工商部门企业登记档案管理问题探究

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1、工商部门企业登记档案管理问题探究　　摘要：工商行政管理部门收集保管了大量各类企业开业、变更、年检、注销、吊销的原始档案，其独有的档案资源在社会经济活动中有着不可替代的参考和凭证作用。本文立足于国内工商部门企业登记档案管理的相关研究成果和应用实践，深入分析目前工商部门企业登记档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出了解决策略。关键词：工商部门企业登记档案开发利用企业登记档案是工商行政管理机关依法进行企业登记管理过程中形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是工商行政管理部门登记管理工作的历史记录，他们在登记注册行政许可工作中以及各类经济活动中起着重要依据、凭证

2、作用。对企业登记档案信息资源进行有效管理，对提高工商部门工作效率，满足社会各界档案信息需求具有重要意义。目前，伴随我国工商行政管理事业信息化的飞速发展，工商部门企业登记档案开发利用已全面展开并逐步深入，取得了显著的成效，提高了企业登记档案的利用率，促进了政务公开，与此同时也还存在一些问题亟待解决。一、企业登记档案管理问题分析（一）企业登记档案信息资源不能最大限度实现共享7一方面，工商企业登记档案信息资源不能跨区域共享。目前，各地工商部门都纷纷建立了企业登记档案查询系统，但是由于分头建设、多头管理，导致了软件、硬件建设都重复投资，阻碍了企业登记档案的信息资源共享。虽然各地工商机关都建

3、立了“企业登记档案信息管理系统”，甚至许多地方工商部门用的是一家公司的软件，进行系统对接、数据共享完全没有问题，但受行政区划不同的制约，只能各自为政，独立治档。工商部门企业登记档案虽然已面向社会开放，但要跨区域查询，查询人就必须付出时间、金钱的代价，赶到外地才能得偿所愿。另一方面，工商企业登记档案信息资源不能在政府各职能部门实现资源共享。目前，工商、公安、税务、财政、审计、质监、海关、社保等部门都早已组建了各自独立的信息资源系统，存储了大量各自领域的独有信息资源。但是，近些年电子政务发展中，过度强调政务资源的无偿交换共享，致使信息资源的产权利益关系不明确，尤其是信息提供部门在无偿提

4、供政务信息的同时，还可能由于信息存在错误而承担法律责任。这也使得工商部门对向政府各职能部门敞开其开发利用企业登记档案信息资源的成果主动性、积极性不高。（二）企业登记档案法律效用问题7所谓档案的法律效力，是指其能否作为法律证据使用。纸质档案作为书证在我国三大诉讼法及相关证据法律法规和司法解释中都有规定，是法院、仲裁机构裁判案件、解决纠纷的重要证据。但是电子档案能否成为具有法律效力的证据，则存在较多障碍。目前，工商部门企业登记档案管理主要采取档案原文扫描，建立高速、大容量的档案影像管理系统来实现。虽然缩微档案的法律效力已经被法律所认可，但是传统档案的数字化形式和以数字形式存在的档案它们

5、的法律效力还没有从立法上和技术上予以保证。档案的基本价值有两方面，原始凭证价值和参考价值，电子化的企业登记档案对人们的参考价值已经毫无疑义，确认数字档案的凭证价值却是其无法回避的难题，这严重影响了企业登记档案准确地发挥它的凭证作用。（三）档案信息数据的长期存取问题电子化档案的长期存取问题是企业登记档案管理过程中需要面对的一个具体又十分棘手的难题。由于数字化档案信息在技术基础、利用方式和管理机制等方面的特殊性，它的长期存取面临着种种问题。首先，由于企业登记档案管理依赖于现代化计算机设备，经对原始档案扫描加工而建成的数据库必须要通过计算机设备来存储、读取，这就对企业登记档案数据长期存储

6、带来很对问题。其次，企业登记档案数据的存储还面临存储介质材料的选择问题。（四）信息安全问题7档案信息的安全问题是档案电子化带来的最为突出的问题，从企业登记档案电子化管理之初，信息安全问题就刻不容缓地摆在了档案工作者面前。企业登记档案电子化管理的安全问题主要来自于三个方面：其一，计算机病毒。每个月都会有新的计算机病毒产生，严重威胁着档案数据安全。其二，硬件设备设施。这包括计算机设备本身的问题、位置安全、限制访问、环境安全等等各个方面。其三，人为因素。目前，许多工商部门都对企业登记档案的扫描加工采取了外包服务的形式，外包工作人员素质参差不齐，如果被利益驱使盗取企业登记档案数据也未尝不可

7、。二、解决问题的对策（一）集中领导，统筹规划，实现企业登记档案信息资源共享首先，要建立统一的工商系统档案信息资源共享的领导机制，统筹规划，统一管理。工商部门应从战略高度出发，明确企业登记档案管理的组织人和组织单位，可以由国家工商总局来牵头领导企业登记档案信息资源的开发。并根据我国的国情和现有的基础设施，制定企业登记档案7管理的总体规划和实施细则。第二，应制定统一的标准和规范，将各工商部门现有的企业登记档案数据库资源进行整合，采取技术手段解决数据格式的一致性和兼容性问题