ERPv90采购部操作手册.doc

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1、１　目的为使采购部各ERP操作人员能正确使用ERP管理操作系统，以加强公司的质量管理体系，更准确的得到相关采购信息，降低采购成本。２　适用范围适用于采购部所有ERP管理系统操作人员。３　职责３.１采购部经理负责相应ERP资料的批核。３.２采购部相关ERP管理系统操作人员负责准确录入相应数据。４　操作流程４.１制作《采购报价单》（采购管理－采购报价单）４.１.１做好产品/物料和供应商资料等基础资料设定后，根据平常的采购资料，以及供应商最新的报价，相应人员须在ERP管理系统里录入相应物料价格资料，为日后的采购工作做参考并在采购前便于制作相关《采购订单》。《采购报价单》的

2、操作如图（一）。４.２.２打开《采购报价单》－选择＜供应商＞－确认报价＜货币＞－选择＜产品＞确认＜最少订货量＞及＜单价＞－保存即可，系统自动生成相应的＜报价单编号＞。４.２.3采购部经理确认《采购报价单》数据无误后予以批核。不同的最少订货量对应产品的报价不同<生效日期>是一个起始日期，采购订单不能读取<生效日期>大于<采购订单日期>的采购报价单图（一）４.２制作《批量生成采购订单》（采购管理－批量生成采购订单）４.２.１当市场部完成了《销售订单》或PMC部门提交了审批的《请购单》，采购员明确采购任务后，系统可以从《请购单》中读取需要的产品物料，一次性向不同的供应商发

3、出批量《采购订单》。打开《批量生成采购订单》模块，输入〈请购单编号〉、〈职员〉－点击〈读取请购单〉－选择需要下订单的物料，为每一行输入〈供应商〉－选择〈采购订单类别〉－点击〈开始批量生产采购订单〉即可。（如果有多项记录使用同一供应商同一货币，则系统会这些记录合并发出同一张采购订单）（图五）　　４.２.２《批量生成采购订单》完成后，要在《采购订单》模块进行修改维护，打开批量生成的采购订单，根据MOQ更改要购入的<买(数量)>，点击<读取物料参数>读取产品的<单位订价>，更改<到货日>等，在[备注]页面，读取或输入<付运方法>等信息。最后储存并更新。（注意：有需要预先支

4、付订金的，可直接在页面底部输入<订金率%>由系统自动计算；也可直接输入<订金>）（图二、三）<关闭>栏位仅供显示，不可修改。用户需在[批量更新采购订单关闭状态]模块中选择关闭或反关闭，以更新[采购订单]中产品的关闭状态如图（四）汇总下拉菜单是用于对表体部分相同的“产品编号”或“产品编号+折扣”进行汇总后在同一行显示根据不同的需求可以在“价格来源”下拉菜单选择不同的价格来源图（二）读取或输入〈备注〉栏位相关信息图（三）点击〈读取已关闭的采购订单〉；选择(þ)要反关闭的记录；点击〈开始反关闭采购订单〉，完成反关闭动作。点击〈读取尚未关闭的采购订单；选择(þ)要关闭以释放

5、库存可用量的记录；点击〈开始关闭采购订单〉完成关闭。图（四）可以在“查看地点存放水平”处查看物料在仓库中的仓存“采购订单编号”前的空格可以单独勾选，选择需要订购的物料图（五）４.２.3采购员完成《批量生成采购订单》和《采购订单》数据维护后，采购经理必须对《采购订单》所有数据进行审核后，予以批核。４．３制作《采购订单变更单》（采购管理－采购订单变更单）　　４.３.１根据需要修改现有采购订单时，需制作《采购订单变更单》，打开《采购订单变更单》－选择或输入〈采购订单编号〉，读取一份需修改的现有采购订单－修改采购订单需要变更的内容（产品、数量、单位订价、到货日等）－进入〈变

6、更原因〉页面－读取变更原因(在[备注]主文件中进行设定)或者手动输入变更原因－进入〈变更提醒〉页面－用户可选择是否提醒相关职员，如需提醒其它用户，选择<提醒>选项；如需提醒其它系统外的人员，可选择<外部提醒>选项。如图（六）４.３.２采购员完成《采购订单变更单》数据录入后，采购经理必须对所有数据进行审核，确保无误后，予以批核。图（六）４.４当供应商根据《采购订单》做好货物，并将货物送到公司，仓库人员接到供应商的送货单后，必须在ERP操作系统中完成《进货单》数据输入，并且由仓库主管或其受权人批核。采购员可以通过查看《进货单》，清楚自己所购物料情况。４.５制作《采购退货

7、》（采购管理－采购退货）４.５.１当供应商提供的货物经我司品检部检验有质量问题或在生产过程中发现物料有质量问题时，相应人员作相应的退货处理并制作《采购退货》，如图（七）打开《采购退货》－输入或选择＜供应商＞、<地点>和<产品>－输入或选择<进货单编号>或<供应商送货单编号>读取产品数据时，系统会自动读取相关<供应商>和<采购订单编号>等栏位数据－根据需要调整<数量>－储存并更新。４.５.２注意：采购退货的库存影响与进货单相反。如果采购退货有采购订单数据，则将影响对应可用量数据(根据采购订单的<到货日>计算)；如果退货数量大于进货数据，储存时系统将弹出“退货量大于