种形式，如表格、图形、纯文本文件以及它们相结合的形式等。传统的项目档案管理是根据项目各参与方各自的内部需求建立的，使收集到的信息不对称，它不利于建设项目各参与方之间的协同工作。并且即使是在某个项目参与方内部，项目档案的管理也是依据设计、成本、进度、质量、施工、运营等不同职能部门的划分进行管理。各职能部门自行进行档案管理，并只对上级决策层汇总报告。其主要存在五类问题：①

6、原始资料收集不齐全,资料有效性值得怀疑。②施工资料填写不规范,内容不完整,未能真实反映工程实际情况。③施工资料记录手续不全。④施工资料与工程建设不同步,竣工项目资料归档不及时。⑤分类组卷不合理,不便于查阅。通过对问题的分析，其产生的主要原因包括：①档案人员职责不清，档案资料流向网络不健全；②文件资料未形成有效的档案管理和监督机制；③档案管理信息化程度不高，在一段时间内“双轨制”仍将持续并行。随着工程项目愈来愈趋向于复杂和大型化，工程项目数据、信息从数量和复杂性上都发生了巨大的变化，并且随着工程项目

7、参与各方之间交互、协同工作等需求的进一步提高，传统项目档案管理已经远远不能满足由数据储存到知识管理转变的需求。而基于工程项目全过程同步收集档案资料，将大大提高项目档案管理的效率。针对上述问题和原因，建议以下解决思路和办法：（1）建立健全项目档案管理工作机构及网络，统一领导、分级负责。（2）将档案管理纳入项目管理各阶段，对每一阶段各节点资料做到应收尽收；明确责任人和岗位职责；纳入工程项目管理的各节点，实行文件登记，对文件形成流程进行全掌控。（3）做到三同步，即：下达工程计划任务与提出文件材料归档要求

8、同步；检查工程进度与检查文件材料形成情况同步；工程项目档案审查与交竣工验收标准同步。2工程项目档案一体化管理系统研究4学海无涯基于工程项目档案管理一体化，是通过统一数据标准，集档案收集，管理等功能于一体，建立真实、完整、准确的工程项目档案数据库，实现档案数据的全面整合，为工程项目档案提供丰富的数据采集、审核归档、数据查询、数据报表和数据分析，从而满足工程项目档案信息资源分层应用、分级管理，由“数据分散，形式多样”到“数据集成，统一标准，目标数据共享”。2.1基于大数据理念的档案数据